Что такое PDKS и зачем она нужна? Как работает система учета рабочего времени

В конце месяца бухгалтер всегда задает один и тот же вопрос: кто сколько дней отработал, кто опаздывал, кто был в отпуске? Отметки считывателя на входе лежат в одном файле, заявления на отпуск — в почте, график смен — на листке на стене. Пока специалист по кадрам пытается вручную свести три источника, кто-то из сотрудников говорит: «Я в тот день был на месте», — и нет ни одной записи, которая это подтвердит. Именно здесь нужна PDKS. В статье простым языком разбираем, что такое PDKS, как расшифровывается это сокращение, как отметки превращаются в табель и на что смотреть при выборе.

PDKS (от турецкого Personel Devam Kontrol Sistemi — система контроля посещаемости персонала) — это система, которая фиксирует приход сотрудников на работу и уход с работы и по этим отметкам считает отработанное время, опоздания, ранние уходы и прогулы. Одни компании называют то же самое «программой учета персонала», «турникетной системой» или «пропускной системой по картам»; устройство на входе — лишь часть системы.

Зачем нужна PDKS?

• Приход, уход и отработанное время хранятся по каждому сотруднику в одной записи; вопрос «кто когда пришел» перестает быть предметом споров.
• Опоздания, ранние уходы и прогулы показываются отдельно; руководитель видит списком, чего не хватает в какой день.
• Дни отпуска отделяются от прогулов. Прогул, которому не соответствует запись об отпуске, — настоящее исключение, и его нужно разобрать.
• Формируются исходные данные для месячного табеля. Табель — это сводка отметок, объединенных с данными об отпусках, сменах и сверхурочных.
• Для расчета зарплаты поступают чистые данные; в конце месяца меньше цифр приходится исправлять вручную.

Как работает система PDKS? Пять шагов

1. Данные поступают. Отметки прихода и ухода попадают в систему из источника — картридера, терминала или турникета.
2. Отметка привязывается к сотруднику. Каждая отметка связывается с записью нужного сотрудника; так приход, уход и отработанное время видны в одном месте.
3. Проверяются исключения. Забывшие карту, приложившие ее дважды, не отметившие уход или опоздавшие выделяются как исключения.
4. Завершается согласование. Руководитель или отдел кадров подтверждает исключение с обоснованием или исправляет его; запись становится окончательной.
5. Формируется табель. Из подтвержденных записей получается месячный табель, который передается на подготовку расчета зарплаты.

Устройство PDKS и источники данных: откуда берутся отметки прихода и ухода?

Программа PDKS и устройство PDKS, которое собирает данные, — разные вещи. Одна и та же программа может получать данные из одного или нескольких источников ниже.

PDKS и табель — одно и то же?

Нет. PDKS дает ежедневные отметки: «Сотрудник А пришел в 08:58, ушел в 18:10». Табель — это сводка этих отметок за месяц, объединенная с данными об отпусках, сменах и сверхурочных: «Сотрудник А в этом месяце отработал 20 дней, 2 дня был в ежегодном отпуске, 1 день на больничном». Правильный табель требует правильных отметок, поэтому эти два понятия упоминают вместе.

Как отметки одного дня превращаются в табель?

Таблица ниже на примерах показывает, как исходная отметка проходит проверку исключений и согласование и попадает в табель. Имен сотрудников нет, ситуации вымышлены.

Самые частые исключения в PDKS

Исключение — это отметка, о которой система говорит: «эту запись нельзя автоматически считать верной». Хороший процесс контроля посещаемости не прячет исключения, а делает их видимыми и назначает ответственного. Типичные примеры:

• День без отметки ухода или без отметки прихода.
• Один и тот же человек прикладывает карту дважды с разницей в несколько минут.
• Сотрудник забыл карту и просит внести отметку вручную.
• Приход позже запланированного времени (опоздание) и уход раньше (ранний уход).
• День без отметок, для которого нет и записи об отпуске.
• Ночные записи, когда смена заканчивается на следующий день.

Учет посещаемости на бумаге, в Excel или WhatsApp: где он работает, а где ломается?

В команде из пятнадцати-двадцати человек, которые работают по одному адресу и без смен, лист подписей или простой файл Excel обычно справляется. Проблемы начинаются, когда команда растет, а работа усложняется:

• Когда добавляются смены, филиалы или работа на объектах, записи одного человека расходятся по нескольким файлам.
• Не видно, кто и почему изменил запись задним числом.
• Отпуска ведутся в отдельном файле, поэтому день отпуска в конце месяца может выглядеть как прогул.
• Сообщение в WhatsApp «сегодня опоздаю» не превращается в запись; к концу месяца о нем никто не помнит.
• При закрытии месяца у каждого своя версия файла, и начинается спор, какая из них верная.

Это не значит, что Excel — плохой инструмент. В небольшой и простой структуре начать с Excel разумно. Важно, когда ошибок становится больше, задать вопрос: «Мы управляем этим процессом или каждый месяц собираем его заново?» Если верно второе, пора переходить на систему — независимо от размера команды.

Как работают PDKS и контроль посещаемости в YazSis KurumsalPortal?

Модуль Учёт времени и посещаемости собирает пять описанных выше шагов на одном экране. Он объединяет отметки PDKS и привязывает их к нужному сотруднику; опоздания, ранние уходы и прогулы отслеживаются отдельно как исключения. Когда исключения проверены и подтверждены, запись о посещаемости становится окончательной. Записи о посещаемости сопоставляются с записями об отпусках, дни отпуска отделяются от прогулов, и табель формируется на основе этих чистых данных. Модулем пользуются отдел кадров, специалисты по расчету зарплаты и руководители подразделений.

Шесть вопросов при выборе программы PDKS

1. Какой табель я хочу получать в конце месяца? Определите результат раньше, чем устройство.
2. С какого устройства и каким способом поступают данные, и может ли мое текущее устройство передавать их в новую систему?
3. Кто и с каким согласованием исправляет запись сотрудника, который забыл карту или не отметил уход?
4. Сопоставляются ли данные об отпусках и сменах с записями о посещаемости или остаются в отдельном файле?
5. Кто может видеть данные о приходе и уходе? Видит ли руководитель подразделения только свою команду?
6. Что будет передаваться в расчет зарплаты, и четко ли объем этого обмена прописан в договоре?

Если вы хотите не просто записывать данные о посещаемости, а управлять ими, весь сценарий работы модуля можно посмотреть на странице Учёт времени и посещаемости, а общее устройство портала — на странице KurumsalPortal.