Systemintegration: Datenfluss zwischen getrennten Softwarelösungen aufbauen

Sobald die Bestellung im Online-Shop eingeht, tippen drei Personen dieselbe Information an drei verschiedenen Stellen noch einmal ein: eine in die Buchhaltungssoftware für die Rechnung, eine in die Lagertabelle, um den Bestand zu reduzieren, eine in das Versandsystem für die Adresse. Jede Eingabe ist eine neue Fehlerquelle, jede Tabelle eine etwas andere „Wahrheit“. Stimmen die Zahlen am Monatsende nicht, wird es zu einer eigenen Aufgabe herauszufinden, wer welche Daten wo aktualisiert hat.

Systemintegration bedeutet, dass voneinander unabhängige Softwarelösungen Daten ohne erneute Eingabe, nach festgelegten Regeln und nachvollziehbar austauschen. Das Ziel ist nicht, Systeme zu ersetzen, sondern dafür zu sorgen, dass jedes Datenfeld aus einer einzigen verlässlichen Quelle stammt und von selbst überall ankommt, wo es gebraucht wird. In diesem Beitrag beschreiben wir, wie sich ein Datenfluss zwischen getrennten Systemen aufbauen lässt und worauf zu achten ist.

Wo beginnt die Trennung?

Die Programme können jeweils für sich in Ordnung sein; das Problem ist die Lücke zwischen ihnen. Folgende Anzeichen zeigen, dass der Datenfluss getrennt ist:

• Dieselben Kunden-, Produkt- oder Mitarbeiterdaten werden in mehreren Systemen von Hand eingegeben.
• Berichte entstehen, indem Dateien aus verschiedenen Systemen von Hand zusammengeführt werden.
• Bis eine Änderung in einem System das andere erreicht, kennt niemand den aktuellen Stand.
• Tritt ein Fehler auf, ist nicht erkennbar, in welchem System und in welchem Schritt das Problem entstanden ist.

Kontrollierter Datenfluss in vier Schritten

Integration bedeutet nicht, zwei Systeme mit einem Kabel zu verbinden; sie ist eine Entscheidung darüber, welche Daten in welcher Richtung und nach welcher Regel übertragen werden. Bei Arbeiten zur Integration folgt YazSis diesen vier Schritten:

1. Die Quelle festlegen. Wählen Sie für jedes Datenfeld eine einzige verlässliche Quelle. Wird der Stammsatz der Kundenadresse im CRM oder in der Buchhaltung geführt? Ohne diese Entscheidung überschreiben sich zwei Systeme gegenseitig die Daten.
2. Den Fluss entwerfen. Richtung, Häufigkeit und Umwandlung der Daten werden festgelegt: Wird sofort, stündlich oder täglich übertragen? Wie werden Felder zugeordnet? Was passiert, wenn das Gegensystem nicht erreichbar ist? Fehlerszenarien müssen in dieser Phase beschrieben werden.
3. Die Kontrolle aufbauen. Protokolle, Berechtigungen, Wiederholungsversuche und Datenvalidierung kommen zur Anwendung. Welcher Dienst greift auf welche Daten zu, wird eine fehlgeschlagene Übertragung erneut versucht, wo wartet ein fehlerhafter Datensatz? All das muss aufgezeichnet sein.
4. Sichtbar machen. Zustand und Geschäftsergebnis der Integration werden verfolgt: Wie viele Datensätze wurden heute übertragen, welche sind fehlgeschlagen, wer kümmert sich darum? Eine unsichtbare Integration geht still kaputt, und bis man es bemerkt, sind die Daten längst verunreinigt.

Machen wir es an einem kleinen Beispiel konkret. Die Quelle der bestätigten Bestellung ist das E-Commerce-System; Bestellnummer, Produkt und Betrag stammen von dort. Der Fluss ist einseitig: Die Bestellung wandert zuerst ins ERP und dann in die Buchhaltung, und die Auslöseregel jeder Übertragung ist von Anfang an festgelegt. In der Kontrollschicht wird kein neuer Datensatz angelegt, wenn dieselbe Bestellnummer ein zweites Mal eintrifft; schlägt eine Übertragung fehl, geht die Bestellung nicht verloren, sondern wartet, und die zuständige Person erhält eine Warnung. Für die Sichtbarkeit zeigt der Bildschirm, wie viele Bestellungen übertragen wurden, wie viele warten und wie viele fehlgeschlagen sind. Die vier Schritte funktionieren schon bei einem kleinen Fluss.

Welche Systeme werden miteinander verbunden?

Der Umfang unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Die wichtigsten Anbindungsbereiche sind die folgenden; jeder wird je nach Ihrem bestehenden System im Rahmen des Projekts gesondert behandelt:

• ERP und Buchhaltung: konsistenter Abgleich von Betriebs- und Finanzdaten.
• Lohnabrechnung und Zeiterfassung: Anbindung von Personal- und Zeitdaten an die zugehörigen Abläufe.
• CRM und E-Commerce: Zentralisierung von Kunden-, Bestell-, Produkt- und Statusdaten.
• Bank: Einbindung finanzieller Datenflüsse über kontrollierte Dienste.
• Produktion und Lager: Übernahme der Bewegungen vor Ort in ERP und Berichtswesen.
• SMS und E-Mail: Steuerung der Benachrichtigungen über eine zentrale, nachvollziehbare Kommunikationsschicht.

Vier häufige Fehler

• Alles gleichzeitig verbinden. Mit einem einzigen Fluss zu beginnen und erst nach dem Nachweis, dass er funktioniert, zu erweitern, senkt Risiko und Belastung des Teams.
• Das Fehlerszenario ans Ende schieben. Eine Integration funktioniert meist, solange alles in Ordnung ist; die eigentliche Prüfung beginnt, wenn ein System nicht antwortet.
• Bei beidseitigem Fluss nicht die richtige Quelle wählen. Können beide Systeme dasselbe Feld ändern, muss vorher feststehen, wer sich durchsetzt.
• Aufbauen und nicht überwachen. Bricht der Datenfluss ab, bemerkt es meist als Erstes eine Führungskraft, der eine falsche Zahl aufgefallen ist.

Eine Integration ist keine Verbindung, die man einmal aufbaut und vergisst, sondern eine Fertigungslinie, die jeden Tag läuft und deren Zustand überwacht wird.

Nicht jedes System muss ersetzt werden

Der erste Reflex von Unternehmen mit getrennten Daten lautet oft: „Lasst uns die Software wechseln.“ Dabei bringt eine richtige Integrationsschicht den Betrieb zusammen und schützt zugleich die bestehenden Investitionen. Die erste Frage sollte nicht lauten, welche Software abgeschafft wird, sondern welche Daten welches System nicht rechtzeitig erreichen. Die Antwort darauf weist meist auf einen einzigen Datenfluss hin; ist dieser Fluss in Ordnung, spart das Team Zeit und beginnt, den Zahlen wieder zu vertrauen. Danach zum nächsten Fluss überzugehen, hält das Projekt beherrschbar und messbar.

Um die Datentrennung zwischen Ihren Systemen gemeinsam anzugehen, können Sie sich die Seite Integration ansehen.