KI-Vertriebs- und Empfangsassistent auf der Website: Besucher zu Kunden machen

Ein KI-Vertriebs- und Empfangsassistent ist ein chatbasierter Assistent, der Besucher einer Website empfängt, ihren Bedarf mit Fragen klärt und die entstandene Anfrage zusammengefasst an das Vertriebsteam weiterleitet. Im Folgenden fassen wir am Beispiel des YazSis AI Vertriebs- & Empfangsassistenten zusammen, wie sich ein solcher Assistent vom Kontaktformular unterscheidet, was er an das Vertriebsteam weitergibt und welche Entscheidungen vor der Einrichtung zu treffen sind.

Ein Gespräch beginnen, statt auf ein Formular zu warten

Das Kontaktformular verlangt vom Besucher von Anfang an alles: Name, Firma, Telefon, E-Mail, Betreff. Der Besucher weiß aber vielleicht noch gar nicht genau, was er möchte. Für jemanden, der sagt: „Wir möchten unsere Fertigungsprozesse digitalisieren, wissen aber nicht, wo wir anfangen sollen“, ist ein leeres Nachrichtenfeld eine schwer zu beantwortende Frage. Viele Besucher verlassen die Seite, ohne das Formular auszufüllen.

Der Chat kehrt diese Last um. Der Assistent eröffnet das Gespräch mit einem natürlichen Einstieg, passend zum Interesse des Besuchers und zur Seite, die er ansieht, und klärt den Bedarf mit wenigen kurzen Fragen. Wartet jemand zum Beispiel auf der Seite der Fertigungssoftware, spricht er zuerst über die Priorität Fertigung, Lager oder Berichtswesen und wählt je nach Antwort die nächste Frage. Der Besucher liefert den Kontext, den das Vertriebsteam braucht, ohne das Gefühl zu haben, ein Formular auszufüllen. Das Formular dagegen stellt jedem Besucher dieselben Fragen in derselben Reihenfolge und kann sich nicht daran anpassen, wie viel der Einzelne weiß.

Der Konversionsablauf hat vier Schritte

1. Empfangen: Der Erstkontakt beginnt in der richtigen Sprache und im richtigen Kontext. Das Gespräch wird dort eröffnet, auf welcher Seite der Besucher gerade ist; mit einem allgemeinen „Hallo, wie kann ich helfen?“ gibt man sich nicht zufrieden.
2. Erkunden: Thema, Bedarf, Unternehmensstruktur und Ziel werden im Gespräch Schritt für Schritt erhoben. Jede Antwort bestimmt, was die nächste Frage ist.
3. Qualifizieren: Umfang der Chance und das passende Lösungsteam werden festgelegt. In dieser Phase klärt sich, ob über ein Produkt, eine Dienstleistung oder Support gesprochen wird.
4. Übergeben: Die zusammengefasste Anfrage wird sicher an das Team weitergeleitet. Liegt ein hochwertiger oder besonderer Fall vor, wird das Gespräch kontrolliert an einen Menschen übergeben.

Was erreicht das Vertriebsteam?

Am Ende des Gesprächs erhält das Vertriebsteam keinen rohen Chatverlauf, sondern eine verwertbare Chancenzusammenfassung. Sie enthält Bedarf, Unternehmensangaben, Kontaktdaten und eine kurze Zusammenfassung des Gesprächs; der Vertrieb muss den Chat nicht von vorn lesen. Je nach dem vom Unternehmen festgelegten Ablauf kann die Anfrage an folgende Kanäle übergeben werden:

• Per E-Mail an die zuständige Person oder das Team; für kleine Teams ist das der einfachste Weg.
• Als Datensatz im Kundenbeziehungsmanagement (CRM); die Chance landet direkt in der Liste der verfolgten Datensätze.
• Als Benachrichtigung über WhatsApp; der Vertriebsmitarbeiter sieht die Anfrage sofort auf seinem Telefon.
• In einem anderen festgelegten Arbeitsablauf, zum Beispiel einem Prozess, der ein Angebot vorbereitet oder einen Termin anlegt.

Der Vertriebsmitarbeiter ruft nicht an, als spräche er zum ersten Mal mit dem Besucher, sondern als jemand, der den Bedarf kennt. Das heißt, dass das erste Gespräch mehr der Lösung gewidmet ist als dem Sammeln von Informationen.

Wofür schafft er Wert?

• Vertriebsvorgespräch: Macht aus einer Produkt- oder Serviceanfrage eine qualifizierte Chance; die ersten Fragen stellt der Assistent statt des Vertriebsmitarbeiters.
• Lösungsberatung: Führt den Besucher zum passenden Produkt, Modul oder Team. Auf Websites mit vielen Produkten ist es schon an sich eine Aufgabe, die richtige Seite zu finden.
• Kundenempfang: Beantwortet häufige Fragen und leitet an den richtigen Supportkanal weiter.
• Termin- und Anfragenerfassung: Strukturiert den Wunsch nach Gespräch, Demo, Angebot oder Rückruf; die Anfrage kommt nicht mit fehlenden Angaben an.

Ein guter Empfangsassistent spricht nicht wie ein allgemeiner Chatroboter, sondern verhält sich wie ein erster Kontaktpunkt, der die Produkte, den Ton und die Weiterleitungsregeln Ihres Unternehmens kennt.

Anpassung an Marke und Sprache des Besuchers

Der YazSis AI Vertriebs- & Empfangsassistent wird an Ihre Marke angepasst: Name, Ton, Themen, Fragen, visuelle Identität und Weiterleitungsregeln werden auf Ihr Unternehmen zugeschnitten. So wirkt der Assistent nicht wie ein nachträglich eingebautes fremdes Fenster, sondern wie ein Teil der Marke. Der Assistent arbeitet in der Sprache der Website des Besuchers; auf der Produktseite sind sieben Sprachen angegeben. Auf einer Website, die in mehreren Sprachen erscheint, lassen sich internationale Besucher mit einer einzigen Struktur empfangen, ohne für jede Sprache ein eigenes Empfangsteam aufzubauen.

Entscheidungen vor der Einrichtung

• Ziel: Soll der Assistent Vertriebschancen, Demo-Anfragen oder Rückrufwünsche erfassen? Ohne klares Ziel lässt sich keine Fragenliste erstellen.
• Fragen: Welche Angaben braucht das Vertriebsteam wirklich? Eine überflüssige Frage lässt den Besucher aus dem Gespräch aussteigen.
• Übergaberegeln: In welchem Fall wird das Gespräch an einen Menschen übergeben, und wer übernimmt? Auch wer nach der Übergabe in welcher Zeit antwortet, sollte schriftlich festgehalten sein.
• Übergabekanal: Geht die Chance per E-Mail, ins CRM oder zu WhatsApp?
• Daten: Welche Angaben werden erhoben, und wie wird das dem Besucher mitgeteilt? Daten sollten nur mit Erlaubnis und im erforderlichen Umfang erhoben werden.

Den Assistenten können Sie heute live unten rechts auf der YazSis-Website ausprobieren und dort Fragen testen, die Ihre eigenen Besucher stellen könnten. Für ein auf Ihre Website zugeschnittenes Szenario, Wissensquellen und Übergaberegeln können Sie sich die Seite AI Vertriebs- & Empfangsassistent ansehen.