Как составить коммерческое предложение: 8 разделов КП, на которое клиент скажет «да»

Вечером клиент пишет: «Можно узнать цену?» Утром вы выгружаете PDF из Excel, отправляете его — и неделю тишина. Вы звоните, а клиент спрашивает: «Мы получили и другие предложения, а что именно входило в ваше?» В предложении не было сказано, что в него входит, до какого числа оно действует и чьё согласование нужно; была только цифра. Цифра — лишь часть решения. Коммерческое предложение — это документ, который позволяет клиенту отстоять эту цифру внутри своей компании.

Коммерческое предложение — это документ, в котором продавец письменно сообщает, какой продукт или услугу, в каком объёме, по какой цене и на каких условиях он предлагает в ответ на конкретную потребность. В этой статье разбираем восемь разделов КП, практические советы для формы, презентации и письма с предложением, а также то, где хранить предложение.

8 разделов коммерческого предложения

1. Краткое описание потребности: изложите проблему клиента его же словами в двух-трёх предложениях. Если клиент видит в предложении свою проблему, он дочитает его до конца.
2. Предлагаемое решение и объём работ: что будет сделано, что будет передано и что не входит в объём. Строка «не входит в объём» снижает риск будущего спора «мы думали, это тоже включено».
3. Позиции: описание, количество, единица измерения и цена за единицу по каждой позиции. Скидка и НДС — отдельными строками.
4. Цена и условия оплаты: итоговая сумма, валюта, включён ли НДС, и график платежей. Предоплата или отсрочка, сколько и на каком этапе?
5. График поставки и внедрения: дата поставки или этапы начала и завершения; подготовка, которая требуется от клиента.
6. Срок действия: до какой даты действует предложение. Вместо относительных формулировок вроде «с момента отправки» укажите календарную дату.
7. Условия и допущения: допущения, влияющие на цену (курс валют, сырьё, дополнительные запросы), условия обслуживания и поддержки, правила отмены и изменений.
8. Следующий шаг и контакты: что сделать, чтобы принять предложение, кому написать и имя того, кто подготовил КП. Предложение не должно оставлять без ответа вопрос «что вы от меня хотите?».

Как составить форму коммерческого предложения?

Форма КП — это постоянный шаблон, в котором восемь разделов выше повторяются в каждом предложении в одном и том же порядке. Продумайте форму в два слоя: неизменная часть (реквизиты компании, общие условия, политика оплаты, условия обслуживания) и часть, которую заполняют для каждого предложения (клиент, описание потребности, позиции, цена, срок действия). Если неизменная часть хранится в одном месте, то при изменении условий не остаётся старых копий.

• Если обязательные поля не заполнены, предложение не должно формироваться; чаще всего забывают срок действия и автора.
• Номер и дата предложения присваиваются последовательно; номер, написанный вручную, однажды совпадёт у двух предложений.
• Итог не вводится вручную, а рассчитывается по позициям; порядок скидки и НДС одинаков в каждом предложении.

Как подготовить презентацию коммерческого предложения?

Для крупных или многопозиционных предложений мало просто отправить документ — нужна и короткая презентация. Презентация не пересказывает предложение, а отвечает на вопросы того, кто принимает решение: в чём была наша проблема? Как предлагаемое решение её решает? Сколько это стоит и что входит? Какие риски и допущения? До какого срока нужно принять решение? Если построить презентацию на этих пяти вопросах, каждый слайд будет отвечать на один из них.

Не выходите в презентации за рамки цифр из предложения: если цена, услышанная на презентации, отличается от цены в документе, клиент усомнится в обеих. Вопросы и возражения, прозвучавшие после встречи, внесите в версию предложения.

Как написать письмо с коммерческим предложением?

Письмо — первое, что клиент видит из вашего предложения. Прежде чем открыть вложение, клиент читает тему и первые два предложения. Шаблон ниже подходит для большинства B2B-предложений; замените текст в квадратных скобках своими данными.

Тема: Коммерческое предложение для [компания] – [номер КП], действует до [дата окончания]. Здравствуйте, [имя]! Направляю во вложении предложение, подготовленное с учётом того, что вы рассказали на нашей встрече [дата]: [описание потребности]. В нём вы найдёте объём работ, позиции, цену и условия оплаты. В четверг я хотел бы позвонить вам и ответить на вопросы; если удобнее другой день, просто напишите. С уважением, [имя и фамилия]

• В теме письма — номер предложения и срок действия; так его потом легче найти.
• В первых двух предложениях — потребность клиента, а не презентация вашей компании.
• Имя файла во вложении показывает версию: получив два файла, клиент поймёт, какой из них актуален.
• В конце — конкретный шаг: в какой день вы позвоните или до какой даты ждёте ответа.

Финальная проверка перед отправкой

Исправлять предложение после того, как оно ушло клиенту, хлопотно, и это подрывает доверие. Перед отправкой прочитайте его ещё раз глазами клиента и задайте себе такие вопросы:

• Верны ли название клиента, контактное лицо и номер предложения? Имя, оставшееся от предыдущего клиента, — частая ошибка.
• Сходятся ли сумма позиций, скидка и НДС при ручной проверке?
• Одинакова ли валюта во всех строках и в итоге или она смешана?
• Указан ли срок действия календарной датой и находится ли эта дата в будущем?
• Найдёт ли человек, впервые читающий предложение, ответ на вопрос «что мне теперь делать?»?
• Получено ли нужное согласование и является ли вложенный файл именно согласованной версией?

Если ответы на эти шесть вопросов дополнительно проверит руководитель или коллега, вероятность ошибки заметно снижается. Для крупных предложений сделайте такую проверку частью этапа согласования.

Что делать после отправки предложения?

Работа с предложением не заканчивается отправкой. В день отправки запишите в сделку дату следующего контакта: даже если клиент молчит, у вас будет повод позвонить. При первом контакте спросите, дошло ли предложение и есть ли вопросы. Если клиент возражает, зафиксируйте возражение; если нужна доработка, создайте новую версию. Ближе к окончанию срока действия напомните о себе: когда срок предложения истекает, повторное обсуждение цены затягивает дело и для вас, и для клиента.

КП в Excel, Word и по электронной почте: где это работает, а где мешает?

Компании, которая отправляет несколько предложений в неделю, с постоянным продуктом и простыми ценами, шаблона в Word или Excel достаточно. Но с ростом числа предложений, позиций и людей, которые их готовят, появляются такие проблемы:

• Шаблон множится при каждом копировании; когда меняется условие, обновляется лишь одна копия.
• Какая версия ушла клиенту, угадывают по имени файла; доработки копятся под названиями вроде «финал», «финал2».
• Предложение и история переговоров с клиентом хранятся в разных местах; когда меняется менеджер, контекст теряется.
• Руководитель согласует по почте или в мессенджере; какое согласование получено для предложения, нигде не зафиксировано.

Предложение, карточка клиента и сделка в одной записи

Модуль Продажи / предложения и клиенты ведёт карточки клиентов, сделки, переговоры, версии предложений в нескольких валютах, согласования и закрытые продажи в общем процессе. Процесс состоит из пяти шагов: зарегистрировать клиента, открыть сделку, подготовить предложение, пройти согласование, сформировать отчёт по продаже. Предложения можно готовить в разных валютах, каждая доработка сохраняется отдельной версией, а перед отправкой клиенту предложение проходит согласование. Поскольку каждое предложение хранится вместе с карточкой клиента и связанной сделкой, отдел продаж видит в одной записи, какое предложение ушло какому клиенту.

В YazSis CRM AI предложение проходит этапы «черновик», «ожидает согласования», «отправлено», «принято» и «отклонено»; предусмотрено согласование руководителя. Печатная форма предложения — готовая к печати страница с позициями, скидкой, НДС и итоговой суммой, а также сроком действия и именем составителя. Сегодня YazSis CRM AI используется в собственном центре поддержки и продаж YazSis; объём внедрения, адаптированного под вашу компанию, мы определяем вместе после анализа потребностей.

Как предложение хранится вместе с карточкой клиента, сделкой и согласованием, можно посмотреть на странице модуля «Продажи / предложения и клиенты».