Händlerportal: Händlerspezifische Preise, Bestand und Bestellung

Freitagabend schreibt ein Händler: „Ist dieser Artikel auf Lager, was kostet er für mich, geht er morgen raus?“ Die Antwort steckt im Excel des Vertriebsmitarbeiters, und der ist zu dieser Uhrzeit nicht erreichbar. Ein Händlerportal ist die B2B-Webplattform, auf der Händler Produkte mit ihren eigenen Preisen, Rabatten und Berechtigungen sehen und bestellen sowie Bestand und Versandstatus verfolgen.

In diesem Beitrag erklären wir im Rahmen von YazSis Online-Händlersoftware, wie sich das Händlergeschäft, das bisher über Telefon, Nachrichten und Excel läuft, im Portal ordnet, was „händlerspezifisch“ bedeutet und welche Regeln vor dem Aufbau zu definieren sind.

Was passiert in der Telefon-und-Excel-Ordnung?

Wächst das Händlernetz, wird das Vertriebs- und Auftragsteam in der Zentrale im Grunde zu einer Auskunftshotline. Die Fragen der Händler sind ähnlich, aber jede Antwort wird von Hand erstellt. Nach Feierabend bleiben die Fragen unbeantwortet; der Händler wartet entweder oder wendet sich dem Produkt eines Wettbewerbers zu. Die folgende Liste wird in vielen Händlernetzen vertraut klingen:

• Weil der Preis je nach Händler variiert, wird jedem Händler eine eigene Liste und eine eigene Rabattberechnung geschickt; ist die Liste veraltet, kommen Bestellungen mit falschem Preis.
• Die Bestandsinformation wird telefonisch erfragt; sie gilt in dem Moment, in dem sie genannt wird, und kann sich Stunden später geändert haben.
• Bestellungen kommen per E-Mail, Nachricht oder Formular; das Team gibt sie einzeln ins System ein, und dabei können Fehler passieren.
• Wo sich die Lieferung befindet, wird wieder telefonisch erfragt; der Händler muss warten, das Team in der Zentrale beantwortet dieselbe Frage immer wieder.

Wie läuft dieselbe Arbeit im Händlerportal?

1. Der Händler meldet sich mit seinem eigenen Konto an und sieht nur den ihm zugewiesenen Produktkatalog; welches Produkt für welchen Händler freigegeben ist, wird in der Zentrale festgelegt.
2. Der Produktpreis erscheint mit dem dem Händler zugewiesenen Preis und Rabatt; Preislisten zu verschicken oder zu fragen, ob die Liste aktuell ist, entfällt.
3. Aktueller Bestand und bei Bedarf ein Vorschlag für ein Alternativprodukt sind vor dem Hinzufügen zum Warenkorb sichtbar; ist ein Produkt nicht verfügbar, erfährt der Händler das vor und nicht nach der Bestellung.
4. Der Händler bestellt direkt oder fordert für einen besonderen Einkauf ein Angebot an.
5. Die Bestellung läuft über den ans ERP angebundenen Prozess weiter; der Händler verfolgt Lieferung und Versandstatus im Portal und ruft die Zentrale nicht an.
6. Saldo, Kontoauszug und Belege liegen im selben Konto; auch dafür muss der Händler nicht nachfragen.

Das Ziel eines Händlerportals ist nicht, das Vertriebsteam auszuschalten, sondern es von wiederkehrenden Fragen zu entlasten und zur eigentlichen Verkaufsarbeit zurückzuführen.

Was bedeutet „händlerspezifisch“?

Der Wert des Portals entsteht daraus, dass jeder Händler mit einem anderen Regelwerk arbeiten kann. Derselbe Katalog wird nicht jedem Händler gleich präsentiert:

• Preis und Rabatt: Jeder Händler sieht seinen eigenen Preis und seinen eigenen Rabatt; die Konditionen anderer Händler sind nicht sichtbar.
• Produktregeln: Je nach Region oder Händlertyp sind bestimmte Produkte sichtbar, bestimmte bleiben gesperrt.
• Berechtigung: Die Benutzer innerhalb des Händlers arbeiten mit unterschiedlichen Berechtigungen; einer gibt Bestellungen auf, ein anderer sieht nur den Saldo.
• Aktionen und Ziele: Aktionen und Ziele für Händler erscheinen im Portal des jeweiligen Händlers.

Was gewinnt die Zentrale?

Das sichtbare Gesicht des Portals ist für den Händler da, aber der größte Teil der Veränderung findet in der Zentrale statt. Das Vertriebsteam verfolgt den Status von Bestellungen, statt sie einzugeben; es plant Aktionen und Ziele, statt Preislisten zu erstellen. Die Geschäftsführung sieht, welcher Händler welches Produkt in welcher Menge bezieht, welches Produkt heraussticht und welcher Händler das Portal nie nutzt, ohne auf einen separaten Bericht zu warten. So beruht die Händlerbeziehung nicht mehr auf dem Gedächtnis einzelner Personen, sondern auf Aufzeichnungen.

Definieren Sie das Händlermodell vor dem Aufbau

Auch wenn das Portal wie eine Softwareinstallation aussieht, besteht die eigentliche Arbeit darin, das Händlermodell schriftlich festzuhalten. Deshalb ist der erste Schritt nicht technisch, sondern kaufmännisch: Preis-, Rabatt-, Berechtigungs-, Regions- und Produktregeln werden herausgearbeitet. Die folgenden Fragen bilden die Grundlage dieser Arbeit:

• Wie viele verschiedene Preislisten gibt es, und an welche Liste ist ein Händler gebunden?
• Ist der Rabatt fest, oder ändert er sich mit Bestellsumme oder Produktgruppe?
• Gibt es Produkte, die je nach Region oder Händlertyp nicht sichtbar sein sollen?
• Wen sollen die eigenen Benutzer des Händlers sehen können, wer soll bestellen dürfen?
• Auf welche Händler und unter welchen Bedingungen werden Aktionen und Ziele angewendet?

Anbindung an das ERP

Ist das Portal ein vom ERP unabhängiges Schaufenster, schafft es eine neue Trennung. Deshalb wird es so aufgebaut, dass Produkt-, Bestands-, Auftrags-, Konto- und Versanddaten mit dem ERP synchronisiert werden. Der Bestand, den der Händler sieht, und der Bestand, den das Lager sieht, beruhen auf derselben Quelle; aufgegebene Bestellungen laufen ohne erneute Eingabe in den Arbeitsablauf. Weil auch Kontosaldo und Versandinformationen über dieselbe Anbindung kommen, finden die meisten Fragen der Händler ihre Antwort im Portal.

Nach dem Aufbau gehört es zur Arbeit, Nutzung, Bestellungen und Händlerleistung des Portals zu messen: Welcher Händler nutzt das Portal, wer bestellt noch telefonisch, welche Produkte stechen heraus? Diese Antworten sind die Grundlage dafür, das Wachstum des Händlernetzes zu steuern. Wenn Sie Ihr Händlernetz in einen rund um die Uhr arbeitenden digitalen Vertriebskanal verwandeln möchten, können Sie auf der Seite Online-Händlersoftware beginnen.