Как провести инвентаризацию склада? Подготовка, день пересчёта и разбор расхождений

В последнюю неделю года распечатаны инвентаризационные описи. Заведующий складом пересчитывает первый стеллаж, смотрит на цифру на экране и качает головой: в системе сорок, на полке тридцать шесть. Где четыре единицы? Не провели отгрузку по заказу, поставку положили не на тот стеллаж или ошиблись при пересчёте? Ответа нет, день затягивается, команда устаёт, и инвентаризация превращается в повинность, о которой забудут до следующего года. Так день пересчёта начинается на многих предприятиях: цифры не сходятся, сотрудники готовы обвинять друг друга, а к концу дня расхождения одно за другим «исправляют». В этой статье разбираем, как планировать инвентаризацию, кто её проводит и как действовать при расхождениях.

Инвентаризация — пересчёт вида и количества товаров, фактически находящихся на складе или в магазине, и сравнение их с учётными остатками. Её цель — сопоставить учёт с реальностью и сделать видимой причину расхождения; исправить цифру на бумаге — лишь последний шаг.

Зачем проводят инвентаризацию?

• Чтобы увидеть, отражают ли учётные остатки реальность: на этой цифре основаны решения о закупках и продажах.
• Чтобы рано заметить потери, повреждения, неправильное размещение и неучтённые движения.
• Чтобы критические уровни и точки заказа работали правильно: неверный начальный остаток даёт неверные сигналы.
• Чтобы финансы и аудит могли доверять стоимости запасов.
• Чтобы узнать слабые места складских процессов — в какой товарной группе и при каком виде движения возникают расхождения.

Кто проводит инвентаризацию?

Главный принцип: тот, кто считает, не проверяет собственный учёт. Человек, который управляет складом, может участвовать в инвентаризации и подсказывать, раз он хорошо знает цифры; но если он один пересчитает стеллаж и сравнит со своими же записями, результат будет предвзятым. Для небольшого и среднего склада подходит такое распределение:

В небольшой команде распределить все эти роли между разными людьми может не получиться. Тогда хотя бы следите, чтобы считающий и вносящий данные были разными людьми, а утверждение корректировок оставьте вышестоящему руководителю. Когда два человека видят работу друг друга, это гораздо надёжнее, чем если один и считает, и исправляет.

Подготовка к инвентаризации

• Определите охват: весь склад, определённая товарная группа или определённые стеллажи?
• Объявите день и время инвентаризации; сообщите соответствующим командам, что во время пересчёта приёмки и отгрузки не будет.
• До инвентаризации проведите в учёте непроведённые товарные накладные, открытые заказы и перемещения.
• Наведите порядок на складе: разложите разрозненные коробки по местам, повреждённые товары и товары, ожидающие возврата, вынесите в отдельную зону.
• Подготовьте инвентаризационные описи: название товара и единица измерения (шт., коробка, кг) должны быть указаны чётко, а считающие должны пересчитывать, не видя учётного количества.
• Проверьте инструменты: сканеры штрихкодов, этикетки, ручки и освещение.
• Коротко проинструктируйте счётную команду: как учитывать товар, который лежит и на другом стеллаже, как считать вскрытую коробку?

День инвентаризации шаг за шагом

1. Остановите приёмку и отгрузку или отдельно отмечайте движения после начала пересчёта.
2. Разделите склад на зоны или ряды стеллажей; закрепите за каждой зоной ответственную команду.
3. Не показывайте считающим учётное количество; пусть они записывают то, что насчитали, в пустую опись.
4. Помечайте или маркируйте каждую пересчитанную зону: разделение на пересчитанные и непересчитанные стеллажи должно быть чётким.
5. После пересчёта сравните опись с учётным количеством и выпишите позиции с расхождениями.
6. Позиции с расхождениями пусть пересчитает вторая команда; если оба пересчёта совпадают, расхождение реально.
7. Результаты подписывает ответственный за инвентаризацию, и они хранятся вместе с датой пересчёта.

Непересчитанный товар — даже если он числится в учёте — неизвестный товар.

Правила, которые важно соблюдать при инвентаризации

• Зафиксируйте единицу измерения. Если путать коробки и штуки, по одному товару возникает большое расхождение.
• Если один и тот же товар нашёлся в нескольких местах, сложите количество со всех мест, а не записывайте одно из них.
• Товар на ответственном хранении, на консигнации или принадлежащий клиенту пересчитывайте по отдельной описи.
• Не смешивайте с пересчётом товар в пути, уже отгруженный или ещё не принятый.
• Не допускайте подчисток и исправлений поверх написанного в описи; если есть ошибка, зачеркните, напишите заново и поставьте инициалы.
• Не вносите корректировку в тот же момент, когда увидели расхождение; сначала найдите причину.

С чего начать, если обнаружено расхождение?

Корни расхождений мы разбираем в отдельной статье; здесь — только короткая дорожная карта, которая пригодится в день пересчёта.

Что делать после инвентаризации?

Инвентаризация не заканчивается в момент исправления цифр. Главная ценность — вернуть в процессы то, что вы узнали при пересчёте:

1. Обобщите результаты по товарным группам и складам; отметьте места, где расхождения сосредоточены.
2. По расхождениям с найденной причиной внесите корректировку с обоснованием, а те, причину которых найти не удалось, передайте на утверждение уполномоченному лицу.
3. Классифицируйте причины: неучтённое движение, неправильное размещение, ошибка в единицах, повреждение или потеря. Если на следующей инвентаризации повторяется тот же класс, значит, в процессе есть пробел.
4. Там, где нужно, обновите правила учёта движений; например, заведите отдельный вид движения для выдачи образцов.
5. Уже сейчас внесите в календарь дату и охват следующей инвентаризации.

Короткий пример: оптовик с двумя складами

У оптовой компании центральный склад и склад филиала хранят одни и те же товарные группы. На инвентаризации в конце года на центральном складе по одной товарной группе выявлена недостача, а на складе филиала по той же группе — излишек. В сумме расхождение почти нулевое. Разбор показывает, что перемещение между двумя складами на центральном складе проведено как отгрузка, а в филиале ещё не проведено как приёмка. Если бы инвентаризацию смотрели только по каждому складу отдельно, никто бы не заметил, что два расхождения объясняют друг друга, и по обоим внесли бы отдельные корректировки. Когда складов несколько, расхождение нужно читать не в сумме, а по складам и перемещениям.

Когда хватает Excel и бумаги, а когда нет?

На предприятии с небольшим ассортиментом и одним складом распечатанной описи и таблицы Excel достаточно. Поставить опись рядом с учётным количеством и найти расхождение несложно. На предприятиях с большим ассортиментом или несколькими складами опись не остаётся актуальной, движения во время пересчёта не попадают в таблицу, и приходится задним числом искать, из какого движения возникло расхождение. Таблица фиксирует пересчёт, но не показывает историю движений.

Как проверить инвентаризацию в KurumsalPortal?

В модуле «Управление запасами и складом» товары описываются с категорией и штрихкодом, а приёмка, отгрузка и перемещения между складами записываются в единый журнал движений. Результаты пересчёта на складах проверяются сравнением с учётом, а товары, опустившиеся до критического уровня, становятся видны. Пересчитывает по-прежнему ваша команда; модуль ставит результат инвентаризации рядом с учётом и помогает разобраться, в каких движениях возникло расхождение. Какой сканер штрихкодов и какое оборудование использовать, согласуется в ходе проекта.

Модуль использует ту же инфраструктуру пользователей, прав и уведомлений, что и другие модули KurumsalPortal; кто какие операции выполняет, определяется при внедрении. Если вы хотите следить за движениями запасов, несколькими складами и проверкой инвентаризации на одном экране, загляните на страницу «Управление запасами и складом».