Was ist Unternehmens-KI? Der Assistent, der mit Ihren Firmendaten spricht

Montagmorgen, vor der Geschäftsleitungssitzung, stellen alle dieselben Fragen: Wie viel haben wir letzte Woche verkauft, wo stehen wir gegenüber dem Ziel, welche Lieferungen sind verspätet? Die Antworten liegen auf einem ERP-Bildschirm, in einer Excel-Datei und im Gedächtnis einiger Personen. Unternehmens-KI ist ein Assistent, dem man zu den eigenen Daten des Unternehmens per Sprache oder Text Fragen stellen kann und der die Antwort als kurze Auskunft zusammen mit einem zur Frage passenden Bildschirm gibt.

In diesem Beitrag erklären wir den Begriff am Beispiel von Fero, dem Unternehmens-KI-Assistenten von YazSis: was er ist, was er nicht ist, wie er im Hintergrund arbeitet und mit welcher Datenquelle er heute arbeiten kann.

Was ist Unternehmens-KI nicht?

• Kein Allzweck-Chatbot. Er beschäftigt sich nicht mit dem allgemeinen Wissen der Welt, sondern mit den Daten Ihres Unternehmens; die Fragen betreffen Geschäftsthemen wie Umsatz, Budget, Lager, Bestellungen und Lieferungen.
• Kein fertiges Berichtsmenü. Statt aus einer festen Berichtsliste zu wählen, stellen Sie die Frage in Alltagssprache; der Bildschirm wird passend zu dieser Frage aufgebaut.
• Kein Werkzeug, das Daten verändert. Fero arbeitet schreibgeschützt. Er verbindet sich mit der Datenbank nur über ein Konto mit Leserechten; Daten können nicht verändert werden.
• Kein Modell, das Zahlen erfindet. Berechnungen wie Prozent und Differenz macht nicht die künstliche Intelligenz, sondern das System; das Modell kann keine Zahl nennen, die nicht im Ergebnis des Werkzeugs steht.

Was passiert im Hintergrund, wenn eine Frage gestellt wird?

1. Sie fragen. Per Sprache oder Text, in Alltagssprache: „Wie sieht unser Umsatz heute aus?“
2. Fero versteht die Frage. Er erschließt die Absicht, den Zeitraum und wen oder was Sie meinen.
3. Sichere Geschäftswerkzeuge laufen. Auf die Daten wird nur über 17 definierte, schreibgeschützte Geschäftswerkzeuge zugegriffen. Die künstliche Intelligenz schreibt kein SQL, freie Abfragen werden nicht ausgeführt.
4. Die Daten werden berechnet. Kennzahlen, Prozentwerte und Differenzen werden im Backend berechnet.
5. Antwort und Dashboard erscheinen. Eine kurze Auskunft und die zur Frage passenden Kennzahlen erscheinen gemeinsam vor Ihnen. Der Bildschirm wird aus 13 freigegebenen Dashboard-Bausteinen aufgebaut; die künstliche Intelligenz erzeugt keinen Code.

Gute Unternehmens-KI sollte zuerst die richtige Zahl liefern und erst danach flüssig sprechen.

Bei einem klassischen Dashboard entwirft jemand den Bildschirm vorab; die Führungskraft versucht, unter fertigen Diagrammen das Gesuchte zu finden. Findet sie es nicht, wird eine Berichtsanforderung eröffnet, und man wartet auf die Antwort. Bei Unternehmens-KI kehrt sich die Reihenfolge um: Zuerst kommt die Frage, der Bildschirm wird nach der Frage aufgebaut. Dieser Unterschied zeigt sich besonders, wenn man die Frage „Warum ist es gesunken?“ Schritt für Schritt vertieft: „Welcher Vertriebsmitarbeiter, welcher Kunde, welcher Zeitraum?“

Was kann man fragen?

• Umsatz: „Wo stehen wir bei unserem Umsatzziel in diesem Monat?“, „Zeige den Umsatztrend der letzten sechs Monate.“
• Kunden und Vertrieb: „Welche Kunden bringen uns den meisten Umsatz?“, „Welche Vertriebsmitarbeiter liegen diese Woche unter ihrem Ziel?“
• Budget: „Welche Kunden liegen unter dem Budget?“
• Lieferung und Lager: „Welche Verladungen sind verspätet?“, „Welche Produkte haben einen kritischen Bestand?“
• Management-Zusammenfassung: „Gibt es heute ein Thema, auf das ich achten sollte?“

Folgefragen behalten den Kontext. Sagen Sie „Nach Vertriebsmitarbeiter anzeigen“ oder „Schau auf die letzten drei Monate“, wird der Bildschirm nicht zurückgesetzt; er wird zum selben Thema aktualisiert oder geht ins Detail. Im Beispielablauf auf der Website wird zuerst nach den Vertriebsmitarbeitern unter dem Ziel gefragt, dann geht es in die Leistung eines einzelnen, und man sieht, dass der Rückgang von zwei Kunden kommt. Fero kann auch selbst sagen, worauf zu achten ist: Wird in den Beispieldaten die Management-Zusammenfassung verlangt, stellt er verspätete Verladungen, den kritischen Bestand und den Kunden unter dem Budget in den Vordergrund.

Mit welchen Daten arbeitet er? Der ehrliche Stand

Die Datenquellenschicht ist mit einer Adapterarchitektur entworfen: Wird eine neue Quelle hinzugefügt, ändern sich Geschäftswerkzeuge und Bildschirme nicht. Heute einsatzbereit ist die Quelle MySQL. Quellen wie SQL Server, PostgreSQL, REST API, Logo, SAP, Odoo und Excel werden im Rahmen eines Projekts behandelt; jede dieser Quellen erfordert eigene Arbeit und wird nicht als „fertige Anbindung“ angeboten. Die Demobildschirme auf der Website sind repräsentativ und mit Beispieldaten erstellt; Sprache und Oberfläche werden projektbezogen angepasst.

Für wen ist das sinnvoll?

Unternehmens-KI ist sinnvoll für Rollen, deren Entscheidungen auf Zahlen beruhen, die aber für den Zugang zu diesen Zahlen von anderen abhängen: Geschäftsführung, Vertriebs- und Betriebsleiter, Verantwortliche für Finanzen und Budget. Am deutlichsten ist der Unterschied in Unternehmen, deren Daten in einer Datenbank gesammelt sind, für deren Auswertung aber niemand Zeit findet. Sind die Daten verstreut oder von schlechter Qualität, behebt der Assistent das nicht; fehlerhafte Daten bedeuten fehlerhafte Antworten. Deshalb sollte man damit beginnen, sich den Zustand der Daten anzusehen.

Wo anfangen?

Der beste Ausgangspunkt sind die Fragen, die Führungskräfte jede Woche immer wieder stellen. In welcher Tabelle steht die Antwort auf diese Fragen, wer bereitet sie vor, wie lange dauert das? Wenn Sie die Liste erstellt haben, ist auch klar, welche Datenquelle und welches Geschäftswerkzeug nötig sind. Mit einem kleinen Fragenkatalog zu beginnen und den Umfang zu erweitern, erleichtert sowohl die Kontrolle der Genauigkeit als auch die Gewöhnung des Teams. Prüfen Sie in der ersten Phase, ob die Antworten mit den Zahlen, die Sie kennen, eins zu eins übereinstimmen; dieser Vergleich ist die Grundlage des Vertrauens in den Assistenten.

Die Bildschirme und die Arbeitsweise des Assistenten können Sie auf der Seite Unternehmens-KI ansehen und eine Live-Demo anfragen.