Roadmap zur digitalen Transformation: Wo sollte man anfangen?

Die Geschäftsführung eines Unternehmens beklagt sich über verspätete Freigaben im Einkauf und erwägt, eine Freigabesoftware anzuschaffen. Als die Prozesslandkarte erstellt wird, zeigt sich: Die Anfragen warten nicht bei jedem Schritt, sondern an einem einzigen Schreibtisch. Da keine Betragsgrenze definiert ist, geht jede Anfrage an den Geschäftsführer. Die Lösung ist keine neue Software, sondern eine betragsabhängige Freigaberegel. Erst wenn diese Regel klar ist, bekommt die Software Sinn, als Werkzeug, das sie umsetzt.

Eine Roadmap zur digitalen Transformation ist ein umsetzbarer Plan, der anhand einer Analyse der bestehenden Prozesse, Daten und Systeme eines Unternehmens festlegt, welche Verbesserung in welcher Reihenfolge erfolgt. Ausgangspunkt dieses Plans ist, den Prozess vor der Technologie und den Bedarf vor der Investition zu klären.

Die Roadmap in sechs Schritten

Eine Transformations-Roadmap besteht in der Regel aus den folgenden sechs Themen; auch die Beratung von YazSis zur Digitalen Transformation deckt diese ab. Zu jedem Thema haben wir das erwartete konkrete Ergebnis ergänzt:

1. Prozessanalyse. Der bestehende Ablauf, die Beteiligten, die verwendeten Daten, Entscheidungen und Ausnahmen werden sichtbar gemacht. Auch der Unterschied zwischen dem Ablauf auf dem Papier und dem tatsächlich gelebten Ablauf kommt in dieser Phase zutage. Ergebnis: eine einseitige Landkarte des heutigen Prozesses.
2. Engpassanalyse. Stellen mit Wartezeiten, wiederkehrender Arbeit, Fehlern und Personenabhängigkeit werden ermittelt. Ergebnis: eine Liste, die zeigt, wo sich die Probleme häufen.
3. Integrations-Roadmap. Geplant wird, in welcher Reihenfolge und wie die Systeme verbunden werden. Ergebnis: ein Plan, der zeigt, welche Daten woher wohin fließen.
4. Automatisierungs-Roadmap. Aufgaben, die sich an Regeln binden lassen, werden priorisiert. Ergebnis: eine geordnete Liste der zu automatisierenden Schritte.
5. KI-Chancenkarte. Es werden umsetzbare Bereiche ausgewählt, in denen künstliche Intelligenz tatsächlich geschäftlichen Nutzen erzeugen kann. Ergebnis: eine kurze, begründete Liste von Chancen.
6. Daten- und Berichtsarchitektur. Verlässliche Datenquelle, Berechtigungen und Managementsicht werden entworfen. Ziel ist nicht, mehr Berichte zu erzeugen, sondern dass die Führung dieselbe Zahl aus derselben Quelle sieht. Ergebnis: eine Struktur, die festlegt, wer welche Daten in welchem Bericht sieht.

Die Qualität der ersten beiden Schritte bestimmt alles Weitere. In der Prozessanalyse muss man nicht nur mit Führungskräften sprechen, sondern mit den Menschen, die die Arbeit jeden Tag erledigen; denn der Prozess auf dem Papier und der gelebte Prozess sind oft nicht derselbe. Ausnahmen, Behelfslösungen und Gewohnheiten nach dem Motto „so machen es alle“ enthalten die eigentliche Ursache des Engpasses. Jede Planung, die ohne diese Informationen erfolgt, beruht auf Annahmen.

Was sollte zuerst geschehen?

Nicht jeder Engpass hat dieselbe Priorität. Bei der Reihenfolge werden vier Kriterien gemeinsam bewertet:

• Geschäftliche Wirkung: Was ändert sich bei Zeit, Fehlern oder Kundenerlebnis, wenn das Problem gelöst ist?
• Risiko: Was passiert, wenn nichts oder das Falsche geändert wird?
• Umsetzbarkeit: Sind die nötigen Daten, die Nutzergewohnheiten und die technische Grundlage bereit?
• Abhängigkeit: Ist dieser Schritt die Voraussetzung für einen anderen? Ohne bereinigte Datenquelle liefern zum Beispiel Berichtswesen oder KI-Vorhaben keine sinnvollen Ergebnisse.

Am Ende dieser Bewertung ergeben sich meist zwei Gruppen: Schritte, die mit wenig Aufwand schnellen Nutzen bringen, und größere Schritte, die längere Vorbereitung erfordern. Schnelle Erfolge schaffen Vertrauen und Gewohnheit im Team, bevor die großen Schritte folgen. Einen einzelnen Freigabeablauf an Regeln zu binden, stößt zum Beispiel auf weit weniger Widerstand, als die Prozessstruktur des ganzen Unternehmens zu verändern, und das Ergebnis ist sofort sichtbar.

Manchmal ist die Lösung nicht neue Software, sondern das richtige Prozessdesign.

Wo kommen Automatisierung und KI ins Spiel?

Automatisierung hilft bei Aufgaben, die sich an Regeln binden lassen: Der Auslöser ist bekannt, die Entscheidungsregel lässt sich aufschreiben, Ausnahmen sind selten. Künstliche Intelligenz wird dort sinnvoll, wo die Regel allein nicht ausreicht, etwa beim Lesen von Dokumenten, bei der Informationssuche oder beim Erkennen von Mustern. Nicht für jeden Schritt braucht es KI; oft macht es das spätere KI-Vorhaben ebenfalls effizienter, zuerst den Prozess zu vereinfachen und die Daten zu ordnen. Deshalb ist die Chancenkarte nicht der erste, sondern einer der späteren Schritte der Roadmap. Auch für KI gilt dieselbe Frage: An welchem Entscheidungspunkt, mit welchen Daten und mit welcher menschlichen Kontrolle soll sie arbeiten? Gibt es auf diese drei Fragen keine Antwort, ist die Chance noch nicht reif.

Häufige Fehler in der Transformation

• Mit dem Werkzeug anfangen. Wird die Software ausgewählt, bevor klar ist, welches Problem gelöst werden soll, nimmt das neue Werkzeug das alte Problem mit.
• Alles gleichzeitig umstellen. Verändern sich mehrere Prozesse gleichzeitig, ermüdet das die Nutzer und erschwert die Erkenntnis, was funktioniert hat.
• Die Daten ignorieren. Ein Bericht oder ein KI-Vorhaben, das auf Daten aus unzuverlässiger Quelle aufbaut, führt zu falschen Entscheidungen.
• Die Nutzer nicht einbeziehen. Ein Ablauf, der ohne Rückmeldung der Menschen vor Ort entworfen wird, landet nach einiger Zeit wieder in der Tabelle.

Welche Ergebnisse sollte die Roadmap liefern?

• Eine visuelle Landkarte des heutigen Prozesses und Datenflusses.
• Eine begründete, geordnete Liste der Engpässe.
• Eine Umsetzungsreihenfolge mit erkennbaren Abhängigkeiten und abgetrennten schnellen Erfolgen.
• Klar umrissene Schritte für Integration und Automatisierung.
• Messgrößen, die das Ergebnis jedes Schrittes verfolgen.

Die Arbeit von der Prozessanalyse bis zur Daten- und Berichtsarchitektur können Sie sich auf der Seite Digitale Transformation ansehen; gemeinsam erarbeiten wir eine umsetzbare Roadmap für Ihr Unternehmen.