Zeiterfassung auf der Baustelle: Personentage aus der WhatsApp-Nachricht berechnen

„Rohbau-Team 12 Personen, Eisenflechter 4 Personen halber Tag.“ Diese eine Zeile, die der Polier abends schickt, muss im Büro zu einer Rechnung werden. Personentag ist das Maß der Zeiterfassung, das sich aus der Zahl der Personen, die an einer Arbeit mitwirken, mal der Zahl der Tage ergibt, an denen sie gearbeitet haben. Zählen Sie einen halben Tag wie allgemein üblich als 0,5, entspricht die obige Nachricht 12 + (4 × 0,5) = 14 Personentagen; gilt in Ihrer Firma eine andere Regel, gilt selbstverständlich diese.

Die Rechnung selbst ist einfach. Schwierig ist, sie jeden Abend, für jede Baustelle und jeden Subunternehmer aus verstreuten Nachrichten herauszulesen. In diesem Beitrag zeigen wir, wo das Ermitteln von Personentagen hakt und wie das mit SahaSesi AI abläuft.

Warum ist es schwer, aus einer Nachricht Personentage abzuleiten?

• Wer wird gezählt? „Rohbau-Team“ ist eine Subunternehmer-Gruppe, „Meister Mehmet“ ist eine einzelne Person. In der Zeiterfassung sind es zwei getrennte Zeilen.
• Wie viele Personen? Der Satz „Wir waren zwölf, aber drei sind mittags gegangen“ ist nicht eine Zahl, sondern zwei getrennte Einträge.
• Ganzer Tag, halber Tag oder Überstunden? Dieselbe Person kann am selben Tag sowohl einen ganzen Tag als auch Überstunden geleistet haben.
• Zu welchem Tag gehört es? Wird eine am Abend spät geschriebene oder erst am nächsten Morgen eintreffende „gestern“-Nachricht dem falschen Tag zugeordnet, stimmt die Monatstabelle nicht mehr.
• Zerstückelte Nachrichten. Ein Polier kann einen Satz in drei getrennten Nachrichten schicken; das Büro muss sie als einen Eintrag lesen.

Jede dieser Unklarheiten ist für sich klein. Bei mehreren Baustellen, mehreren Subunternehmern je Baustelle und Dutzenden Nachrichten pro Abend beschäftigt sich das Büro aber mehr mit dem Deuten von Nachrichten als mit dem Berechnen der Zeiterfassung. Am Monatsende bringt der Subunternehmer die Zahl aus seinem eigenen Heft mit, und die Ursache der Differenz zwischen den beiden Zahlen lässt sich nicht finden.

Wie wird aus einer Nachricht ein Zeiterfassungseintrag?

1. Der Polier schreibt oder hinterlässt eine Sprachnachricht. SahaSesi AI trennt die Nachricht als Zeiterfassungseintrag heraus; der Eintrag wird je Person oder Subunternehmer-Team verarbeitet, halbe Tage und Überstunden werden getrennt geführt. Nachrichten, die dieselbe Person kurz nacheinander schickt, werden zusammen bewertet.
2. Der Eintrag wird zurückgelesen. Der Polier erhält eine Antwort wie „Gespeichert: …“. Stimmt die Zahl nicht, schreibt er „Nein, es waren 10 Personen“, und der Eintrag wird korrigiert.
3. Unsichere Nachrichten landen im Büro. Eine Nachricht, die nicht verarbeitet werden kann oder unklar bleibt, erscheint in der Liste „wartet auf Kontrolle“; kein Eintrag geht stillschweigend verloren.
4. Vergessene Zeiterfassung wird erinnert. Der Polier einer Baustelle, von der bis zur Erinnerungszeit keine Zeiterfassung eingegangen ist, bekommt per WhatsApp eine Erinnerung.
5. Der Tag wird geschlossen, der Monat zusammengezählt. Die Einträge des Tages werden im Tagesbericht angeordnet; sobald der Bauleiter ihn freigibt, wird der Bericht gesperrt. Die Monatstabelle der Zeiterfassung kommt nach Person und Subunternehmer, Tag für Tag, mit halben Tagen und Überstunden nach Excel.

Eine hypothetische Woche: Woher kommen 54 Personentage?

Die folgenden Zahlen sind erfunden; das Ziel ist zu zeigen, wie aus täglichen Nachrichten am Wochenende eine Summe wird. Ein halber Tag wurde als 0,5 gezählt.

• Montag: Rohbau-Team 12 Personen, ganzer Tag. Insgesamt 12 Personentage.
• Dienstag: Rohbau-Team 12 Personen ganzer Tag, Eisenflechter 4 Personen halber Tag. Insgesamt 14 Personentage.
• Mittwoch: Rohbau-Team 12 Personen, Eisenflechter 4 Personen, beide ganzer Tag. Insgesamt 16 Personentage.
• Donnerstag: Wegen Regen ruhte die Arbeit. Keine Zeiterfassung; der Arbeitsausfall wird aber zusätzlich als Vorfall erfasst und geht in den Tagesbericht.
• Freitag: Rohbau-Team 12 Personen, ganzer Tag. Insgesamt 12 Personentage.

Die Wochensumme beträgt 12 + 14 + 16 + 0 + 12 = 54 Personentage. Statt diese Zeilen am Monatsende einzeln zu addieren, erleichtert es sowohl die Summe als auch die Frage „An wie vielen Tagen war das Eisenflechter-Team diese Woche da?“, wenn die Tageseinträge ohnehin nach Team nebeneinanderstehen. Eine auf das Monatsende verschobene Zeiterfassung wird dagegen zur Diskussion über einen Tag, an den sich niemand erinnert.

Auf welchen Tag wird eine verspätete Nachricht geschrieben?

Auf der Baustelle ist nicht immer Empfang. WhatsApp hält die Nachricht im Telefon zurück und sendet sie selbst, sobald wieder Empfang da ist. Bei SahaSesi AI wird der Eintrag auf den Tag geschrieben, an dem die Nachricht ankommt; enthält die Nachricht eine ausdrückliche Angabe wie „gestern“, wird er höchstens drei Tage rückwirkend verarbeitet. Diese Regel verringert, dass die Zeiterfassung stillschweigend auf den falschen Tag fällt, beseitigt es aber nicht; deshalb ist es wichtig, dass das Büro vor dem Tagesabschluss kontrolliert.

Eine gute Zeiterfassung ist nicht die, die am klügsten rechnet, sondern die, die Fehler am frühesten zeigt.

Eine kurze Kontrollroutine fürs Büro

• Prüfen Sie morgens, ob im gestrigen Bericht eine Baustelle mit „kein Eintrag eingegangen“ erscheint.
• Geben Sie den Tag abends nicht frei, bevor Sie die Liste „wartet auf Kontrolle“ abgearbeitet haben.
• Legen Sie am Monatsende die Excel-Zeiterfassung neben die eigenen Teamlisten der Subunternehmer.
• Ergibt sich mit einem Subunternehmer eine Zahlendifferenz, sehen Sie sich den Eintrag des betreffenden Tages und den Änderungsverlauf an; jede Änderung hinterlässt eine Spur, sodass erkennbar wird, wo die Differenz entstanden ist.

SahaSesi AI wird im Pilotprogramm auf ersten Baustellen in Betrieb genommen. Um Ihren Personentag-Ablauf mit den Nachrichten Ihrer eigenen Baustelle zu sehen, können Sie auf der Seite SahaSesi AI ein Pilotgespräch planen.