Что такое портал сотрудников? Отличие от HR-портала, интранета и самообслуживания

Если вы ввели в поиске «портал сотрудников», скорее всего, вы ищете страницу входа своей компании. Этот адрес нужно получить у отдела кадров или ИТ-службы: портал каждой компании работает по своему адресу, а эта статья — не страница входа. Здесь мы объясняем само понятие: что такое портал сотрудников, то же ли это, что HR-портал, и чем он отличается от интранета и так называемого самообслуживания? В повседневной речи эти термины используют как взаимозаменяемые, потому что они действительно пересекаются. Но когда вы выбираете систему или оцениваете свою, понимание того, что именно вы ищете, помогает задавать правильные вопросы.

Портал сотрудников — это внутренняя платформа компании, где сотрудники через один вход решают внутренние вопросы: отпуска, закреплённое имущество, личные дела, объявления, задачи и заявки. Сотрудник сам запускает процесс, руководитель и HR согласуют, а запись остаётся на платформе. Ниже мы по очереди разделяем близкие понятия, а затем рассматриваем пример процесса.

Что такое HR-портал?

HR-портал — это раздел, где ведутся кадровые процессы: отпуска, личные данные, документы при приёме на работу, записи об обучении. Хотя в названии на первом месте HR, он двусторонний: сотрудник видит свои данные и заявки, а команда HR управляет поступающими запросами. HR-портал часто является частью более широкого портала сотрудников. Если помимо отпусков и личных дел есть и другие области — закрепление имущества, посетители, задачи или проверки, — общая платформа вместо отдельной системы для каждой из них упрощает управление пользователями и правами доступа.

Что значит портал самообслуживания сотрудников?

Самообслуживание — это не название продукта, а способ работы: сотрудник сам выполняет свою задачу, не обращаясь к HR или руководителю. Он открывает заявку на отпуск, видит остаток дней, получает уведомления и следит, на каком этапе его заявка. Ответы на вопросы «сколько у меня осталось дней?» и «одобрена ли моя заявка?» у сотрудника перед глазами, поэтому поток звонков и сообщений в HR уменьшается. Самообслуживание работает только в инструменте, до которого сотрудник легко может добраться; система, которая открывается только с офисного компьютера, оставляет за бортом выездных и сменных сотрудников.

Небольшой пример: техник, работающий на объекте, вспоминает о заявке на отпуск во время смены, но он не за компьютером. Он откладывает форму на вечер, вечером забывает, а на следующий день говорит руководителю устно. Руководитель ничего не записывает, и HR узнаёт об этом через два дня. Если бы ту же заявку можно было открыть в браузере телефона за несколько касаний, процесс начался бы в тот момент, когда возникла потребность, и его можно было бы отслеживать с самого начала. В этом и ценность самообслуживания.

Чем интранет отличается от портала сотрудников

Большая часть путаницы возникает между интранетом и порталом сотрудников. Интранет традиционно — это сайт для распространения информации: сотрудник его читает. На портале сотрудников сотрудник выполняет действия: открывает заявки, согласует, получает задачи.

Короче говоря, интранет — это слой портала сотрудников «для чтения», HR-портал — его кадровая ветвь, а самообслуживание — способ, при котором сотрудник ведёт свои дела сам. Если у компании есть только первое, сотрудники читают информацию, но свои дела по-прежнему решают по почте и телефону.

Пример процесса: заявка на отпуск с телефона

Самый наглядный пример этих понятий — заявка на отпуск, потому что она касается и сотрудника, и руководителя, и HR. В модуле Мобильное управление отпусками YazSis KurumsalPortal процесс идёт так:

1. Создайте заявку. Сотрудник заходит на портал из браузера телефона и открывает заявку на отпуск; устанавливать приложение не нужно.
2. Проверьте остаток. Заявка сверяется с остатком отпускных дней. Сотрудник, руководитель и HR работают с одними и теми же актуальными данными.
3. Отправьте руководителю. Сначала заявка поступает руководителю сотрудника.
4. Завершите согласование HR. В базовом процессе второй шаг — согласование HR. Пока многоуровневая цепочка согласования не пройдена полностью, отпуск не утверждается, а каждый шаг фиксируется.
5. Внесите в календарь. Одобренный отпуск вносится в календарь команды, а остаток обновляется.

На бумаге то же самое превращается в распечатку, которая ходит за подписями. На портале же в одном месте видно, на каком этапе согласования находится заявка, какой остаток дней и кто из команды в отпуске. Записи об отпусках также можно выгрузить в отчёт XLSX.

Где Excel, почта и WhatsApp перестают справляться с заявками сотрудников?

В небольшой команде для отпусков может хватить таблицы Excel и сообщения в WhatsApp: все знают друг друга, а остаток записан в тетради. Точки сбоя появляются по мере роста компании:

• Заявка приходит одним сообщением, согласование — другим; дату согласования и того, кто его дал, приходится искать.
• Таблицу остатков вручную обновляет один человек; если обновление запаздывает, сотрудник и HR смотрят на разные цифры.
• Перед тем как согласовать отпуск, руководитель не видит, кто ещё из команды в отпуске.
• Чтобы узнать статус заявки, сотрудник звонит в HR.
• Данные об отпусках и подобные сведения расходятся по личным телефонам и таблицам, которые может открыть кто угодно.

Проблема не в самом Excel, а в том, что согласования, остатки и уведомления люди переносят вручную. Таблица может остаться, но эту работу должен взять на себя процесс, а не люди.

На каком этапе ваша компания и какого решения ей достаточно?

• Немного сотрудников, один офис: хватает Excel и почты. Важно, чтобы остаток регулярно вёл один человек, а согласования оставались в письменном виде.
• Несколько подразделений или локаций: нужны цепочка согласования и разграничение прав. Возникает вопрос, кто будет видеть записи об отпусках какого подразделения.
• Сменные или выездные команды: решающим становится доступ с телефона; для сотрудника, который не сидит за столом, процесс на основе почты не работает.
• Если и процессы вне HR разрознены: если закрепление имущества, посетители и задачи тоже живут в почте и таблицах, стоит рассматривать не просто HR-портал, а портал сотрудников на общей инфраструктуре.

Эта последовательность — не обязательное правило, а дорожная карта. Многие компании начинают с отпусков, потому что они касаются всех, а правила понятны. Когда процесс отпусков налажен, добавлять новые области на ту же структуру пользователей и прав гораздо проще, чем строить новую систему с нуля.

На что смотреть при выборе портала сотрудников

• Доступ с телефона: могут ли сотрудники заходить из браузера без установки приложения?
• Многоуровневое согласование: проходит ли заявка цепочку руководитель — HR и фиксируется ли каждый шаг?
• Ролевой доступ: видит ли сотрудник свои данные, руководитель — свою команду, а HR — ту область, на которую у него есть права?
• Где хранятся данные: на вашем собственном сервере или в стороннем облаке?
• Связь с текущими системами: если нужен обмен данными с системой учёта рабочего времени, расчёта зарплаты или ERP, кто и как определит объём работ?
• Путь роста: можно ли начать с отпусков и добавить закрепление имущества, задачи или объявления на ту же структуру пользователей и прав?

Как KurumsalPortal работает в роли портала сотрудников?

YazSis KurumsalPortal — портал сотрудников, который объединяет эти понятия под одной крышей: отпуска, закрепление имущества, личные дела, объявления, задачи и заявки ведутся в 33 модулях на общей инфраструктуре пользователей, прав и уведомлений. Он работает на собственном сервере клиента, и данные не передаются в стороннее облако. Достаточно стандартного хостинга cPanel; система работает на PHP и MySQL. Брать всё сразу не нужно: можно начать с нужных модулей и по мере роста потребностей добавлять новые на ту же инфраструктуру.

Чтобы узнать подробности процесса отпусков и то, что охватывает модуль, посмотрите страницу Мобильное управление отпусками.