Как провести инвентаризацию основных средств: подготовка, пересчёт и акт расхождений

Последняя неделя года. Список для инвентаризации выходит из принтера, команды с листом и ручкой расходятся по этажам. Через час на одном этаже нашли несколько устройств, которых «нет в списке», на другом отметили позиции, которые в списке есть, а на месте отсутствуют. Пересчёт заканчивается, но настоящая работа только начинается: чья это ошибка, что из этого реальная утеря, а что — неоформленное перемещение? Ценность инвентаризации не в самих цифрах, а в том, как разбираются расхождения и как учёт приводится в актуальное состояние. Чек-лист ниже разбирает это по трём этапам.

Инвентаризация основных средств — это поштучная проверка того, действительно ли учтённые объекты находятся на месте, у нужного сотрудника, в нужном месте и в ожидаемом состоянии. В итоге у вас должны быть актуальный список и объяснённые расхождения.

Когда проводят инвентаризацию?

Периодичность зависит от политики организации и порядка бухгалтерского учёта. Многие компании проводят сплошную инвентаризацию в конце года; помимо этого, поводом для неё становятся определённые события. Какие инвентаризации нужны с бухгалтерской стороны, лучше уточнить у бухгалтера.

• Сплошная инвентаризация в конце года или отчётного периода.
• До и после переезда офиса или склада.
• Смена подразделения или руководителя.
• Подозрение на утерю или расхождение по закреплению.
• Подготовка к внутренней или внешней проверке.
• Сразу после перехода на новую систему учёта инвентаря — чтобы сверить записи с фактическим положением.

Как провести инвентаризацию основных средств? Три этапа

1. Подготовка: что сделать до пересчёта

1. Определите охват и дату. Какие локации и группы имущества будут пересчитаны? День и продолжительность инвентаризации заранее объявляются всем подразделениям.
2. Подготовьте актуальный список. Пересчёт ведётся по учётному списку; перед инвентаризацией список нужно привести в окончательный вид и убедиться, что никто не ведёт скрытую копию.
3. Заморозьте движения. На время инвентаризации не оформляйте перемещения, возвраты и новые закрепления; иначе запись о пересчитанном объекте изменится в тот же день.
4. Разделите команды. Пересчитывать должны не те, кто ведёт учёт; так никто не проверяет собственные записи.
5. Проверьте метки и штрихкоды. Если объекты с нечитаемыми или отсутствующими метками выявить до дня пересчёта, инвентаризация пройдёт быстрее.
6. Подготовьте инвентаризационную форму. Достаточно полей: местоположение, описание объекта, учётный номер, серийный номер, состояние и примечание.

Пример объявления: инвентаризация основных средств проводится [дата] на [локации]. На время инвентаризации операции по закреплению, возврату и передаче приостанавливаются. Пожалуйста, держите закреплённое за вами оборудование и его метки на виду; если вашего устройства нет на месте, сообщите об этом инвентаризационной команде.

2. День пересчёта: шаги на месте

1. Определите порядок локаций и не переходите к следующей, пока не закончите текущую.
2. Сопоставляйте каждый объект с записью в списке по метке, штрихкоду или серийному номеру; «одно из устройств той же модели» не годится.
3. Записывайте в форму местоположение объекта, у кого он и его физическое состояние.
4. Не пропускайте объекты, которых нет в списке или у которых нет метки; отметьте их в отдельном разделе и по возможности сфотографируйте.
5. В конце дня сведите все формы в один список и выделите непересчитанные позиции.

3. Разбор расхождений: понять и закрыть

Что делать, если при инвентаризации найден объект, которого нет в списке?

Объект, которого нет в списке, чаще всего говорит о пробеле в учёте, а не об утере. Тем не менее действовать нужно аккуратно: это может означать и то, что сотрудник пользуется устройством, которое ему не принадлежит.

1. Отметьте объект отдельно; не перемещайте его, сфотографируйте и запишите серийный номер.
2. Запишите в форму, у кого и где он находится.
3. Выясните происхождение: это может быть закупка, пожертвование, перемещение из другого подразделения или старая запись.
4. Когда происхождение подтверждено, откройте новую инвентарную карточку и оформите закрепление.
5. Если происхождение установить не удаётся, сообщите руководителю и проконсультируйтесь с бухгалтером, как отразить объект в бухгалтерском учёте.

После инвентаризации: акт расхождений и обновление учёта

Инвентаризация не считается законченной, пока расхождения не закрыты, а учёт не обновлён. Если собрать неустранённые расхождения в одном акте расхождений, это и определит ответственность, и станет отправной точкой на следующий год. В акт расхождений можно включить следующие сведения:

• Дата, охват инвентаризации и команда, которая её проводила.
• Список расхождений: объект, тип расхождения и сведения на момент обнаружения.
• Проведённая проверка по каждому расхождению и полученный результат.
• Разделение на закрытые и открытые расхождения; для открытых — ответственный и срок.
• Исправления в учёте: перемещение, смена статуса, новая карточка, оформление утери или списания.
• Имена составившего и утвердившего и дата.

Для открытых расхождений важно установить срок; иначе пометка «не найдено» каждый год переходит в следующую инвентаризацию. Когда расхождение закрыто, след этого должен остаться и в учёте, чтобы по одному и тому же объекту не проводить одну и ту же проверку снова и снова.

Когда инвентаризации на бумаге и в Excel достаточно, а когда нет?

Для небольшого количества объектов и одной локации бумажного списка и файла Excel достаточно. С ростом числа объектов и локаций повторяются одни и те же проблемы: при переносе бумажных форм в Excel появляются ошибки, объекты одной модели путаются, список меняется во время пересчёта, потому что движения не заморожены, а причины расхождений приходится искать вручную по одной. Результаты остаются в файле, и на следующий год вся подготовка начинается заново.

Если вы проводите инвентаризацию на бумаге и в Excel, риск снижают четыре небольшие привычки:

• Формируйте список для инвентаризации из одного файла и блокируйте его на время пересчёта.
• Используйте отдельный лист для каждой локации; в конце сведите листы в один список.
• Записывайте расхождения в тот же день вместе с первым комментарием и причиной; расхождение, отложенное на завтра, чаще всего так и не разбирается.
• Архивируйте файл инвентаризации и используйте его как стартовый список на следующий год.

Записи на портале, которые упрощают инвентаризацию

В YazSis KurumsalPortal модуль Управление инвентарём и закреплением ведёт на каждое основное средство инвентарную карточку со штрихкодом; в ней видны ответственный, местоположение, состояние и история движения. Текущий список можно массово загрузить из Excel, поэтому вводить записи по одной не нужно, а актуальный список можно выгрузить в отчёт XLSX и использовать при пересчёте. Выявленное при инвентаризации расхождение отслеживается в истории движения карточки: объект можно перевести в один из статусов «Неисправен», «В ремонте», «Списан» или «Утерян», оформить перемещение или возврат.

Для количественных позиций модуль Управление запасами и складом сверяет результаты инвентаризации с учётными данными и показывает критические уровни запасов. Какие сканеры штрихкодов и оборудование использовать, согласуется в ходе проекта.

Если хотите превратить инвентаризацию из трудоёмкой ежегодной процедуры в регулярную проверку, начните со страницы Управление инвентарём и закреплением.