Как списать основные средства в Турции: акт списания, согласование и снятие с учёта

На складе всегда есть дальний угол: мониторы с разбитым экраном, неработающие принтеры, устройства, ждущие ремонта, за которые никто не отвечает. А в инвентарном списке у них по-прежнему стоит «Закреплён» или «Неисправен». Когда приходит время инвентаризации, никто не может объяснить судьбу этих устройств: в учёте они есть, на складе есть, но не используются, и непонятно, за кем числятся. Каждый год задают один и тот же вопрос, а ответ переносится на следующий год. Сложность не в том, чтобы выбросить устройство, а в том, чтобы задокументировать это: кто принял решение, на каком основании, когда объект сняли с учёта? В этой статье разбираем, как в Турции списывают основные средства: какие шаги пройти, какие сведения включить в акт списания и как обстоит дело с лимитом.

Списание основного средства — это вывод из эксплуатации объекта, который выработал срок службы, не подлежит ремонту или ремонтировать который нецелесообразно, на основании технического заключения, согласования уполномоченного лица и акта, с последующим снятием с инвентарного учёта. У процедуры две стороны: операционная (выявление, согласование, акт, утилизация) и бухгалтерская (снятие с учёта, налоговые последствия). Статья описывает в основном первую.

Как пошагово списать основное средство?

1. Зафиксируйте ситуацию. Кто и когда сообщил о неисправности, у кого устройство было в последний раз? Эти сведения — первая строка акта.
2. Получите техническое заключение. ИТ, служба техобслуживания или профильный сервис должны письменно сообщить, можно ли отремонтировать устройство и стоит ли ремонт того.
3. Закройте закрепление. Если устройство всё ещё числится за сотрудником, примите его и закройте закрепление; запись не должна оставаться ни за кем.
4. Отделите и промаркируйте устройство. Устройства на списание не должны смешиваться с рабочими; храните их в отдельной зоне с меткой «ожидает согласования списания».
5. Подготовьте акт. Заполните акт списания сведениями из шаблона ниже.
6. Получите согласование. Заранее определите, кто согласует списание в зависимости от стоимости и типа объекта; не переходите к утилизации, пока не собраны подписи.
7. Сообщите в бухгалтерию. Передайте сведения для снятия с учёта (учётный номер, дату приобретения, акт) своему бухгалтеру-консультанту или бухгалтерии.
8. Утилизируйте. Продажа, переработка или уничтожение; для устройств, хранящих данные, отдельно проверьте, что данные удалены.
9. Закройте запись. Переведите статус в инвентарном учёте в «Списан», добавьте дату закрытия и номер акта; документы сохраните.

Вопросы, которые стоит задать до списания

Не каждое сломанное устройство обязательно идёт на списание. Ответы на эти вопросы до принятия решения снижают и число лишних списаний, и лишнюю нагрузку на ремонт:

• Можно ли устранить неисправность и оправдан ли ремонт по сравнению с покупкой нового устройства?
• Можно ли использовать детали устройства для ремонта другого? Если да, будут ли они оприходованы как запчасти?
• Можно ли использовать устройство в другом подразделении с меньшей нагрузкой?
• Поставляет ли производитель или сервис ещё запчасти и поддержку для этого устройства?
• Есть ли на устройстве корпоративные данные; если есть, кто отвечает за их удаление?
• Какой вариант будет применён — продажа, переработка или уничтожение — и кто этим займётся?

Образец акта списания основного средства: какие сведения включить?

Форма акта отличается от организации к организации; поля ниже — распространённая и полезная основа:

Есть ли лимит на списание основных средств?

Этот вопрос задают в двух разных смыслах, и ответы на них разные.

• Внутренний лимит согласования. Кто согласует списание объекта той или иной стоимости — это собственная матрица полномочий компании. Например, малоценные устройства может согласовывать руководитель отдела, а дорогостоящие — высшее руководство или финансовая служба. Если заранее закрепить эти границы письменно, спорить при каждом списании не придётся.
• Порог в налоговом учёте. Статья 313 турецкого Закона № 213 о налоговой процедуре предусматривает, что инструменты, принадлежности, мебель и хозяйственный инвентарь, используемые на предприятии, стоимость которых не превышает определённой суммы, можно сразу относить на расходы без амортизации. Эта сумма периодически пересматривается, поэтому цифра в тексте закона может быть неактуальной; в этой статье мы её не приводим. Актуальную сумму и последствия для вашей ситуации уточните у своего бухгалтера-консультанта.

В качестве примера внутреннего лимита согласования можно использовать простую матрицу полномочий, как ниже. Группы и согласующие лица приведены только для примера; адаптируйте их к своей организации.

В изученном нами тексте турецкого Закона о налоговой процедуре мы не нашли отдельного положения, которое связывало бы списание основных средств с определённой суммой. Тем не менее для государственных учреждений или организаций с особым регулированием могут действовать иные правила, поэтому проверьте применимые к вам нормы со своим специалистом.

Короткий пример: неработающий принтер

В офисе принтер на втором этаже постоянно зажёвывает бумагу. Сотрудник сообщает об этом, и регистрируется заявка о неисправности. Технический сервис письменно сообщает, что срок службы принтера истёк, а ремонт обойдётся почти как новое устройство. Административно-хозяйственная служба закрывает закрепление, переносит устройство в отдельный угол и готовит акт списания. Финансовая служба согласует, в бухгалтерию передаются сведения об учётной стоимости. Устройство передают компании по переработке, а запись в инвентарном учёте закрывается со статусом «Списан». Итог: на инвентаризации в конце года никому не приходится искать ответ про этот принтер, потому что дата, причина и согласование каждого шага записаны.

Где буксует списание на бумаге и в Excel?

В небольшой компании акт может быть шаблоном Word, а инвентарный список — таблицей Excel; если в год списывают несколько устройств, этого достаточно. Проблемы возникают в трёх местах: акт подписан, а в таблице устройство остаётся «Закреплён»; устройство отправляют в ремонт, никто не следит за его возвращением, и месяцами оно числится «В ремонте»; акты расходятся по разным папкам, и на инвентаризации спорят, списано устройство или утеряно. Решение — хранить статус в одном месте и фиксировать каждый переход с датой и примечанием. Даже если вы остаётесь в Excel, заполнение столбца «статус» не свободным текстом, а значениями из фиксированного списка (свободен, закреплён, в ремонте, неисправен, списан, утерян) и обновление столбца даты при каждом изменении помогают сократить число устройств, которые теряются по пути.

Переход из «Неисправен» в «Списан» в KurumsalPortal

В модуле Управление инвентарём и закреплением для каждого основного средства ведётся инвентарная карточка со штрихкодом, а объект отслеживается в одном из статусов: «Свободен», «Закреплён», «В ремонте», «Неисправен», «Списан» и «Утерян». Движения по неисправности, ремонту и списанию накапливаются в истории карточки; поэтому в одной карточке видно, у кого было устройство, когда сломалось, отправлялось ли в ремонт и когда было списано. Отдельные статусы для утери и списания не дают на инвентаризации спутать два разных результата.

Модуль предназначен не для бухгалтерского учёта, а для отслеживания жизненного цикла актива. Если закрыть инвентарную запись той же датой, что и акт, переданный в бухгалтерию, обе записи будут совпадать. Существующий список из Excel можно загрузить в модуль массовым импортом, а затем выгружать отчёт в XLSX и использовать актуальный список при инвентаризации и проверках. Об остальных модулях KurumsalPortal можно узнать на странице KurumsalPortal.

Чтобы отслеживать неисправные, находящиеся в ремонте и списанные основные средства в одной карточке, посмотрите страницу Управление инвентарём и закреплением.