Акт выдачи ноутбука и телефона сотруднику: образец, возврат и учёт неисправностей

Новому сотруднику на стол положили ноутбук, телефон и зарядное устройство. Через три месяца кто-то спрашивает, где эти устройства: у кого ноутбук? Вернулись ли чехол и зарядка от телефона? Доставлено ли устройство, отправленное курьером менеджеру по продажам, который работает из дома, и в каком оно состоянии? ИТ-отдел ищет ответы в таблице, в цепочке писем и в чьей-то памяти. В этой статье мы предлагаем шаблон акта выдачи для компьютера и телефона, рассказываем, как отслеживать технику у удалённых сотрудников и как оформлять запись при неисправности или замене устройства.

Акт выдачи компьютера — это документ о передаче, в котором фиксируются идентификационные данные ноутбука, телефона, планшета или другого устройства, выданного компанией сотруднику, его комплектация и состояние на момент передачи; к нему обращаются при возврате и неисправностях. Его также называют актом закрепления компьютера или актом приёма-передачи ИТ-оборудования; одни компании оформляют телефон и компьютер в одном акте, другие ведут для них отдельные формы.

Какие поля должны быть в акте выдачи компьютера?

Шаблон ниже можно сократить или расширить под ваши типы устройств. Записи в правом столбце приведены только как пример.

Чем отличаются акты выдачи компьютера и телефона?

Оба типа устройств укладываются в одну форму, но в нескольких полях расходятся:

• Для телефона отдельно указываются IMEI и, если есть, данные SIM-карты; для компьютера достаточно серийного номера.
• Для телефона в акт добавляют вопрос, включены ли блокировка экрана и функция поиска устройства; для компьютера — включено ли шифрование диска.
• Для телефона письменным пунктом закрепляется правило о личном использовании и личных приложениях, для компьютера — запрет на установку несанкционированного ПО.
• Список комплектации для телефона — это чехол и зарядка, для компьютера — сумка, адаптер и периферия.
• В обоих случаях в акте отмечают дату окончания поддержки производителя, чтобы упростить решение при поломке.

Ответ на вопрос «один акт или два?» зависит от количества устройств. Если сотруднику обычно выдают один компьютер и один телефон, хватит одной формы: верхний раздел содержит данные сотрудника, нижний — отдельную строку для каждого устройства. Если устройства выдают и возвращают в разное время, удобнее отдельный акт на каждое: возврат одного устройства не путает запись о другом.

Чек-лист на день возврата

День возврата так же важно зафиксировать, как и выдачу. Если при возврате устройства по порядку отметить следующие пункты, большинства будущих споров удастся избежать:

• Совпадает ли серийный номер или IMEI с номером в акте?
• Вернулись ли все предметы комплектации, указанные при выдаче, и внесены ли недостающие в список?
• Сравнили ли физическое состояние устройства с отметкой при выдаче; если появились новые повреждения, записаны ли они с датой и описанием?
• Удалены ли с устройства личные файлы и учётные записи сотрудника?
• Завершило ли ИТ-подразделение резервное копирование или удаление корпоративных данных?
• Внесены ли в акт дата возврата и имя принявшего, подписали ли его обе стороны?
• Записан ли следующий статус устройства (свободно, на обслуживании, на списание)?

Как отслеживать ноутбук, выданный удалённому сотруднику?

Удалённый сотрудник не получает устройство из рук в руки: передача превращается в отправку курьерской службой. Поэтому важен не только сам акт, но и шаги, подтверждающие, что передача действительно состоялась:

1. Перед отправкой заполните акт, сверьте серийный номер и комплектацию и вложите акт в коробку.
2. Внесите трек-номер отправления в запись о закреплении; пока устройство не доставлено, отметьте его статус отдельно.
3. Когда сотрудник получит устройство, пусть подтвердит это; у подтверждения должен остаться письменный след (письмо или запись в системе).
4. Укажите местонахождение устройства как «удалённый сотрудник», по возможности с точностью до города.
5. Периодически, например раз в год, проверяйте, что устройство по-прежнему у сотрудника и исправно.
6. Если нужен возврат, внесите отправку и факт получения в ту же карточку; недостающую комплектацию отметьте в тот же день.

Как оформить запись, если устройство сломалось и его заменили?

Представьте простую ситуацию: у сотрудника отдела продаж не включается ноутбук. ИТ-отдел выдаёт устройство из резерва, а неисправное отправляет в ремонт. Если не вести запись, теряются три вещи: каким устройством сотрудник пользуется сейчас, где находится неисправное и у кого первое устройство было раньше.

• Закрепление неисправного устройства закрывается, а его статус меняется на «Неисправен» или «В ремонте».
• На резервное устройство заполняется новый акт выдачи; серийный номер и комплектация записываются заново.
• Устройство, вернувшееся из ремонта, после освобождения переводится в статус «Свободен» и выдаётся следующему сотруднику по новому акту.
• Даты и заметки о ремонте остаются в истории движения устройства.

Если вы можете сказать, у кого сейчас устройство, не открывая папку с документами, ваш учёт закрепления работает.

Когда хватает учёта в Excel, а когда нет?

В команде с двумя-тремя десятками устройств таблица Excel и отсканированные акты в папке справляются: столбцы с серийным номером, сотрудником и датой отвечают на многие вопросы. С ростом числа устройств и частоты замен таблицу начинают обновлять из двух мест, заметки о неисправностях остаются в почте, и ситуация, когда одно и то же устройство числится в двух строках за двумя разными сотрудниками, становится обычным делом. Главная слабость — потеря истории: когда строку перезаписывают, предыдущий пользователь стирается.

Если остаётесь в Excel, хотя бы ведите отдельно следующие столбцы и вместо удаления старых строк добавляйте новые: учётный номер, серийный номер, тип устройства, пользователь, дата выдачи, дата возврата, статус и примечание. Если каждая выдача или возврат — отдельная строка, историю устройства можно получить фильтром. Такой дисциплины хватит, чтобы какое-то время обходиться Excel, но решать, кто и какую строку обновляет, всё равно придётся вам.

История закрепления и неисправностей устройства в KurumsalPortal

В модуле Управление инвентарём и закреплением на каждое устройство открывается инвентарная карточка со штрихкодом и присваивается уникальный учётный номер. Устройство отслеживается в одном из статусов: «Свободен», «Закреплён», «В ремонте», «Неисправен», «Списан» и «Утерян»; движения по закреплению, возврату, передаче и ремонту накапливаются в карточке. Существующий список из Excel можно импортировать массово, не вводя записи по одной, а для инвентаризации или проверки — выгрузить отчёт в XLSX.

Для неисправностей модуль ИТ-поддержка / Help Desk принимает обращение сотрудника как тикет, определяет категорию и приоритет, назначает профильную команду и отслеживает SLA и время решения. Практичный приём — указывать учётный номер устройства в описании тикета: тогда позже легко найти, к какому устройству относится обращение. Модули работают на общей инфраструктуре пользователей и прав доступа, сотрудники открывают их в браузере телефона. Так административно-хозяйственная служба, ИТ и HR смотрят на одну запись об устройстве, а устройства, которые нужно вернуть при увольнении сотрудника, видны там же.

Если хотите отслеживать выдачу, возврат и ремонт устройств в одной карточке, посмотрите, как это устроено, на странице Управление инвентарём и закреплением.