Возврат имущества при увольнении сотрудника в Турции: чек-лист и акт возврата

Отдел кадров готовится закрыть личное дело, и тут звонит телефон. ИТ-отдел сообщает, что ноутбук уволившегося сотрудника всё ещё у него, а почтовый ящик открыт; административный отдел добавляет, что пропуск тоже не сдан. Последний рабочий день сотрудника закончился вчера. Злого умысла здесь нет ни у кого: просто нет списка, который показывает, какая вещь у кого находится, и нет шага, на котором этот список сверяют в день ухода. Именно возврат имущества чаще всего забывают в день увольнения. Ниже — чек-лист на день возврата, содержание акта и краткий обзор того, что говорит турецкое законодательство о невозвращённом имуществе, составленный по официальным источникам.

Возврат закреплённого имущества — это ситуация, когда сотрудник при смене должности или увольнении сдаёт выданные ему на время работы активы компании в состоянии, зафиксированном в учёте, а сдача оформляется актом и отражается в учёте.

Как оформить возврат имущества: чек-лист на день возврата

1. Сформируйте список закреплённого имущества по учёту. Соберите в одном списке все активы, числящиеся за сотрудником, вместе с их учётными номерами. В день возврата вы будете сверяться только с этим списком.
2. Сверьте список вместе с сотрудником. Сотрудник может назвать вещь, которая у него есть, но не значится в учёте; её тоже вносят в список.
3. Примите устройства. Ноутбук, телефон, планшет, терминал сбора данных и другие устройства сверяйте по серийному номеру.
4. Проверьте комплектацию. Зарядное устройство, чехол, сумку, наушники и кабели пересчитывают при возврате, если они указаны в акте выдачи.
5. Примите пропуска и ключи. Пропуск, ключи от офиса и шкафчика, а также ключи от автомобиля и топливную карту, если они есть, записывают отдельной строкой.
6. Отметьте физическое состояние. Царапины, трещины, недостающие детали или неработающие клавиши фиксируют в момент возврата; эту отметку вносят в акт вместе с сотрудником.
7. Закройте учётные записи и доступы. ИТ-отдел закрывает или передаёт другим сотрудникам почту, корпоративные приложения, удалённый доступ и права на общие папки.
8. Оставьте данные компании в компании. Файлы, письма и права доступа не должны оставаться на устройстве сотрудника; то, что нужно передать, переходит к руководителю.
9. Составьте акт возврата. В акт вносят возвращённое, недостающее и отметки о состоянии; обе стороны его подписывают.
10. Закройте запись в учёте. Внесите возврат в учёт; если вещь будут закреплять заново, укажите её статус («Свободен», «Неисправен», «В ремонте»).

Подготовка до последнего рабочего дня

Чтобы день возврата прошёл без сюрпризов, небольшую подготовку можно провести заранее. Когда дата ухода известна, день упростят четыре шага:

• В день, когда поступило уведомление об уходе, сформируйте список закреплённого за сотрудником имущества и отправьте его нужным подразделениям (ИТ-отделу, административному отделу, руководителю).
• Заранее сообщите сотруднику день, время и место возврата.
• Заранее определите файлы и задачи, которые нужно сохранить или передать руководителю.
• Для устройств, которые перейдут к другому сотруднику, уже сейчас запланируйте нового пользователя и дату.

Что указывают в акте возврата имущества?

Возврат нужен не только при увольнении, но и при смене должности или подразделения. Когда сотрудник переходит в другое подразделение, оборудование прежнего подразделения возвращают, а под новую работу имущество закрепляют отдельно. Если сотрудник отказывается подписывать акт, отметьте это в акте и решите с юристом, как действовать дальше; юридическую силу акта без подписи нужно оценивать отдельно.

Образец акта возврата имущества: текст для копирования

АКТ ВОЗВРАТА ИМУЩЕСТВА — Дата: ……… | Возвращает (ФИО, подразделение, должность): ……… | Принимает (ФИО, подразделение): ……… | Возвращённое имущество (наименование, серийный/инвентарный номер, состояние): 1) ……… 2) ……… 3) ……… | Недостающие или повреждённые позиции и объяснение сотрудника: ……… | Закрытие учётных записей и доступов: ……… | Возвращает: ……… Подпись: ……… | Принимает: ……… Подпись: ………

Адаптируйте текст под акт выдачи, принятый в вашей компании: учётные номера в акте возврата должны совпадать с номерами в акте, составленном при выдаче.

Что делать, если уволившийся сотрудник не вернул имущество?

Это юридический вопрос, и ответ зависит от конкретной ситуации. Ниже — общие положения, которые мы нашли в официальных текстах турецкого законодательства; как поступать в каждом конкретном случае, уточняйте у своего юриста.

• Обязанность вернуть: статья 443 Кодекса обязательств Турции № 6098 устанавливает, что при прекращении трудового договора стороны обязаны вернуть то, что получили в связи с работой; часть 2 той же статьи отдельно называет обязанность работника вернуть, в частности, транспортные средства.
• Обязанность бережного отношения: статья 396 указывает, что работник обязан бережно обращаться с инструментами, оборудованием и материалами, переданными ему для выполнения работы.
• Ответственность за ущерб: статья 400 устанавливает, что работник отвечает за ущерб, причинённый по его вине, и что при определении ответственности учитываются характер работы и квалификация работника.
• Уголовное право: статья 155 Уголовного кодекса Турции № 5237 регулирует злоупотребление доверием и содержит отдельную часть об имуществе, переданном в рамках трудовых отношений. Применяется ли эта норма в конкретной ситуации, оценивают юристы и суд.

Эти нормы задают лишь общие рамки; такие шаги, как требование к работнику возместить стоимость имущества, зачёт этой суммы в счёт зарплаты или других выплат либо подача заявления о преступлении, требуют отдельной юридической оценки. И прежде всего, перед тем как в одностороннем порядке удерживать сумму из зарплаты, обязательно проконсультируйтесь со специалистом.

Что можно сделать до юридических шагов

1. Соберите вместе запись о закреплении, акт выдачи и историю движения; документально подтвердите, что вещь действительно находится у этого сотрудника.
2. Письменно сообщите сотруднику список вещей, которые нужно вернуть, и разумный срок возврата.
3. Если у сотрудника есть возражения или объяснения, зафиксируйте их; отметьте, сообщил ли он, где находится вещь.
4. Если результата нет, передайте материалы вместе с перепиской своему юристу.

Где даёт сбой учёт возвратов в Excel и на бумаге?

В небольшой команде таблицы Excel и бумажного акта может показаться достаточно для дня возврата. Но если не все активы уволившегося сотрудника собраны в одной таблице, список окажется неполным. Ноутбук записан в одной таблице, пропуск — в другой папке, телефон — в письме. Закрытие учётных записей тоже идёт отдельно от возврата имущества, поэтому одно выполняют, а другое забывают. Акт возврата обычно остаётся в отдельном файле, и в учёте больше не отмечается, какая вещь возвращена.

Возврат и процесс увольнения в портале

В YazSis KurumsalPortal, в модуле Управление инвентарём и закреплением, при возврате закреплённого актива движение записывается в его карточку; так в одной записи видно, от кого к кому переходил объект и у кого он сейчас. Поскольку имущество отслеживается по статусам «Свободен», «Закреплен», «В ремонте», «Неисправен», «Списан» и «Утерян», статус после возврата тоже фиксируется в учёте.

В модуле Управление онбордингом и офбордингом уход сотрудника проходит по чек-листу увольнения. Возврат имущества, закрытие учётных записей и доступов и оформление документов при увольнении назначаются нужным подразделениям как отдельные шаги: по мере того как отдел кадров, ИТ-отдел, административный отдел и руководители выполняют свои шаги, процесс движется и закрывается под контролем. Возврат имущества уволившегося сотрудника закрывается в том же процессе.

Если вы хотите связать возврат имущества в день увольнения с закрытием учётных записей и оформлением документов при уходе в одном чек-листе, посмотрите модуль Управление инвентарём и закреплением.