Как выбрать корпоративный мессенджер? 7 критериев и сравнение

Одна проектная команда сама выбрала инструмент для переписки, через несколько недель другая команда перешла на другой. В конце года, чтобы найти, где записано то или иное решение, приходится искать в трёх приложениях; учётная запись уволившегося сотрудника всё ещё активна; рабочие файлы лежат в личном аккаунте сотрудника. Ни один инструмент не был плохим — все были быстрыми и удобными. Не хватало другого: связи переписки с порядком хранения записей, прав доступа и данных в компании. Поэтому корпоративный мессенджер выбирают не по вопросу «каким пользуются чаще всего?», а по критериям ниже.

Корпоративный мессенджер — программа, в которой личная и групповая переписка сотрудников, обмен файлами и изображениями ведутся на платформе под контролем организации; его также называют корпоративной системой обмена сообщениями. Его отличие от личного мессенджера в том, что переписка хранится не в аккаунте сотрудника, а в системе организации.

Как выбрать корпоративный мессенджер? Семь критериев

Таблицу ниже можно использовать как оценочную карту: каждому инструменту-кандидату ставьте 0, 1 или 2 балла по каждой строке и сравнивайте не сумму, а строки, где он получил ноль. Инструмент, получивший ноль по критерию, без которого ваша компания не может обойтись, отсеивается, как бы хорош он ни был по остальным шести.

Корпоративные мессенджеры: сравнение трёх вариантов

Мы не утверждаем, что какой-то вариант в таблице «лучше» или «хуже» других; каждый больше подходит для своей задачи. Важно заранее решить, какие критерии ваша компания считает обязательными. Если вам нужен просто быстрый чат, может хватить первого варианта. Если же в этой переписке ходят решения, согласования и файлы, на первый план выходят хранение переписки и права доступа.

Если вы склоняетесь к отдельному корпоративному чату, до подписания договора запросите письменные ответы на такие вопросы: где хранится переписка, в каком формате вы получите свои данные после окончания договора, управляете ли вы пользователями из своего текущего списка, кто отключает учётную запись уволившегося сотрудника? Эти вопросы актуальны для любого продукта, а расплывчатый ответ сам по себе о многом говорит.

Когда достаточно остаться в личном мессенджере, а когда нет?

В команде из пяти-десяти человек, в одном офисе, где решения, требующие записи, фиксируются в другом месте, личного мессенджера вполне достаточно; навязывать кому-то новый инструмент незачем. По мере роста компании начинают появляться такие проблемы:

• Когда и кем принято решение, теряется в ленте сообщений, и его приходится искать.
• На телефоне уволившегося сотрудника остаются рабочая переписка и файлы.
• Компания не знает, кого добавили в группы и кого из них удалили.
• Сотрудники ведут рабочую и личную переписку в одном приложении, поэтому граница рабочего времени размывается: непонятно, нужно ли отвечать на сообщения после работы.
• Сотрудники на объектах и на производстве пользуются разными приложениями, одна и та же тема обсуждается в нескольких местах.

Пять вопросов, которые нужно решить внутри компании до выбора инструмента

1. Назначение: мессенджер нужен только для координации команды или это будет канал, по которому идут и решения, и файлы?
2. Правила: какие темы обсуждаются в мессенджере, а какие переносятся в рабочий процесс с записью (отпуск, заявка, согласование)?
3. Управление: кто создаёт и закрывает группы, кто отключает доступ уволившегося сотрудника?
4. Время: ждут ли ответа в нерабочее время, определён ли отдельный канал для срочных случаев?
5. Переход: когда закроется старый канал и как познакомить сотрудников с новым инструментом?

Как провести небольшое испытание инструментов-кандидатов?

Прежде чем заполнять оценочную карту, испытайте два инструмента-кандидата с одной командой на реальной работе. Испытание покажет гораздо больше, чем скриншоты.

1. Выберите пилотную команду. Пусть в ней будут люди с разными ролями: руководитель, сотрудник с объекта или производства, офисный сотрудник.
2. Перенесите реальную работу. Ведите в новом инструменте еженедельную координацию или обмен файлами по проекту.
3. Проверьте трудные вопросы. Где останется переписка, если сотрудник уволится? Кто может видеть чат? Где найти файл, которым поделились три недели назад?
4. Удалите одного пользователя. Отключите учётную запись и посмотрите, что станет с прошлой перепиской.
5. Задайте сотрудникам один вопрос. Хотите ли вы отказаться от старого способа? Этот ответ скажет больше, чем оценочная карта.

Как «Модуль сообщений» KurumsalPortal отвечает на эти критерии?

В YazSis KurumsalPortal «Модуль сообщений» подходит к семи критериям так:

• Хранение переписки: личные и групповые чаты и файлы, которыми поделились, сохраняются внутри портала; даже при смене сотрудника или команды рабочая переписка остаётся в памяти компании.
• Доступ: к чатам имеют доступ только уполномоченные лица; круг тех, кто может открыть записи, ограничивается настройками прав.
• Файлы и изображения: в личных чатах и командных группах можно обмениваться файлами и изображениями; содержимое остаётся в записи чата.
• Непрочитанные сообщения и уведомления: пользователь видит непрочитанные сообщения с одного взгляда и получает уведомления о новых сообщениях.
• Место хранения данных: портал работает на собственном сервере клиента, и данные не передаются в стороннее облако; система работает на PHP и MySQL на стандартном хостинге cPanel.
• Пользователи и права: мессенджер использует ту же инфраструктуру пользователей, прав и уведомлений, что и другие модули портала; пользователи и роли управляются в одной структуре.
• Удобство: сотрудники пользуются порталом в браузере телефона без установки приложения.

Практическое следствие общей платформы в том, что мессенджер не стоит особняком. Отпуска, объявления, задачи и другие дела ведутся в той же структуре пользователей, поэтому сотрудник входит везде с одной учётной записью; а поскольку пользователи и права управляются в одной структуре, доступ уволившегося сотрудника не нужно искать в отдельном списке мессенджера. Согласования и заявки, требующие записи, правильнее вести не в мессенджере, а в их собственных модулях: мессенджер нужен для координации и не заменяет механизм согласования.

Подробности о модуле — на странице «Модуль сообщений», о других модулях портала — на странице KurumsalPortal.