Корпоративный портал или отдельные программы? Критерии для решения

Короткий ответ такой: неправильного варианта нет. Разница проявляется в том, насколько процессы соприкасаются друг с другом. Подход корпоративного портала — это модель, в которой отпуска, выдача имущества, посетители, проверки и другие задачи собраны в единой инфраструктуре пользователей, прав и уведомлений; подход отдельных программ — это использование отдельного продукта для каждого процесса.

Эта статья — не столько презентация продукта, сколько руководство по принятию решения; наша цель — помочь вам принять решение, задав правильные вопросы, какой бы путь вы ни выбрали. Примеры мы приводим на YazSis KurumsalPortal, но критерии работают для любого решения, которое вы рассматриваете.

Где сильны отдельные программы

• Глубокая специализация: в таких областях, как расчёт зарплаты, бухгалтерия или планирование производства, есть продукты, которые годами совершенствовались именно под эту задачу.
• Сделанные вложения: разбирать работающую систему, которую команда хорошо знает, чаще всего — лишний риск.
• Потребность одного подразделения: для задачи, которая касается только одного отдела и не пересекается с другими процессами, достаточно отдельного продукта.

То есть «собрать всё в одной программе» не является самоцелью. Сохранить продукт, который хорошо делает свою работу, разумно; проблема в том, что с ростом числа продуктов растёт и число швов между ними.

Скрытая цена отдельных программ

Главные расходы накапливаются не в самих продуктах, а в промежутках между ними. Когда выходит на работу новый сотрудник, учётную запись приходится открывать отдельно в системе отпусков, в журнале посетителей, в таблице выдачи имущества и в инструменте объявлений. Когда сотрудник уходит, одну и ту же процедуру закрытия приходится выполнять в пяти местах; если в одном забыли, старый пользователь остаётся внутри.

• В каждом продукте свой список пользователей, свои пароли и своя логика прав; если человек в одном из них «администратор», никто не знает, какие права он получил в другом.
• Уведомления приходят из пяти разных мест; сотрудник не знает, куда смотреть.
• Данные для отчёта руководства приходится собирать вручную.
• Договор, обновления и поддержка каждого продукта отслеживаются отдельно; даты продления разбросаны по разным месяцам.

Главный вклад портала: общие права

Самая ощутимая польза корпоративного портала — управление правами из одного места. В модуле Управление меню и правами KurumsalPortal права на просмотр и на действия задаются на уровнях роли, подразделения и пользователя. Пользователю можно дать для меню только право просмотра; право на действия определяется отдельно. Так не каждому, кто должен видеть информацию, приходится быть тем, кто может её менять.

Временным доступом тоже управляют из того же места: человеку, замещающему руководителя в отпуске, можно выдать права на определённый срок. Поскольку каждое выданное и отозванное право попадает в журнал, потом можно проверить, у кого какие права были и когда. Для системных администраторов и ИТ-команд это значит, что на запросы о правах можно отвечать по одной записи, а не «просматривая кучу экранов». Так на практике становится выполнимым и принцип минимально необходимых прав.

Когда права управляются в пяти разных продуктах, узнать, кто что может видеть, невозможно; когда в одном месте — упрощается даже сам вопрос.

Шесть критериев для решения

1. Насколько процессы связаны друг с другом? Задачи, которых касается каждый сотрудник, — отпуска, поручения, объявления, посетители — выигрывают от общей инфраструктуры; задачи одного отдела выигрывают меньше.
2. Сколько разных продуктов вы готовы вести? Каждый продукт — это договор, обновление и канал поддержки.
3. Насколько чувствительны права и персональные данные? Когда рамки по ролям заданы в одном месте, вероятность ошибки при работе с чувствительными данными снижается.
4. Как сотрудники будут получать доступ? Единый вход через браузер телефона без установки приложения — это разница для команд на объектах и работающих по сменам.
5. Как быть с существующими системами? Если вы не откажетесь от ERP, PDKS (система учёта рабочего времени) или системы расчёта зарплаты, поток данных нужно обсуждать с самого начала.
6. Как вы будете расти? Можно ли начать с малого и добавлять модули — или каждая новая потребность означает новую покупку?

Практичный способ оценки такой: выпишите три процесса, которые за последний месяц создали больше всего почты и звонков. Сколько из них затрагивают одних и тех же сотрудников, одних и тех же согласующих и одни и те же каналы уведомлений? Если ответ «большинство», общая инфраструктура сэкономит вам время; если «ни один», может хватить и отдельного продукта.

Смешанная модель тоже допустима

Решение чаще всего не сводится к «всё или ничего». KurumsalPortal состоит из 33 модулей, и брать их все сразу не требуется: начинают с нужных модулей, а по мере роста потребностей новые добавляются в ту же инфраструктуру пользователей, прав и уведомлений. Портал работает автономно: если нужен обмен данными с ERP, PDKS или системой расчёта зарплаты, какие данные и как передавать, определяется вместе при анализе потребностей. Мы не говорим о готовой интеграции; объём зависит от проекта. Это показывает, что смешанная модель — реалистичный вариант: системы, требующие глубокой специализации, остаются на месте, а разрозненные задачи между ними собираются на портале.

Чтобы увидеть, какие модели подходят вашему процессу, можно посмотреть список модулей на странице KurumsalPortal, а какие задачи выиграют от общей инфраструктуры, мы можем вместе оценить при анализе потребностей.