Объявления для сотрудников: примеры и шаблоны о повышении, праздниках и срочных ситуациях

Представьте такое объявление:

«Уважаемые сотрудники, доводим до вашего сведения. В ближайшее время будут проведены некоторые изменения. Просим принять к исполнению».

Читатель не понимает, что меняется, касается ли это его и что ему делать. Результат знаком: сотрудники читают объявление, а потом спрашивают у руководителей или в отделе кадров: «Так что нам делать?» — и объявление не сокращает работу, а умножает её. Трудность внутреннего объявления не в том, чтобы подобрать слова, а в том, чтобы дать нужные сведения в нужном порядке. В этой статье — правила написания, четыре готовых шаблона и способ проверить, что объявление действительно дошло.

Внутреннее объявление — официальное сообщение для определённой аудитории, в котором руководство или подразделение письменно доводит до сотрудников решение, изменение или информацию.

Как сделать объявление для сотрудников? Пять правил написания

1. В первом предложении напишите, что меняется. Вступления вроде «Хотим проинформировать вас о важном вопросе» отнимают у читателя время; переходите сразу к делу.
2. Укажите, кого это касается. Объявление относится ко всей компании или только к одной площадке или отделу? Тот, кого оно не касается, должен понять это с первой строки.
3. Чётко напишите дату. Вместо «в ближайшие дни» используйте точную формулировку вроде «с утра понедельника»; укажите дату начала и, если нужно, окончания.
4. Одним предложением скажите, какой шаг ждут от сотрудника. Если нужно что-то сделать, напишите, что именно, где и до какого срока.
5. Укажите человека или канал для вопросов. Если сотрудник не знает, кому писать, он задаёт вопрос всем.

По длине правило одно: первый абзац должен передавать суть объявления, даже если больше ничего не прочитают. Подробности, обоснования и частые вопросы идут ниже. Тон может быть официальным, но официальный тон с короткими предложениями и простыми словами читают охотнее, чем витиеватые формулировки.

Исправленный пример — Тема: с понедельника меняется порядок работы столовой. С утра понедельника столовая будет работать в две смены; время смен — (время) и (время). Изменение касается сотрудников центрального офиса. До (дата) сообщите своему непосредственному руководителю, в какую смену вы будете обедать. С вопросами можно обращаться к команде (подразделение).

Разница между расплывчатым текстом из начала статьи и этим текстом не в объёме информации, а в её порядке. Во втором случае читатель из первого предложения узнаёт, что меняется, из второго — кого это касается, из третьего — что ему нужно сделать; задавать вопросы не приходится.

Частые ошибки при написании объявлений

• Оставлять тему пустой или слишком общей. Надпись «Важное объявление» ничего не говорит; тема должна содержать само изменение.
• Втискивать несколько тем в одно объявление. У каждой темы может быть своя аудитория и своя дата; отдельные объявления легче читать и потом находить.
• Использовать сокращения и внутренний жаргон. Новый сотрудник или человек из другого отдела может не понять текст.
• Прятать шаг, которого ждут от сотрудника. Задача, упомянутая одним предложением в конце текста, чаще всего остаётся незамеченной.
• Говорить приказным тоном. Вместо «Настоятельно просим принять к исполнению» объясните, что и почему меняется, — это повышает готовность к сотрудничеству.

Шаблон корпоративного объявления: каркас, который можно скопировать и адаптировать

Пример объявления о повышении сотрудника

Тема: (Имя Фамилия) назначен(а) на должность (новая должность). — Наш(а) коллега (Имя Фамилия) с (дата) назначен(а) на должность (новая должность). (Имя Фамилия) работал(а) в подразделении (подразделение) в должности (прежняя должность) и выделялся(ась) работой в области (короткая фраза о вкладе). На новой должности (Имя Фамилия) будет отвечать за (зона ответственности) и подчиняться руководителю (кому подчиняется). По вопросам, связанным с (тема), с (дата) можно обращаться к (Имя Фамилия). Желаем успехов на новой должности.

В объявлении о повышении чаще всего забывают о том, как смена должности повлияет на рабочие процессы. Наравне с поздравлением в объявлении должен быть ответ на вопрос «кому мне теперь писать по этому вопросу?».

Пример объявления о праздниках и графике работы

Тема: график работы на (название праздника / нерабочих дней). — С (дата) по (дата) наша компания не работает. (Дата) работа возобновляется с (время). График работы сменных подразделений руководители смен сообщат отдельно. В этот период по срочным вопросам можно связаться с (человек) по телефону (телефон). Желаем всем спокойного и здорового отдыха.

Примеры объявлений о смене правил и срочных событиях

Смена правил — Тема: новый порядок подачи заявлений на отпуск. С (дата) заявления на отпуск принимаются только через портал. Изменение касается всех сотрудников. Заявление можно открыть в браузере телефона, там же видны остаток дней отпуска и статус согласования. Заявления, поданные по-старому, принимаются до (дата). С вопросами обращайтесь в отдел кадров.

Срочное объявление — Тема: СРОЧНО — (тема). Сотрудникам (отдел / площадка) необходимо сегодня с (время) выполнить (что нужно сделать). Причина: (одно предложение). Подробности — у (человек) по телефону (телефон). При изменении ситуации по этому каналу будет отправлено второе объявление.

Для срочного объявления правило одно: сначала напишите, что нужно сделать, затем — почему, и продублируйте объявление по каналу, который дойдёт до тех, кто не пользуется электронной почтой, например по SMS.

Электронная почта, WhatsApp и доска объявлений: когда их хватает, а когда нет?

В небольшой команде электронной почты или группы в WhatsApp чаще всего достаточно: все знают, кого что касается, и сообщение доходит быстро. Доска объявлений тоже работает — на объекте или у входа в офис. По мере роста компании появляются такие проблемы:

• Неизвестно, до кого дошло объявление, кто его прочитал, а кто не видел.
• Объявление уходит всем; тех, кого оно не касается, утомляют лишние уведомления, и важные объявления теряются.
• Сотрудники на объектах и на производстве, у которых нет корпоративной почты, не получают объявлений, разосланных по почте.
• Сообщение уходит вниз в ленте группы; через неделю объявление трудно найти, и история теряется.
• Время публикации управляется вручную; объявление зависит от рабочего времени одного человека.

Как убедиться, что объявление дошло?

В модуле «Управление объявлениями и новостями» YazSis KurumsalPortal публикация объявления проходит пять шагов: вы готовите содержание, выбираете адресатов, задаёте время публикации, отправляете уведомление и получаете отчёт о прочтении. Каждое объявление сохраняется с категорией и адресуется отдельным людям, командам, отделам или площадкам. Публикация идёт на портале и может дублироваться по электронной почте и SMS; отправка выполняется с собственных учётных записей SMTP и NetGSM организации. Отметки о прочтении и отчёт о рассылке показывают, до кого из адресатов объявление дошло и кто его ещё не прочитал.

Время отправки объявления важно не меньше, чем его содержание. Сотрудникам, работающим по сменам, сообщение должно приходить до начала смены; сообщение, отправленное рано утром тому, кто в отпуске или только что ушёл с ночной смены, остаётся внизу непрочитанным. Если время публикации можно задать заранее, объявление можно подготовить в рабочее время и запланировать на час, когда аудитория скорее всего его увидит. А когда в отчёте видны те, кто не прочитал, короткое напоминание или устное сообщение их руководителя обычно действует лучше, чем повтор того же текста.

Чтобы управлять аудиторией, временем публикации и контролем прочтения вместе, загляните на страницу модуля «Управление объявлениями и новостями».