Отчет о внутреннем аудите: пример, шаблон и как сформулировать замечание

В вашем отчете об аудите написано: «На складе замечен беспорядок». Через три недели руководитель подразделения спрашивает: какой склад, какой стеллаж, беспорядок по сравнению с чем? Аудитор не помнит стеллаж, фотография осталась в его телефоне. Действие не назначают: назначать его не на что. Проблема не в самом аудите, а в том, как записано замечание. Хорошо сформулированное замечание с первого взгляда говорит читателю, что произошло, по какому критерию это считается проблемой, на чем основан вывод и что нужно сделать. Ниже — структура отчета, которая это обеспечивает, и вымышленный пример отчета о внутреннем аудите.

Отчет о внутреннем аудите — это документ, который фиксирует область аудита, применяемый критерий, выявленные ситуации и доказательства по ним, а для каждой проблемы указывает ответственного и срок. Одну и ту же структуру может использовать и внутренний аудит качества, и общий внутренний аудит компании. Меняется только критерий: в первом случае это стандарт и процедуры, во втором — политики компании и процедуры внутреннего контроля.

Как написать отчет о внутреннем аудите и из каких разделов он состоит?

Как сформулировать замечание аудита?

Самое сложное место отчета — формулировка замечания. Каждое замечание должно отвечать на четыре вопроса:

1. Ситуация: что обнаружено, где и когда?
2. Критерий: по какому пункту процедуры, инструкции или стандарта это считается проблемой?
3. Доказательство: какая запись, фотография или наблюдение это подтверждает?
4. Последствия: какой риск создает эта ситуация?

В таблице ниже — слабая и сильная формулировка одного и того же замечания. Числа и названия документов в примерах вымышлены.

Каких формулировок избегать в замечании

Расплывчатые слова вроде «обычно», «некоторые», «недостаточно», «беспорядочно» делают замечание предметом спора: руководитель подразделения может возразить на каждое из них. Вместо них указывайте число, место и запись. Привязывайте замечание к ситуации, а не к человеку: написать «Три паллеты без маркировки» вместо «Ответственный за склад не сделал маркировку» и точнее, и переносит решение с человека на процесс. Разделяйте также интерпретацию и наблюдение: что вы увидели и какой вывод из этого сделали, пишите в разных предложениях.

Шаблон отчета о внутреннем аудите, который можно скопировать и адаптировать (вымышленный)

Краткое изложение ниже написано для аудита склада вымышленного предприятия по упаковке пищевых продуктов. Заголовки и шаблоны фраз можно адаптировать под ваши подразделения.

• Область и критерий: подразделение склада и отгрузки, период январь–февраль. Критерий: Складская процедура и Инструкция по складскому учету.
• Метод: интервью с ответственным за склад, наблюдение на месте в две смены, сверка 10 складских карточек с записями в системе.
• Замечание 1 (несоответствие): на складе B найдены 3 паллеты без маркировки; в складских карточках им нет соответствия. Критерий: Складская процедура, п. 4.1. Последствия: риск отгрузки не того товара.
• Доказательство: фото F-3, сверочный список складских карточек.
• Замечание 2 (наблюдение): в ночную смену форма отгрузки заполняется с задержкой; пока это не привело к пробелам в учете.
• Действие 1: маркировка паллет и обновление складских карточек; анализ причины и добавление шага маркировки в инструкцию.
• Ответственный и срок: ответственный за склад; срок указывается в отчете конкретной датой.
• Доказательство закрытия: фото промаркированных паллет и актуальные складские карточки.

Чек-лист перед выпуском отчета

• Указан ли рядом с каждым замечанием критерий (пункт или название процедуры)?
• Есть ли доказательство каждого несоответствия с номером записи в отчете или в приложении?
• Есть ли в формулировке замечания место, количество и дата?
• Подтверждены ли замечания с руководителем подразделения на заключительном совещании?
• Есть ли у каждого действия один ответственный и дата?
• Записаны ли наблюдения и предложения по улучшению отдельно от несоответствий?
• Зафиксированы ли и положительные результаты?
• Видны ли в реквизитах список рассылки и версия отчета?

Отчет о внутреннем аудите компании и отчет о внутреннем аудите качества — одно и то же?

Структура одна, меняется критерий. В отчете о внутреннем аудите качества критерием служат соответствующий пункт стандарта ISO и процедуры организации; рядом с замечанием указывается номер пункта. В общем внутреннем аудите компании критерием могут быть процедуры внутреннего контроля: матрица полномочий, правила согласования или порядок хранения. В обоих случаях формулировка замечания состоит из тех же четырех частей: ситуация, критерий, доказательство и последствия. Коротко записывайте и положительные результаты: то, что работает как надо, станет точкой сравнения на следующем аудите. Раздел критериев должен идти перед замечаниями и не меняться на протяжении всего отчета; иначе одно и то же замечание может значить разное для двух читателей, и спор пойдет не о содержании замечания, а о том, по какой мерке оно написано.

Что будет, если отчет останется PDF-файлом?

Отчет в Word или PDF читают, подписывают и сдают в архив; список замечаний в Excel тоже работает, когда аудитор один и замечаний мало. Сложность в том, что отчет — закрытый документ, а не живая запись:

• Действия вручную переносятся из отчета в другую таблицу; со временем два списка расходятся.
• Сроков нет ни в чьем календаре, напоминать приходится аудитору.
• Доказательства рассыпаны по электронной почте и личным папкам.
• Повторилась ли та же тема через год, не видно, пока не откроешь старые отчеты один за другим.

Как в KurumsalPortal замечание связывается с действием?

В модуле Управление внутренним аудитом аудит привязывается к плану и проводится по чек-листу. Выявленные замечания и несоответствия сохраняются с привязкой к соответствующему аудиту; замечание не остается в отчете, а становится отслеживаемой записью. Для каждого замечания назначается корректирующее действие с ответственным и сроком, а действие закрывается с приложением доказательства выполнения. Так столбцы отчета — замечание, доказательство, действие и ответственный — становятся не разрозненными файлами, а звеньями одной цепочки.

На практике отчет состоит из двух частей: текстовой части, которую читает человек, и записей, которые хранит система. Если текстовую часть (область, метод, краткий вывод) держать короткой, а поля замечания, доказательства и действия заполнять в цепочке записей, отчет становится и читаемым, и отслеживаемым. Какое действие открыто, а какое закрыто, видно из записи без открытия старых отчетов. Различия в стиле между аудиторами тоже уменьшаются, потому что все заполняют одни и те же поля и пишут замечание по одной схеме из четырех частей.

Если хотите посмотреть и другие модули помимо цепочки аудита и действий, перейдите на страницу KurumsalPortal.