Что такое инвентарь компании? Примеры, отличие от расходных материалов и зачем вести учёт

Компания переезжает в новый офис, и руководство говорит: «Составьте опись инвентаря». Сотрудник административно-хозяйственной службы смотрит на список: столы, стулья, ноутбуки, проектор, кофемашина, бумага A4, тонеры для принтера, ручки, коробка моющих средств. Что из этого инвентарь, что — расходные материалы, а что — позиция запасов, которую ведут в другом месте? Если список составить неправильно, в день переезда обнаружатся пропажи, в день инвентаризации каждый будет считать своё, и никто не будет знать, у кого какое устройство. Эта статья проводит эту границу с операционной точки зрения.

Инвентарь — это имущество, которое используется в компании дольше одного отчётного периода, не расходуется за одно применение и поэтому учитывается поштучно с отслеживанием ответственного, местоположения и состояния. Ниже вы найдёте примеры, отличие от расходных материалов и запасов и объяснение, зачем нужен учёт.

Что такое инвентарь? Примеры из офиса, ИТ и производства

Чем инвентарь отличается от расходных материалов?

Лучше всего различие объясняет вопрос: эта позиция заканчивается по мере использования или переходит к следующему пользователю? Заканчивающаяся позиция — расходный материал, её учитывают количеством. Переходящая — инвентарь, его учитывают поштучно. Есть и третья группа: товары, ожидающие продажи или использования в производстве, то есть запасы. Принимая решение, смотрите не на цену позиции, а на то, как она используется: на практике это даёт более последовательный результат.

Пять позиций, которые часто путают

Эта таблица — не правило, а отправная точка. Один и тот же предмет в одной компании может считаться инвентарём, а в другой — расходным материалом. Важно принять решение один раз и чтобы все пользовались одним и тем же списком.

Что такое инвентарное имущество? Разница между повседневной речью и бухгалтерским учётом

В повседневной речи «инвентарём» называют всё, что принадлежит компании и используется долго. С точки зрения бухгалтерии и налогов признание позиции основным средством, её амортизация и стоимостные пороги — отдельный вопрос, который зависит от налогового и бухгалтерского законодательства. Эта статья его не охватывает; на каком счёте учитывать ту или иную позицию, нужно спросить у штатного бухгалтера или внешнего бухгалтера-консультанта. Вопрос на операционной стороне проще: стоит ли вести учёт этого предмета поштучно?

Быстрый тест из пяти вопросов

1. Можно ли передать этот предмет следующему пользователю?
2. Используется ли он дольше одного отчётного периода или заканчивается за одно применение?
3. Если он потеряется, придётся ли выяснять, «у кого он был»?
4. Имеет ли смысл вести историю обслуживания, поломок или ремонта?
5. Возможно ли и нужно ли идентифицировать его поштучно по серийному номеру или штрихкоду?

Если вы отвечаете «да» на три вопроса или больше, этот предмет разумно учитывать как инвентарь. Если ответы в основном «нет», достаточно количественного учёта расходных материалов или запасов.

Зачем вести учёт инвентаря?

• Утеря и закрепление: за кем числится предмет, тот за него и отвечает; если записи нет, не отвечает никто.
• Инвентаризация: при актуальном списке инвентаризация превращается в сверку списка с фактическим положением дел.
• Обслуживание и поломки: если прошлые поломки, ремонты и пользователи устройства хранятся в учёте, повторяющаяся проблема становится заметной.
• Приём и увольнение: что выдали новому сотруднику и что приняли у уходящего, проверяется по записям.
• Решения: какое оборудование пора обновить, сколько устройств простаивает и что следует списать, видно из учёта.
• Безопасность: об утере ключей, карт и устройств с данными нужно узнавать сразу.

Этот учёт ведёт не одна команда. Административно-хозяйственная служба отслеживает офисное оборудование, ИТ — устройства и учётные записи, склад — оборудование для выездных работ, а HR — выдачу и возврат при приёме и увольнении. Когда все смотрят на одну запись, на вопрос «у кого сейчас этот предмет?» отвечают на одном экране, а не в цепочке писем; разрозненные таблицы разных команд тоже исчезают.

Когда для учёта инвентаря хватает журнала и Excel, а когда нет?

Если оборудования немного, хватит таблицы: название, серийный номер, у кого находится, когда получено. С ростом числа предметов и частоты их передачи таблица теряет актуальность.

• Если учёт не обновляют, таблица существует лишь на бумаге, а реальное положение дел — совсем другое.
• Если предмету не присвоить уникальный номер, несколько устройств одной модели начинают путаться.
• Поломки, ремонты и списания либо вовсе не вносятся в таблицу, либо расходятся по разным листам.
• Когда сотрудник увольняется, трудно получить из одного места список закреплённых за ним предметов.

День переезда — настоящая проверка такого учёта. Административно-хозяйственная служба обходит комнаты и пересчитывает предметы; но если в учёте не указано, в какой комнате и у кого находится каждый предмет, результаты пересчёта и список не сходятся. Когда возникает расхождение, невозможно понять, пропал ли предмет или учёт вообще не вёлся. Актуальная запись в карточке устраняет эту неопределённость и превращает переезд в инвентаризационную проверку.

Инвентарная карточка и учёт запасов на портале

В YazSis KurumsalPortal это разделение закрывают два отдельных модуля. В модуле Управление инвентарём и закреплением каждому объекту присваивается уникальный учётный номер и открывается инвентарная карточка со штрихкодом; в ней видны ответственный, местоположение и состояние. Объект отслеживается в статусах «Свободен», «Закреплён», «В ремонте», «Неисправен», «Списан» и «Утерян», а движения по закреплению, возврату и передаче вносятся в историю карточки.

Модуль Управление запасами и складом предназначен для количественных позиций: товары описываются категорией и штрихкодом, приход, расход и перемещения по нескольким складам ведутся в едином журнале движений, отслеживаются инвентаризация и критический уровень запасов. То есть инвентарь вы отслеживаете по вопросу «у кого и где», а позицию запасов — по вопросу «сколько есть». Если ваш текущий список инвентаря в Excel, его можно массово загрузить в модуль инвентаря.

Оба модуля используют общую инфраструктуру пользователей, прав и уведомлений. Поэтому, пока административно-хозяйственная служба ведёт инвентарные карточки, а склад — движения запасов, обе команды работают в одном портале в пределах прав своей роли. А в каком модуле учитывать тот или иной предмет, определяется тестом выше и собственным решением компании.

Если хотите отслеживать инвентарь вместе с тем, у кого он и в каком состоянии, начните со страницы Управление инвентарём и закреплением.