Как выбрать корпоративный портал: чек-лист RFP из 25 вопросов

Вы посмотрели демо трёх поставщиков. У всех красивый интерфейс, все говорят «мы умеем всё», а через неделю сравнить нечего. Выбор портала — это не столько вопрос, понравилась ли программа, сколько проверка того, подходит ли она к тому, как работает ваша компания; по скриншотам этого не оценить. Решение — упрощённая версия метода, который в корпоративных закупках называют RFP: задать всем одни и те же вопросы письменно и положить ответы рядом. Тогда решение опирается не на впечатление от демо, а на обязательства, зафиксированные на бумаге.

RFP (Request for Proposal, запрос предложений) — это письменное обращение организации к поставщикам с её потребностями и вопросами по решению, которое она хочет купить, и просьба прислать предложения в одних и тех же рамках. Для выбора корпоративного портала это означает краткое описание потребностей на несколько страниц и список вопросов.

Что такое RFP и как проходит процесс RFP?

В крупных корпоративных закупках RFP часто представляет собой документ на десятки страниц. Для выбора внутреннего портала достаточно гораздо более лёгкой версии. Обычно процесс идёт в таком порядке:

1. Опишите потребность. Какие процессы разрознены, кто будет пользоваться, с каких устройств будут входить? Не больше страницы; пример ниже.
2. Держите список поставщиков коротким. Выберите не больше поставщиков, чем сможете основательно проработать.
3. Отправьте всем один и тот же список вопросов. Не подстраивайте вопросы под одного поставщика; сравнение возможно только при одинаковых вопросах.
4. Запросите письменные ответы, демо оставьте на потом. Если письменные ответы поставщика вас не устроили, смотреть его демо не нужно.
5. Оценивайте ответы с весами. Давайте больший вес разделам, критичным для вас.
6. Начните с малого. Пробуйте выбранное решение не сразу во всей компании, а на одном-двух процессах.

Пример описания потребности: записи об отпусках, закреплённом имуществе и посетителях разбросаны по письмам и таблицам. Часть сотрудников работает на выезде и не пользуется корпоративной почтой. Наша цель — перевести эти три процесса в цифровые маршруты, где фиксируется каждый шаг, управлять правами по ролям и дать сотрудникам возможность работать с телефона без установки приложения. В предложении должно быть чётко указано, где будут храниться данные и как будет выстроена связь с существующими системами.

Интранет выбирают так же. Сначала уточните, о каком решении идёт речь: вам нужен внутренний сайт только для объявлений и документов или портал, в котором ведутся отпуска, закреплённое имущество и заявки? От ответа зависит, каким вопросам ниже вы дадите больший вес.

25 вопросов для RFP

Пять разделов по пять вопросов; в каждом разделе нумерация начинается заново, всего 25. Вопросы можно отправить поставщикам как есть. Не довольствуйтесь ответами «да» или «нет»; в каждом вопросе просите ответить и на вопрос «как». Например, от поставщика, который на вопрос «есть ли мобильная версия?» отвечает «есть», ждите, что он покажет, как сотрудник с телефона от начала до конца создаёт заявку на отпуск.

A. Размещение и данные

1. Где работает система: на нашем сервере, в облаке поставщика или в стороннем сервисе?
2. Кто управляет нашими данными и где они хранятся? Кто отвечает за резервное копирование?
3. Каковы технические требования? Совместимы ли они с нашей инфраструктурой и привычками нашего ИТ-отдела?
4. В каком формате мы получим данные обратно после окончания договора?
5. Какие меры защиты предусмотрены для чувствительных полей, таких как идентификационный номер и IBAN?

B. Роли и права доступа

1. Можно ли задавать доступ к меню и данным отдельно по ролям, отделам и пользователям?
2. Можно ли одному пользователю дать право только просматривать запись, а другому — выполнять с ней действия?
3. Можно ли выдать временные права тому, кто замещает руководителя на время его отпуска?
4. Фиксируется ли каждое выданное и отозванное право, видно ли, у кого и когда было какое право?
5. Ведётся ли журнал аудита доступа к документам и выполненных действий?

C. Мобильная работа и опыт сотрудников

1. Могут ли сотрудники работать в браузере телефона без скачивания приложения?
2. По каким каналам уведомления доходят до полевых и производственных сотрудников без корпоративной почты?
3. По каким каналам отправляются согласования и уведомления и с чьей учётной записи?
4. Что новый сотрудник видит при первом входе? Как организованы обучение и справочные материалы?
5. Можете ли вы показать демо на телефоне? Удобно ли заполнять формы на маленьком экране?

D. Интеграция и состав решения

1. Есть ли готовая интеграция с нашими системами ERP, учёта рабочего времени и расчёта зарплаты? Если нет, как выстраивается обмен данными и кто за него отвечает?
2. Какие данные мы можем выгружать (например, в XLSX) и в каких форматах загружать?
3. Модули покупаются по одному или единым пакетом? Можно ли добавлять модули по мере роста потребностей?
4. Как перенести наши данные из Excel (список сотрудников, остатки отпусков) при первоначальной настройке?
5. Если понадобится процесс, специфичный для нас, как будут управляться объём работ и изменения?

E. Поддержка и рост

1. По какому каналу, в каком объёме и с каким подходом к срокам ответа оказывается поддержка после внедрения? Нам нужно это в письменном виде.
2. Новый модуль добавляется к той же структуре пользователей и прав или требует отдельной установки?
3. Как выполняются обновления? Можно ли устанавливать их, не прерывая работу?
4. Можно ли начать с одного процесса в небольшом объёме?
5. Будем ли мы сами управлять системой в повседневной работе или за каждым изменением придётся обращаться к поставщику?

Как оценивать ответы?

При оценке избегайте двух ошибок. Первая — давать всем разделам одинаковый вес: для компании с чувствительными данными важнее размещение и права, для компании со сменным графиком — мобильная работа. Вторая — слушать ответы только от отдела продаж. Технические вопросы оценивайте вместе с ИТ-отделом, вопросы процессов — с HR и руководителями операционных подразделений; голос тех, кто будет пользоваться порталом, должен учитываться в решении.

Когда разумно продолжать работать в Excel и с электронной почтой?

RFP нужен не всегда. В небольшой компании с одним офисом и простыми процессами может хватить таблицы для отпусков и рассылки для объявлений; отдельный портал в этом случае станет лишней нагрузкой. О том, что пора выбирать, говорят такие признаки: согласования теряются в цепочках писем, одна и та же информация ведётся в нескольких таблицах, к чувствительным данным имеют доступ люди, которым он не нужен, а когда руководство просит отчёт, данные собирают вручную. Сравнительную таблицу можно подготовить и в Excel; главное, чтобы ответы были письменными и всем задавались одинаковые вопросы.

Как KurumsalPortal отвечает этим критериям?

Приведённый выше список можно применить и к нашему продукту. YazSis KurumsalPortal работает на собственном сервере заказчика, и данные не отправляются в стороннее облако; достаточно стандартного хостинга cPanel, система работает на PHP и MySQL. Сотрудники пользуются им в браузере телефона без установки приложения. В модуле Управление меню и правами права задаются на уровнях ролей, отделов и пользователей, право на просмотр и право на действия выдаются отдельно, можно задать временный доступ, а каждое изменение прав фиксируется. Область видимости данных по ролям, маскирование чувствительных полей, журнал доступа к документам и журнал аудита помогают выстроить процесс с учётом KVKK — турецкого закона о защите персональных данных.

Чтобы адаптировать список вопросов под свою компанию и изучить структуру из 33 модулей, посмотрите страницу KurumsalPortal.