Was ist ein Bewerbermanagementsystem (ATS)? Bewerberpool und Ablauf im Recruiting

Eine Abteilungsleiterin fragt die Personalabteilung: „Was ist eigentlich aus dem Kandidaten geworden, mit dem wir letzten Monat gesprochen haben? Ist das Angebot raus?“ Um zu antworten, wird das Postfach durchsucht, die zweite Person aus dem Gespräch um ihre Notizen gebeten und die Bewerberliste auf dem Jobportal geprüft. Nach fünf Minuten gibt es immer noch nichts Eindeutiges. Das Recruiting-Team arbeitet durchaus; die Informationen liegen nur an fünf Orten in fünf Formen: bei einer Person ein Lebenslauf, bei einer anderen eine Notiz, bei einer dritten nur eine mündliche Bemerkung. Dieser Beitrag erklärt die Software, die diese Teile in einen Datensatz bringt, das Bewerbermanagementsystem, und was ohne sie nicht mehr funktioniert.

Ein Bewerbermanagementsystem (ATS, Applicant Tracking System) ist eine Software, die Stellenanzeigen veröffentlicht, eingehende Bewerbungen und Lebensläufe in einem Pool sammelt und Auswahl und Interviews der Bewerbenden verfolgt. Die Person wird einmal im System erfasst; Anzeige, Unterlagen, Notizen und Entscheidung werden mit ihrem Datensatz verknüpft.

Wozu dient ein Bewerbermanagementsystem?

• Veröffentlicht die Anzeige: Die offene Stelle geht als Anzeige online; der einzige Bewerbungsweg ist ein Formular.
• Sammelt Bewerbungen: Bewerbende senden Lebenslauf und Einwilligungen über das Formular; die Bewerbung landet nicht im Postfach, sondern direkt im Pool.
• Baut den Pool auf: Jede Person ist ein Datensatz; Bewerbungshistorie und Unterlagen sind gemeinsam sichtbar.
• Verfolgt Auswahl und Interviews: Wer bewertet hat, wann das Gespräch stattfand und mit welchem Ergebnis, steht im Datensatz.
• Wertet aus: Wird der Prozess ausgewertet, lässt sich messen, aus welchen Quellen die Bewerbenden stammen, die weiterkommen.

Phasen im Recruiting-Prozess: die ATS-Kette von der Anzeige bis zur Entscheidung

1. Anzeige: Die Stelle wird veröffentlicht. Haben Sie eine Karriereseite, können Anzeige und Bewerbung auf derselben Plattform bleiben.
2. Bewerbung: Die Person füllt das Formular aus und sendet Lebenslauf und Einwilligung nach KVKK, dem türkischen Datenschutzgesetz; die Einwilligung wird zusammen mit dem Bewerbungsdatensatz gespeichert.
3. Pool: Personalabteilung und einstellende Führungskraft erreichen die Bewerbung über einen Datensatz; frühere Bewerbungen derselben Person sind dort ebenfalls sichtbar.
4. Auswahl und Interview: Die Person wird bewertet, das Gespräch geplant, Notizen und Angaben kommen in ihren Datensatz.
5. Entscheidung: Die Entscheidung wird festgehalten; der Prozess wird geschlossen und erscheint im Bericht.

Welche Angaben gehören in einen Bewerberdatensatz?

• Name, Kontaktdaten, die Stelle, auf die sich die Person beworben hat, und das Bewerbungsdatum.
• Die Quelle der Bewerbung: Karriereseite, Jobportal, Empfehlung oder Direktbewerbung.
• Lebenslauf und Anlagen; ein Nachweis der erteilten Einwilligung.
• Die Person, die bewertet hat, und die Bewertungsnotiz.
• Interviewtermin, Teilnehmende und Interviewnotiz.
• Die getroffene Entscheidung, wer sie getroffen hat und eine kurze Begründung.

Was ist ein Bewerberpool?

Ein Bewerberpool ist ein Bereich, in dem alle Bewerbungen und Lebensläufe, die ein Unternehmen erhält, an einer Stelle und durchsuchbar gesammelt werden. Ein Ordner oder E-Mail-Anhänge mögen wie ein Pool aussehen, doch der Unterschied ist der Datensatz: Im Pool ist eine Person nicht nur eine Datei, sondern ein Mensch mit der Stelle, auf die er sich beworben hat, früheren Bewerbungen, Auswahlstatus und Einwilligungsnachweis. So geht eine Person, die beim Schließen einer Stelle noch interessant war, bei einer neuen Stelle nicht verloren; die Personalabteilung kann bei jeder neuen Anzeige zuerst in den Pool schauen, statt von vorn nach Lebensläufen zu suchen. Der Wert des Pools hängt davon ab, dass die Datensätze aktuell und geordnet sind: Ein Pool voller Personen mit unklarem Status unterscheidet sich kaum von einem unordentlichen Ordner. Wer personenbezogene Daten in einem Pool hält, braucht außerdem eine Regel dazu, warum und wie lange diese Daten gespeichert werden; darüber müssen Sie gesondert nachdenken.

Wie ordnet man Bewerbungen, die per E-Mail kommen?

Haben Sie noch kein System, verringert schon ein geordnetes Postfach die Zahl verlorener Bewerbungen. Die folgenden Schritte sind eine Übergangslösung und ersetzen kein ATS:

1. Leiten Sie Bewerbungen an eine gemeinsame Adresse, damit sie sich nicht auf persönliche Postfächer verteilen.
2. Legen Sie eine Regel für den Betreff fest, zum Beispiel „Bewerbung - Stellenbezeichnung“.
3. Tragen Sie jeden eingehenden Lebenslauf am selben Tag in eine Tabelle ein: Name, Stelle, Bewerbungsdatum, Quelle, Status.
4. Benennen Sie Dateien nach dem Muster „Stelle - Vor- und Nachname“ und legen Sie sie in einem Ordner ab.
5. Verwenden Sie in der Statusspalte feste Werte: neu, in Prüfung, im Interview, Angebot, abgeschlossen.
6. Lassen Sie Interviewnotizen nicht in E-Mails liegen; verknüpfen Sie sie mit der Zeile der Person.
7. Legen Sie fest, wann Sie Lebensläufe zu geschlossenen Stellen löschen oder archivieren.

Excel und E-Mail im Vergleich zum Bewerbermanagementsystem

Wo reichen Excel und E-Mail, und wo stoßen sie an Grenzen?

In einem kleinen Team, das wenige Stellen im Jahr besetzt und in dem eine Person die Bewerbungen verwaltet, kann eine gepflegte Tabelle ausreichen. Die Bruchstellen sind bekannt: Mehrere Personen sehen sich Bewerbungen an, mehrere Stellen sind gleichzeitig offen, die interviewende und die entscheidende Person sind nicht mehr dieselbe. Ab dann ist die Tabelle nicht mehr der „letzte Stand“; sie wird kopiert, per E-Mail verschickt, und jede Kopie ist etwas anders. Auch die personenbezogenen Daten der Bewerbenden liegen in gemeinsamen Ordnern, auf die jeder zugreifen kann, und niemand weiß, wer was geöffnet hat.

Um Ihre Lage einzuschätzen, machen Sie einen einfachen Test: Wählen Sie zufällig einen Namen und beantworten Sie diese Fragen anhand der Unterlagen. Auf welche Stelle, wann und über welche Quelle hat sich die Person beworben? Wer hat das Gespräch geführt und was notiert? Wie ist der Stand heute? Wo ist die Einwilligung? Können Sie diese vier Fragen nicht schnell und aus einer Quelle beantworten, liegt das Problem nicht im Einsatz der Mitarbeitenden, sondern in der Struktur der Daten. Auch eine neue HR-Fachkraft muss die gleichen Fragen in einem Jahr noch beantworten können; der Datensatz sollte der Organisation gehören, nicht einer Person.

Wie funktioniert das Bewerbermanagement in KurumsalPortal?

Im Modul Bewerbermanagement werden Stellen als Anzeigen veröffentlicht, und Bewerbende senden Lebenslauf und KVKK-Einwilligung über ein Online-Bewerbungsformular. Alle Bewerbungen landen in einem zentralen Bewerberpool; Personalabteilung und einstellende Führungskräfte erreichen Bewerbungshistorie und Unterlagen über einen Datensatz. Bewerbende werden bewertet, Gespräche geplant und die Entscheidung festgehalten; Bewertungsnotizen, Interviewangaben und Entscheidung bleiben im Datensatz. Die Auswertung des Prozesses zeigt, aus welchen Quellen die Bewerbenden stammen, die weiterkommen. Da Karriereanzeigen auch über das Modul Unternehmenswebsite des Portals verwaltet werden können, bleiben Anzeige und Bewerbung auf derselben Plattform.

KurumsalPortal läuft auf dem eigenen Server des Kunden; Beschäftigte und Führungskräfte nutzen es im Browser ihres Handys, eine App ist nicht nötig. Den Inhalt des Datenschutzhinweises im Bewerbungsformular muss die Organisation jedoch nach ihrer eigenen KVKK-Bewertung erstellen.

Software allein reicht nicht: drei Entscheidungen vor der Einführung eines ATS

Ein Bewerbermanagementsystem beschleunigt einen Prozess, entwirft ihn aber nicht für Sie. Wer die folgenden drei Fragen vor dem Wechsel zur Software beantwortet, muss später nicht sagen: „Niemand nutzt das System.“

• Wer eröffnet eine Anzeige, wer schließt sie? Entscheidet die Personalabteilung, die Abteilungsleitung oder beide gemeinsam; wessen Freigabe braucht es, bevor eine Anzeige online geht?
• Welche Statusnamen verwenden wir? Eine kurze Liste, die alle gleich verstehen, etwa neu, in Prüfung, im Interview, Angebot, abgeschlossen, ergibt deutlich lesbarere Berichte als frei geschriebene Notizen.
• Wer trifft die Entscheidung endgültig, und wo wird sie festgehalten? Haben mehrere Personen das Gespräch geführt, muss von Anfang an klar sein, wer endgültig entscheidet und wo die Begründung steht.

Fragen bei der Auswahl eines Bewerbermanagementsystems

• Lassen sich Anzeige und Bewerbungsformular auf unserer eigenen Domain und Karriereseite veröffentlichen?
• Bleibt die Einwilligung der Bewerbenden zusammen mit der Bewerbung als Nachweis im Datensatz?
• Wo werden Bewerberdaten gespeichert, wer hat Zugriff, und werden Zugriffe protokolliert?
• Sind Interviewnotiz und Entscheidung mit dem Bewerberdatensatz verknüpft oder auf einem separaten Bildschirm?
• Gibt es einen Bericht, der zeigt, aus welchen Quellen die Bewerbenden stammen, die weiterkommen?
• Lassen sich die Felder für Abteilungsleitung und Personalabteilung getrennt festlegen?

Wenn Sie Bewerbungen, Lebensläufe und Interviews in einem Pool bündeln möchten, sehen Sie sich das Modul Bewerbermanagement und den Aufbau von KurumsalPortal an; Ihren heutigen Recruiting-Ablauf können wir gemeinsam in einer Bedarfsanalyse betrachten.