Was ist ein Intranet? Nutzen sowie Unterschied zu Extranet und Internet

Sie haben einer neuen Mitarbeiterin gesagt, das Urlaubsformular liege „im Intranet“, und die erste Antwort lautete: „Welches Intranet?“ Ankündigungen liegen bei der einen Führungskraft als E-Mail, bei der nächsten in einer WhatsApp-Gruppe; Richtlinien stecken im dritten Ordner des Netzlaufwerks; der Speiseplan hängt als Zettel an der Tür. Das Wissen ist im Unternehmen vorhanden, aber niemand weiß, wo er danach suchen soll. Das Wort „Intranet“ wird oft als Lösung für diese Zersplitterung genannt, doch nicht alle verstehen darunter dasselbe: Für die einen ist es eine interne Website, für andere ein Ablagebereich für Dateien, für wieder andere das Portal, in dem die Arbeitsabläufe laufen. Dieser Beitrag klärt den Begriff und führt die Entscheidungen auf, die beim Aufbau zu treffen sind.

Ein Intranet ist eine geschlossene Webplattform, die nur den eigenen Beschäftigten eines Unternehmens offensteht und Ankündigungen, Dokumente, Formulare und Arbeitsabläufe an einem Ort bündelt. Es nutzt dieselbe Technik wie das Internet, also Browser und Webseiten; der Unterschied ist, dass es nicht für alle zugänglich ist. Für den Zugang braucht es ein Benutzerkonto, und jede Person sieht nur die Bereiche, für die sie berechtigt ist.

Was sind Intranet und Extranet? Der Unterschied zum Internet

In der Praxis sind die Grenzen fließend. Auf derselben Plattform kann ein Bereich nur für Beschäftigte und ein anderer für ausgewählte externe Nutzer geöffnet werden. Entscheidend ist nicht der Name der Technik, sondern wer was sehen darf; deshalb beginnt man den Aufbau nicht mit dem Menü, sondern mit dem Berechtigungskonzept.

Wozu dient ein Intranet?

• Ankündigungen und Neuigkeiten: Botschaften der Geschäftsleitung, Informationen für Neueinsteiger, Urlaubs- und Richtlinienänderungen erscheinen in einem einzigen Stream.
• Dokumenten- und Richtlinienarchiv: Verfahren, Formulare und Handbücher werden aus einer einzigen Quelle gelesen; die Frage „Welche Version ist aktuell?“ wird seltener.
• Formulare und Anfragen: Anträge für Urlaub, die Ausgabe von Arbeitsmitteln, Support und Einkauf laufen über einen dokumentierten Ablauf statt über eine E-Mail-Kette.
• Personen- und Teamverzeichnis: Wer in welcher Abteilung arbeitet und wer die Führungskraft ist, lässt sich leicht finden.
• Schulungs- und Onboarding-Inhalte: Neue Beschäftigte finden die Informationen, die sie in den ersten Tagen brauchen, selbstständig.
• Feedback: Umfragen und Vorschlagskanäle tragen die Stimme der Beschäftigten zu den Führungskräften.

Intranets der ersten Generation waren Seiten zum Lesen: Nachrichten, Telefonverzeichnis, Speiseplan. Eine Seite, die man nur lesen kann, besuchen die Beschäftigten mit der Zeit nicht mehr. Intranets der zweiten Generation sind dagegen der Ort, an dem gearbeitet wird: Urlaub wird beantragt, Freigaben werden erteilt, Besucher werden erfasst. Die Gewohnheit entsteht dadurch, dass die Beschäftigten dort ihre tägliche Arbeit erledigen. Genau darin liegt der eigentliche Unterschied zwischen einer „internen Website“ und einem „Portal“.

Lässt sich ein Intranet mit gemeinsamem Ordner, E-Mail und WhatsApp aufbauen?

In einem kleinen Team ja, und oft reicht das auch. Bei wenigen Personen, wenigen Dokumenten und einem einzigen Büro erledigen ein gemeinsamer Ordner und ein E-Mail-Verteiler die Aufgabe; eine eigene Plattform zu betreiben kann unnötiger Aufwand sein. Mit dem Wachstum des Unternehmens beginnt der Ablauf an folgenden Stellen zu reißen:

• Eine Ankündigung wird per E-Mail verschickt, aber niemand weiß, wer sie gelesen hat und wer nicht.
• Dasselbe Formular liegt in drei Ordnern in drei verschiedenen Versionen.
• Berechtigungen werden Ordner für Ordner von Hand verwaltet; manche greifen auf Dokumente zu, die sie nicht brauchen, andere kommen nicht an das, was sie brauchen.
• Der Zugang von Personen, die das Unternehmen verlassen oder die Rolle wechseln, wird nicht gesperrt.
• Beschäftigte im Außendienst und in der Produktion haben keine Firmen-E-Mail-Adresse; die Nachricht landet bei WhatsApp, und der Nachweis bleibt auf privaten Telefonen.

Ein konkretes Beispiel: In einem Produktionsunternehmen mit zwei Schichten schickt die Geschäftsleitung eine neue Arbeitsschutzanweisung per E-Mail. Die Büromitarbeitenden lesen sie, die meisten Beschäftigten an der Linie haben jedoch keine Firmen-E-Mail-Adresse. Die Anweisung wird nur lückenhaft in die Gruppe auf dem Telefon des Schichtleiters übertragen. Ereignet sich einen Monat später ein Vorfall, gibt es hinter dem Satz „Wir hatten es angekündigt“ keinen Nachweis. Das Problem ist nicht Desinteresse der Geschäftsleitung, sondern dass es keinen Beleg dafür gibt, wer die Ankündigung erhalten hat.

Wie baut man ein Intranet auf?

Der Aufbau ist vor der Auswahl einer Software eine Sache von drei Entscheidungen. Solange diese drei nicht geklärt sind, bleibt selbst die schönste Oberfläche leer.

Server: Wo läuft die Plattform?

Ob Sie die Plattform auf dem eigenen Server oder in der Cloud eines Drittanbieters betreiben, bestimmt, wo die Daten liegen. Bei einer Lösung auf dem eigenen Server liegen Zugriff, Datensicherung und Speicherort in Ihrer Hand; dafür braucht es eine Person oder einen Dienstleister, der das betreut. Treffen Sie die Entscheidung gemeinsam mit der IT und mit Blick auf die Sensibilität der Daten.

Benutzer und Berechtigungen: Wer sieht was?

Legen Sie Benutzerliste und Rollen von Anfang an fest: Beschäftigte, Abteilungsleitung, HR, Geschäftsleitung. Halten Sie für jede Rolle schriftlich fest, welche Menüs sichtbar sind und ob Ansichts- und Bearbeitungsrechte getrennt vergeben werden. Auch wer bei einem Rollenwechsel oder Austritt die Berechtigung entzieht, gehört zu diesem Konzept. Kann zum Beispiel eine Führungskraft, die in den Urlaub geht, ihrer Vertretung befristet Rechte übertragen, endet dieses Recht am Ende der Frist von selbst, und wird die Änderung protokolliert? Sind die Antworten auf diese Fragen von Anfang an klar, wird die Rechteverwaltung später nicht zum Problem.

Inhaltsverantwortung: Wer pflegt die Seite?

Jeder Bereich braucht eine verantwortliche Person: Ankündigungen die interne Kommunikation, Richtlinien die HR, Regeln zur Informationssicherheit die IT. Eine Seite ohne Verantwortliche veraltet mit der Zeit, und die Beschäftigten verlieren das Vertrauen in die Plattform. Auch ein kleiner Start hilft: Beginnen Sie zunächst mit Ankündigungen und einem Arbeitsablauf und fügen Sie weitere Bereiche hinzu, wenn sich die Nutzung eingespielt hat.

Fünf häufige Fehler bei Intranet-Projekten

1. Am ersten Tag alles hochladen. Hunderte alte Dokumente werden übernommen, und trotzdem ist nicht klar, welches aktuell ist. Wählen Sie zunächst die wenigen am häufigsten gesuchten Dokumente aus.
2. Berechtigungen ans Ende schieben. Erst wird alles für alle geöffnet, dann soll eingeschränkt werden; in der Zwischenzeit sind sensible Dokumente längst im Umlauf. Planen Sie die Berechtigungen von Beginn an.
3. Nur in eine Richtung kommunizieren. Eine Plattform, über die ausschließlich die Geschäftsleitung zu den Beschäftigten spricht, findet wenig Beachtung. Es braucht auch einen Kanal für Anfragen, Fragen und Feedback.
4. Mobile Nutzung vergessen. Ein Teil der Beschäftigten sitzt tagsüber nicht am Computer. Eine Plattform, die sich auf dem Telefon nicht öffnen lässt, erreicht sie nicht.
5. Die Plattform ohne Verantwortliche lassen. Ist die Begeisterung der Eröffnung verflogen, aktualisiert niemand mehr die Inhalte. Legen Sie die Verantwortlichen der Bereiche und den Rhythmus der Aktualisierung gleich zu Beginn fest.

Gemeinsam ist diesen Fehlern, dass das Intranet als Softwareinstallation betrachtet wird. In Wirklichkeit geht es darum, den Informationsfluss des Unternehmens neu zu ordnen, und das hat weniger mit Technik zu tun als mit Zuständigkeit, Berechtigungen und Gewohnheiten.

Was unterscheidet ein Mitarbeiterportal von einem Intranet?

YazSis KurumsalPortal ist die Form des Intranets der zweiten Generation: Neben Ankündigungen wickelt es Aufgaben wie Urlaub, die Ausgabe von Arbeitsmitteln, Besucher, Aufgaben und Anfragen in 33 Modulen ab, mit gemeinsamer Benutzer-, Berechtigungs- und Benachrichtigungsstruktur. Es läuft auf dem eigenen Server des Kunden; die Beschäftigten nutzen es im Browser des Telefons, ohne eine App zu installieren. Im Bereich Ankündigungen richtet das Modul Ankündigungs- & Newsmanagement Ankündigungen nach Person, Team, Abteilung oder Standort aus, veröffentlicht sie zeitgesteuert über Portal, E-Mail und SMS und zeigt im Verteilungsbericht, wer sie gelesen hat. E-Mail und SMS werden über die eigenen SMTP- und NetGSM-Konten des Unternehmens versendet.

Was passt zu Ihnen? Wenn Sie nur Ankündigungen und Dokumente teilen wollen, kann eine einfache interne Website genügen. Beantragen Beschäftigte Urlaub, eröffnen Anfragen, erhalten Arbeitsmittel oder empfangen Besucher, müssen diese Vorgänge in dokumentierte Abläufe überführt werden; an diesem Punkt kommt kein interner Webauftritt mehr in Frage, sondern ein Portal mit gemeinsamer Benutzer- und Berechtigungsstruktur. Auch alles auf einmal zu übernehmen ist nicht nötig: Man beginnt mit den erforderlichen Modulen und ergänzt neue Module auf derselben Grundlage, wenn der Bedarf wächst.

Wenn Sie mit dem Ankündigungsfluss beginnen möchten, finden Sie Zielgruppe, Zeitplanung und Lesebestätigung ausführlich auf der Seite Ankündigungs- & Newsmanagement.