Образец заявления на отпуск: какие поля нужны в форме и как проходит согласование

На столе HR лежит заявление на отпуск: даты указаны, подпись есть, но графа «выход на работу» пуста. Сотрудник просил 12 дней или 10? Руководитель говорит «я согласовал», но из бумаги непонятно, какой это вид отпуска, а графа с остатком дней исправлена от руки. Когда форма продумана не до конца, каждое пустое поле потом оборачивается звонками, служебной запиской с исправлением и спором об остатке. В этой статье вы найдёте форму заявки на отпуск, которую можно скопировать и адаптировать под свою компанию, заполненный пример и этапы согласования.

Заявление на отпуск — это документ, который на одной странице фиксирует просьбу сотрудника об отпуске, вид отпуска, даты и этапы согласования. Хорошая форма заявки понятна с первого прочтения, показывает остаток дней и позволяет проследить цепочку согласования по порядку подписей.

Образец формы заявки на отпуск: 12 полей

Образец заявления на ежегодный отпуск: дополнительные поля

Для ежегодного отпуска полезно добавить в ту же форму несколько полей — так споров об остатке будет меньше. Их можно собрать в отдельный блок внизу формы:

• Дата возникновения права на отпуск и рабочий год (за какой год используется отпуск)
• Общее число положенных дней, уже использованные и оставшиеся дни
• Если отпуск делится на части — номер части и план оставшихся частей
• Если остаток уже корректировали — краткое пояснение

Дополнительные поля для почасового отпуска и отпуска без сохранения заработной платы

Ту же форму можно использовать для почасового отпуска и отпуска без сохранения заработной платы — просто часть полей заменяется другими. Для почасового отпуска вместо дней указывают время начала и окончания, общее число часов и то, вернётся ли сотрудник на работу в этот день. Для отпуска без сохранения заработной платы важно влияние на расчёты:

• Для почасового отпуска: время начала, время окончания и общее число часов
• С какого остатка списывается почасовой отпуск (ежегодный отпуск, отпуск по уважительной причине или ни с какого)
• Для отпуска без сохранения заработной платы: согласие сотрудника с тем, что за эти дни зарплата не выплачивается
• Для отпуска без сохранения заработной платы: число дней для бухгалтерии и для уведомления SGK (Учреждения социального обеспечения Турции)
• Для отпуска, который может затянуться: дата повторного рассмотрения

Как проходит согласование отпуска?

1. Сотрудник заполняет форму, подписывает её и передаёт руководителю.
2. Руководитель сверяется с планом работ и проверяет, нет ли в команде других отпусков на те же дни.
3. Руководитель вписывает решение: согласовано, отказ или предложение других дат. При отказе и переносе дат причина указывается одним коротким предложением.
4. HR проверяет остаток и вид отпуска и даёт своё согласование.
5. Отпуск вносится в учёт и в календарь команды, остаток обновляется.
6. Сотрудник получает ответ, форма отправляется в дело.

Шесть самых частых ошибок в заявлении на отпуск

1. Нет даты выхода на работу; сотрудник и руководитель понимают дату окончания по-разному.
2. Не указан вид отпуска; потом спорят, был это отпуск по уважительной причине или ежегодный.
3. Не указано, входят ли в число дней выходные и праздничные дни.
4. Остаток вписал сам заявитель, и цифра устарела.
5. Нет даты согласования; непонятно, сколько заявка ждала.
6. Нет данных о замещающем; когда отпуск начинается, неизвестно, кто ведёт дела.

При разработке формы три простых правила облегчат работу: пишите даты везде в одном формате, рядом с каждой подписью ставьте дату и ФИО и умещайте форму на одну страницу. Если выходит две страницы, обычно в форме есть лишнее поле или нужна отдельная форма.

Пример заполненной формы

Заполненный пример ниже полностью вымышлен; люди и цифры нужны только для того, чтобы показать, как читать форму.

Читая пример, обратите внимание на четыре момента. Дата окончания — пятница, дата выхода — понедельник; выходные отдельно не считаются, и две даты не путаются. Число дней указано, поэтому разницу в остатке (с 11 до 6) можно проверить одним взглядом. Решения руководителя и HR датированы — видно, за сколько дней заявку рассмотрели. Графа замещающего заполнена, поэтому с началом отпуска ясно, кому переданы дела.

Бумажный бланк, фото в WhatsApp и Excel: где это работает и где даёт сбой?

Общая проблема всех трёх способов: форма остаётся отдельной записью и не обновляет ни остаток, ни календарь. Даже если заявление заполнено и подписано, но кто-то забыл списать дни, следующая заявка начнётся с неверной цифры. Форма — это доказательство, но не система учёта; система учёта — это место, где результат формы попадает в остаток и календарь. Когда оба действия вручную и одно за другим выполняет один человек, сбои случаются чаще всего: форму согласовали, учёт обновили через неделю, а в промежутке вторую заявку рассмотрели по старой цифре.

Без бланка: заявка с телефона и многоуровневое согласование

В YazSis KurumsalPortal модуль Мобильное управление отпусками переносит шаги формы в цифровой процесс. Сотрудник создаёт заявку на отпуск в браузере телефона, без установки приложения, а дальше процесс идёт так:

1. Создать заявку.
2. Проверить остаток.
3. Отправить руководителю.
4. Завершить согласование HR.
5. Внести в календарь.

Аналог порядка подписей на бумажном бланке — цепочка согласования: пока многоуровневое согласование не завершено, отпуск не считается утверждённым, и каждый шаг фиксируется. Одобренный отпуск вносится в календарь команды, остаток обновляется; записи можно также выгрузить в отчёт XLSX. Какие поля формы и в каком виде будут храниться в портале, зависит от настройки; эта статья не утверждает, что модуль содержит все двенадцать полей из таблицы выше.

Если вы хотите заменить бумажный бланк заявкой, которую заполняют с телефона, посмотрите модули на странице KurumsalPortal.