Как составить отчёт по продажам? Шаблон еженедельного и ежемесячного отчёта

За день до понедельничной планёрки руководитель отдела продаж просит отчёт. Три менеджера присылают три разных файла Excel: один отсортировал сделки по этапам, другой — по клиентам, третий перечислил только закрытые. Итоги не сходятся; ответ на вопрос «сколько мы продали в этом месяце?» зависит от того, какой файл открыть. Часы, потраченные на отчёт, уходят не на объяснение цифр, а на их подгонку. Проблема чаще всего не в форме отчёта, а в том, что непонятно, из каких данных и по каким определениям он составлен.

Отчёт по продажам — короткий сводный документ, который по единым определениям показывает, что сделал отдел продаж за определённый период, на каких этапах находятся сделки и на какую сумму закрыты продажи. Ниже вы найдёте структуру еженедельного и ежемесячного отчёта, способ расчёта показателей, пример отчёта на одной странице и практические советы для Excel и дашборда.

Какие показатели должны быть в отчёте по продажам?

Отчёт не становится лучше от того, что в нём больше показателей; каждый показатель должен вести к решению. Для еженедельного отчёта шести показателей ниже хватает большинству отделов B2B-продаж.

Не включайте открытые сделки в знаменатель процента выигранных сделок; смотрите только на закрытые. Если добавить открытые сделки в знаменатель, процент окажется ниже реального из-за ещё не завершённых сделок.

Что добавить в ежемесячный отчёт по продажам?

Ежемесячный отчёт дополняет еженедельный сравнением периодов, разбивками и анализом потерь. Список ниже можно перенести в свой шаблон без изменений.

• Предыдущий месяц и тот же месяц прошлого года: если ваш бизнес сезонный, сравнение только с предыдущим месяцем вводит в заблуждение.
• Разбивка по менеджерам: сумма, число сделок и процент выигранных сделок читаются вместе; одна только сумма часто вводит в заблуждение.
• Распределение по группам товаров или услуг: какая группа приносит выручку и какая отстаёт от цели?
• Распределение по источникам сделок: отделяет канал, который действительно приносит продажи, от канала, который приносит лишь много заявок.
• Средний срок закрытия: среднее значение разницы между датами открытия и закрытия выигранных сделок.
• Причины проигранных сделок: причина, выбранная из короткого списка — цена, конкурент, сроки, бюджет; свободный текст не поддаётся подсчёту.
• Ожидания на следующий период: сумма сделок, ожидаемая дата закрытия которых приходится на следующий месяц. Это не точный прогноз, а ориентир для руководства.

Пример отчёта по продажам: структура на одной странице

Отчёт, который не помещается на одну страницу, не читают. Порядок ниже одинаков для еженедельного и ежемесячного отчёта; растёт только таблица с цифрами.

1. Заголовок и период: название отчёта, диапазон дат, составитель и источник данных.
2. Краткие выводы: три предложения, которые читают первыми. Например: «Поток новых сделок замедлился; на этапе предложения скапливаются сделки; две крупные сделки вышли за ожидаемую дату».
3. Таблица с цифрами: показатели выше рядом с данными предыдущего периода.
4. Распределение по этапам: краткая наглядная сводка воронки; этап, где скапливаются сделки, отмечается.
5. Просроченные сделки: название сделки, ответственный, ожидаемая дата и следующий шаг. Не больше одного экрана.
6. Риски и решения: решения, которых ждут от руководства, например согласование скидки или запрос дополнительных ресурсов.
7. Следующий период: сделки, которые ожидается закрыть, и цель на период.

На встрече не читайте отчёт от начала до конца. Сначала озвучьте три кратких вывода, затем уделите время только просроченным сделкам и ожидающим решениям. Таблица с цифрами — приложение, которое открывают, если о ней спросят, а решения принимаются во втором и шестом разделах. Такой порядок позволяет использовать еженедельную встречу для решения задач, а не для прослушивания цифр.

Как подготовить ежемесячный отчёт по продажам в Excel?

Для надёжного отчёта в Excel подходит структура из трёх листов. На листе исходных данных каждая сделка — одна строка: название сделки, клиент, ответственный, этап, сумма, дата открытия, ожидаемая дата закрытия и статус закрытия. На расчётном листе формулы вроде СЧЁТЕСЛИМН и СУММЕСЛИМН рассчитывают показатели по этим строкам. Сводный лист — единственная страница, которую видит руководитель. Так вы не вписываете цифры вручную, а выводите их из данных.

Excel вполне подходит для небольшой команды и короткого списка сделок. Слабые места такие:

• Данные каждую неделю заново вставляются вручную; если пропустить строку, итог незаметно меняется.
• Названия этапов пишут по-разному («Предложение отправлено», «предложение», «На предложении»), и формула считает их отдельно.
• Когда несколько человек копируют и правят файл, снова возникает вопрос «какая версия актуальна?».
• Показатели вроде просроченных сделок требуют сравнения дат; неверный формат даты портит весь столбец.

Дашборд отчёта по продажам: что должно быть видно с первого взгляда?

Дашборд — живая версия отчёта, но показывать всё он не обязан. Достаточно пяти вещей, которые читаются с первого взгляда: закрытые продажи относительно цели, открытые сделки по этапам, просроченные сделки, процент выигранных сделок и ожидаемая сумма закрытия на следующий период. Всё остальное отвлекает внимание.

У дашборда два ограничения: цифры точны ровно настолько, насколько точно внесены данные, и он не отвечает на вопрос «почему». Причину просрочки сделки вы всё равно узнаёте в разговоре с менеджером; дашборд лишь показывает, о чём нужно поговорить.

Частые ошибки в отчёте по продажам

• Показывать только сумму: одна крупная сделка может сама по себе приукрасить месяц. Сумма, которую не читают вместе с числом сделок и процентом выигранных сделок, скрывает реальную работу команды.
• Оставлять открытой давно устаревшую сделку: пока сделка, от которой клиент давно отказался, остаётся в воронке, распределение по этапам выглядит лучше, чем есть. На каждой встрече закрывайте просроченные сделки или ставьте новую дату.
• Подавать прогноз как факт: ожидаемая дата закрытия — это предположение. В отчёте «ожидаемые» и «закрытые» должны быть подписаны отдельно.
• Менять отчёт, ни с кем не согласовав: когда меняется определение показателя, сравнение с прошлыми периодами теряет смысл. Если меняете определение, пересчитайте и прошлые периоды по новому определению.
• Не принимать решений после отчёта: если отчёт на встрече не превращается в список «следующих шагов», усилия на его подготовку потрачены впустую.

Как читать отчёт по продажам в KurumsalPortal и YazSis CRM AI?

Модуль «Продажи / предложения и клиенты» хранит в общем процессе карточки клиентов, сделки, встречи, версии коммерческих предложений в нескольких валютах, согласования и закрытые продажи. Отчёт модуля по сделкам, продажам и конверсии позволяет руководителю продаж видеть в одном отчёте, сколько сделок на каком этапе и какие продажи закрыты. Вместо того чтобы собирать для отчёта отдельную таблицу, вы читаете его прямо по записям сделок и предложений.

В YazSis CRM AI воронка сделок состоит из этапов «Новая», «Контакт», «Демо», «Предложение», «Выиграна» и «Проиграна». На панели сделок видны сделки, распределённые по этапам, суммы и ожидаемые даты закрытия; просроченная сделка выделяется красным. Выигранная сделка при необходимости открывает запись платежа. Сегодня YazSis CRM AI используется в собственном центре поддержки и продаж YazSis; объём внедрения, адаптированного под вашу компанию, определяется после анализа потребностей.

Если хотите увидеть процесс от записей о предложениях и сделках до отчёта по продажам, можно изучить страницу модуля «Продажи / предложения и клиенты».