Учёт производства: как перенести данные цеха в ERP

Самые точные сведения в цехе — это заметки на полях бланка производственного задания: сколько штук раскроено, сколько ушло в брак, какая работа и почему простаивала. Проблема в том, что в офис эти заметки доходят либо неполными, либо слишком поздно. Учёт производства — это фиксация того, на каком этапе в цехе находится работа, сколько материалов и труда на неё потрачено; в связке с ERP эти записи питают решения по запасам, себестоимости и отгрузке.

В этой статье мы рассказываем, где в цехе рождаются производственные данные, каким путём они попадают в ERP и какие решения нужно принять при сборе данных. На стороне ERP в качестве примера берём производственный блок YazSis ERP.

Где в цехе рождаются данные?

Производственная информация возникает не в одном месте, а небольшими порциями по ходу работы. Каждая порция может быть ответом на чей-то вопрос в офисе, но если её не записать, она остаётся только в памяти мастера.

• Выдача материала: сколько сырья и для какой работы взято со склада, из какой партии или с каким серийным номером?
• Начало и конец операции: на каком участке работа началась, когда закончилась, где простаивала?
• Выпущенное количество: готовые изделия и полуфабрикаты, количество прошедшего и не прошедшего контроль.
• Брак: сколько материала потеряно и почему — ошибка раскроя, дефект материала, потери на наладке?
• Движение на внешнюю обработку (фасон): какая работа ушла за пределы цеха, в каком количестве и когда вернулась?

Представьте небольшую сцену. Клиент спрашивает дату отгрузки. Менеджер по продажам звонит в цех, мастер говорит «почти готово». В системе производственное задание открыто, но нет ни одной записи о том, на каком этапе работа. Менеджер называет клиенту примерную дату; если работа задержится, эта дата останется обещанием не цеха, а отдела продаж. Главная задача учёта производства — в таких ситуациях заменять предположения записанными сведениями.

Путь данных в ERP

Чтобы данные цеха имели смысл в ERP, сначала должна быть определена производственная структура. Спецификация изделия и рецептура отвечают на вопрос «из чего производится этот продукт», а производственное задание — на вопрос «сколько, когда и в какой последовательности». Когда эти два элемента на месте, каждая запись из цеха находит в системе своё соответствие:

1. Готовятся спецификация изделия и рецептура; определяется, из каких материалов и в каких количествах состоит каждое готовое изделие.
2. По заказу или по потребности в запасах открывается производственное задание; в нём указываются количество к выпуску и срок.
3. Материал выдаётся со склада на производственное задание; остатки уменьшаются тем же движением.
4. В цехе фиксируются выпущенное количество и брак; производственное задание закрывается частично или полностью.
5. Готовое изделие поступает на склад и становится готовым к отгрузке; фактически израсходованные материалы и брак отражаются в себестоимости.
6. Руководство видит разницу по выработке и себестоимости рядом с плановыми значениями.

Самое важное звено в этой цепочке — привязка выдачи материала к производственному заданию. Если материал уходит со склада без задания, ни брак, ни себестоимость нельзя посчитать верно. Поэтому многие компании первым шагом привязывают складские отпуски к заданиям; более частые записи в цехе появляются потом.

Запись в цехе — не побочная обязанность, а один из шагов самой работы.

Внешняя обработка: работа, которая уходит из цеха

Во многих производствах часть работы выполняется снаружи: нанесение покрытия, покраска, термообработка, особая операция. Если материал, ушедший на внешнюю обработку, не отслеживается в системе, через некоторое время он лежит где-то, где никто точно не знает. Если в ERP внешняя обработка тоже открывается как шаг производственного задания, остаётся видно, какой материал у кого, когда он вернётся и какая его доля окажется пригодной по возвращении. Расчёт брака и выработки строится так, чтобы охватывать и внешние работы.

Пять решений до начала сбора данных

• Кто будет делать записи? Мастер, ответственный за участок, начальник смены? Запись должна делаться тем, кто ближе всего к работе, и с минимальными усилиями.
• В какие моменты фиксировать? На каждой операции или только при закрытии задания? Чем чаще записи, тем подробнее картина, но и тем больше нагрузка.
• Как классифицировать брак? Вместо свободного текста короткий список причин позволяет проводить ежемесячный разбор.
• Как обеспечить прослеживаемость? Партии, серийные номера и штрихкоды позволяют потом показать, какой материал использован в каком изделии.
• Что делать при запоздалой записи? Возможен и сводный ввод в конце смены; важно, чтобы эта задержка была явно известна в отчётах.

Что начинает видеть руководство?

Когда данные начинают поступать регулярно, меняются и ответы на вопросы. На вопрос «почему эта работа задержалась?» отвечает запись о том, сколько она простояла на каком участке. На вопрос «приносит ли нам этот продукт реальную прибыль?» отвечает себестоимость, рассчитанная по плановым и фактическим материалам и браку. KPI и отчёты в реальном времени в YazSis ERP нужны для того, чтобы смотреть на эти вопросы без подготовки отдельных файлов.

Если хотите обсудить подход к переносу данных вашего цеха в ERP, загляните в разделы на странице YazSis ERP.