Что такое управление инвентарём? Чем учёт имущества отличается от учёта запасов

На одном совещании двое говорят «инвентарь». Финансист имеет в виду список компьютеров, телефонов и столов в офисе, а заведующий складом — количество товара на полках. Они называют одним словом два разных вида учёта, и совещание целый час идёт без взаимопонимания. Причём правы оба: в деловой речи словами «инвентарь» и «инвентаризация» называют и список имущества компании, и пересчёт товара в наличии. Эта путаница возникает и при выборе программы, и при планировании инвентаризации, и даже при составлении должностной инструкции для нового сотрудника. Поэтому сначала нужно развести значения слова.

Управление инвентарём — это порядок учёта и контроля, при котором фиксируется, какими активами и материалами владеет компания, где и у кого они находятся, в каком количестве и в каком состоянии. На практике оно охватывает два разных вида учёта: учёт имущества и учёт запасов.

Инвентарь и запасы — это одно и то же?

Нет; они похожи, но отвечают на разные вопросы. Учёт имущества отслеживает каждую вещь длительного пользования по отдельности, а учёт запасов — материалы для продажи или использования по количеству.

Что входит в управление инвентарём?

1. Идентификация. Каждой позиции или вещи присваивается уникальный идентификатор; штрихкод упрощает эту задачу.
2. Местоположение и владелец. В записи указано, на какой площадке, у какого сотрудника или на каком складе находится вещь.
3. Журнал движений. Каждое изменение — выдача, возврат, перемещение, приход и расход — фиксируется с датой.
4. Контроль состояния. Сведения о состоянии — исправна, неисправна, в ремонте, списана — поддерживаются в актуальном виде.
5. Инвентаризация и сверка. Учётные данные периодически сверяются с фактическим положением дел.
6. Отчёты. Ответы на вопросы «у кого что есть», «какая позиция на критическом уровне», «какая вещь неисправна» можно получить в одном месте.

Эти шесть функций относятся и к имуществу, и к запасам; разница в том, что считается «единицей учёта». Для имущества единица — сама вещь, и каждое движение добавляется в историю одной карточки. Для запасов единица — товар, а движения накапливаются в журнале, который увеличивает или уменьшает количество. Поэтому, даже если оба вида учёта находятся в одном интерфейсе, ведутся они по разной логике.

На какие вопросы отвечает управление складскими запасами?

Складской учёт — это учёт запасов непосредственно на складе. Товары описаны категориями и штрихкодами, приход, расход и перемещения по нескольким складам ведутся в одном журнале движений, а результаты инвентаризации сверяются с учётными данными. Вопросы, на которые отвечает такой порядок, можно перечислить так:

• Сколько этого товара на каком складе?
• Какой товар и когда отправили с одного склада на другой?
• Какой товар опустился до критического уровня и можно ли заказать его без задержки?
• Почему при инвентаризации количество на полке не совпало с учётным?

Ответы на эти вопросы зависят от того, вносятся ли движения без задержки и в правильную карточку товара. Пока движение не проведено, в день инвентаризации появится расхождение, а чтобы найти его причину, учёт должен вестись аккуратно. В краткосрочной перспективе качество складского учёта определяет не программа, а привычка вносить каждый приход и расход в тот же день.

Какой учёт отвечает на какой вопрос?

Компании, которая ищет систему управления инвентарём, удобнее всего начать с того, чтобы разделить свои вопросы на две группы:

• «У кого сейчас этот ноутбук?» Учёт имущества; запись о закреплении.
• «Какое оборудование нужно забрать у увольняющегося сотрудника?» Учёт имущества; список закреплённого по сотруднику.
• «Какое устройство в ремонте, какое неисправно?» Учёт имущества; история состояний и движений.
• «Сколько штук на складе?» Учёт запасов; количество по складу.
• «Какой товар на критическом уровне?» Учёт запасов; уведомление о критическом остатке.
• «Что отправили со склада А на склад Б?» Учёт запасов; движение перемещения.

Вымышленный пример: небольшая мебельная мастерская

Верстак, дрель и терминал сбора данных в мастерской — это имущество: у каждого есть владелец, местоположение и история обслуживания. Доски, шурупы и краска — запасы: важно, сколько осталось и когда закончится. Если на одной неделе ломается дрель, в её карточке появляется отметка «Неисправна», а то, что краска опустилась до критического уровня, становится видно в учёте запасов. Два события не связаны между собой, но оба — проблемы одной мастерской. Если пытаться вести их в одной таблице, вы потеряете из виду либо владельца имущества, либо количество запасов.

Пять частых ошибок в управлении инвентарём

• Имущество и запасы ведут в одной таблице; вещи, которые нужно отслеживать поштучно, смешиваются с материалами, которые считают по количеству.
• Вещам не присваивают уникальные номера; несколько устройств одной модели невозможно отличить друг от друга.
• Движения вносят с опозданием; учёт всегда на шаг отстаёт от реального положения дел.
• Инвентаризацию проводят только раз в год; чем больше накапливается расхождений, тем труднее найти их причину.
• Сведения о критическом уровне или неисправности есть в учёте, но никому не показываются; без уведомлений запаздывает и решение.

Когда Excel для учёта инвентаря достаточно, а когда он перестаёт справляться?

Для небольшого числа товаров и одного склада Excel чаще всего достаточно: таблица маленькая, её ведёт один человек. Трудности начинаются, когда растёт число движений и пользователей. С имуществом так: вещь переходит из рук в руки, таблицу не обновляют, и сведения о том, «у кого» она, устаревают. С запасами иначе: приход и расход записывают разные люди в разное время, один и тот же товар раздваивается на две строки, и в день инвентаризации таблица не сходится с полкой. К тому же таблица сама ни о чём не предупреждает: товар, опустившийся до критического уровня, заметят, только когда кто-нибудь в неё заглянет.

Два вида учёта на одной платформе портала

YazSis KurumsalPortal закрывает два вида учёта двумя отдельными модулями. Управление инвентарём и закреплением отслеживает имущество по инвентарной карточке со штрихкодом и уникальному номеру закрепления: в карточке видны владелец, местоположение и состояние, а закрепление, возврат, передача, неисправность, ремонт, списание и утрата накапливаются в истории движений. Управление запасами и складом описывает товары категориями и штрихкодами, ведёт приход, расход и перемещения по нескольким складам в одном журнале движений, сверяет результаты инвентаризации и делает видимыми критические уровни запасов.

Оба модуля работают на общей системе пользователей, прав доступа и уведомлений. Административный отдел и ИТ работают с имуществом, склад и закупки — с запасами, и каждая роль видит только свою зону. Если ваш текущий список имущества ведётся в Excel, его можно импортировать целиком; данные также можно выгрузить в виде отчёта XLSX. Оборудование, например сканер штрихкодов, подбирается совместно в ходе проекта.

С чего начать, зависит от того, какая проблема сейчас беспокоит вас больше всего. Если неизвестно, у кого находятся устройства, и у уволившихся не удаётся забрать оборудование, разумно начать с учёта имущества. Если в день инвентаризации полка не сходится с учётом, а нехватку материала замечают уже после того, как он закончился, приоритет получает учёт запасов. Модули можно добавлять позже, поэтому внедрять оба одновременно не обязательно.

Для учёта офисного имущества и устройств посмотрите страницу Управление инвентарём и закреплением, для склада и товаров — Управление запасами и складом; с чего начать в вашем случае, можно обсудить вместе с нами.