Besichtigungstermine im Immobilienbüro: Interessenten nach Feierabend nicht verlieren

Ein Besichtigungstermin ist ein Treffen, bei dem ein Kauf- oder Mietinteressent die Immobilie, für die er sich interessiert, gemeinsam mit einem Makler an einem festgelegten Tag und zu einer festgelegten Uhrzeit vor Ort ansieht. Damit der Termin reibungslos läuft, müssen drei Dinge gleichzeitig geklärt sein: was der Interessent sucht, ob der Makler zu dieser Zeit verfügbar ist und ob die Immobilie zu dieser Zeit gezeigt werden kann.

In Immobilienbüros kommt ein großer Teil der Nachrichten dann an, wenn Inserate am häufigsten angesehen werden, also abends und am Wochenende. Der Makler ist unterwegs oder der Arbeitstag ist vorbei; die Nachricht wartet bis zum Morgen. Wenn die Antwort dann kommt, hat der Interessent oft schon anderen Büros wegen derselben oder ähnlicher Objekte geschrieben. Das Problem ist nicht mangelndes Interesse, sondern der verspätete erste Kontakt.

Warum reißt der Weg von der Nachricht zur Besichtigung ab?

• Die Antwort kommt spät. Eine Frage, die nach Feierabend eingeht, wartet, bis ein Makler Zeit hat.
• Informationen fehlen. Ein Termin wird vergeben, ohne nach Budget, Umzugszeitpunkt oder dem gemeinten Inserat zu fragen.
• Der Kalender ist verstreut. Jeder Makler führt Termine im eigenen Telefon; zwei Besichtigungen können auf dieselbe Uhrzeit fallen.
• Erinnerungen werden vergessen. Der Makler fährt los, doch der Interessent erscheint nicht.
• Es gibt keine Nachverfolgung. Beim Interessenten, der „Ich überlege es mir“ gesagt hat, meldet sich niemand mehr.

Schritt für Schritt: Besichtigungstermine organisieren

1. Beschleunigen Sie die erste Antwort. Sorgen Sie dafür, dass eine Nachricht nach Feierabend zumindest eine erste Antwort erhält, die das Inserat, die Frage des Interessenten und passende Tage klärt.
2. Erfragen Sie die Grunddaten vorab. Stellen Sie jedem Interessenten dieselben Fragen in derselben Reihenfolge: welches Inserat, Kauf oder Miete, ungefähres Budget, Umzugszeitpunkt und wie viele Personen kommen.
3. Führen Sie den Maklerkalender an einem Ort. Die Besichtigungszeiten aller Makler sollten im selben Kalender sichtbar sein, und Uhrzeiten sollten aus diesem Kalender vergeben werden.
4. Planen Sie Dauer und Fahrtzeit ein. Wenn Fahrt- und Wartezeiten zwischen den Besichtigungen nicht berücksichtigt werden, schafft der Makler nicht alle Termine.
5. Bestätigen Sie den Termin schriftlich. Tag, Uhrzeit, Adresse und Name des Maklers sollten dem Interessenten per Nachricht mitgeteilt werden.
6. Erinnern Sie einen Tag vorher. Eine Erinnerung gibt einem Interessenten, der nicht kommen kann, die Möglichkeit zu verschieben oder abzusagen.
7. Halten Sie das Ergebnis nach der Besichtigung fest. Interesse, nächster Schritt und zuständige Person für die Nachverfolgung gehören auf dieselbe Karte.

Ein kurzes Szenario: eine Nachricht am Sonntagabend

In einem Beispielbüro geht am Sonntagabend um neun Uhr eine Nachricht zu einer Mietwohnung ein. Der Interessent schreibt, dass er die Wohnung diese Woche sehen möchte und nach der Arbeit Zeit hat. In einem geordneten Ablauf wird sofort bestätigt, um welches Inserat es geht, Budget und Umzugszeitpunkt werden erfragt, und dann werden Zeiten nach Feierabend angeboten, die im Maklerkalender tatsächlich offen sind. Wählt der Interessent eine Uhrzeit, wird der Termin in den Kalender eingetragen; kommt der Makler am Montagmorgen ins Büro, findet er eine bestätigte Besichtigung statt eines Stapels neuer Nachrichten.

Das Interesse eines Käufers ist im Moment seiner Nachricht am größten; je länger die erste Antwort dauert, desto mehr wandert dieses Interesse zu einem anderen Inserat.

Häufige Fehler

• Einen Termin vergeben, ohne die Grunddaten zu erfragen, und mit einem Interessenten besichtigen, dessen Budget nicht passt.
• Besichtigungszeiten nur im persönlichen Kalender des Maklers führen, sodass die Büroleitung den Tag nicht sieht.
• Einen Termin vergeben, ohne zu fragen, wann Eigentümer oder aktueller Mieter verfügbar sind.
• Nach der Besichtigung keine Notiz schreiben, sodass zwei Makler denselben Interessenten getrennt anrufen.
• Einem Interessenten, der in einer anderen Sprache schreibt, spät oder gar nicht antworten.

Wo passt ein KI-Assistent in diesen Ablauf?

Ein KI-Terminassistent kann Nachrichten beantworten, die nach Feierabend eingehen, die Grunddaten erfassen und eine Uhrzeit aus dem echten Kalender vorschlagen. Die Aufgabe des Maklers ist es, die Immobilie vorzustellen, die Verhandlung zu führen und Vertrauen aufzubauen; der Assistent übernimmt diese Arbeit nicht, sondern legt dem Makler einen vorbereiteten Termin vor. Dass sich der Assistent stets klar als KI zu erkennen gibt, ist zudem der Anfang einer ehrlichen Beziehung zum Interessenten.

Super Randevu ist eine KI-Termin- und Vertriebsplattform, die für Unternehmen entwickelt wurde, die mit Terminen arbeiten. Uhrzeiten werden aus dem echten Kalender vergeben, und derselbe Termin kann nicht an zwei Personen gehen; Bestätigung, Verschiebung und Absage laufen automatisch. Erinnerungen mit Kalenderdatei werden versendet, und ein abgesagter Termin wird automatisch der nächsten Person auf der Warteliste angeboten. Seiten, E-Mails und Erinnerungen werden auf Türkisch, Englisch, Deutsch, Arabisch und Russisch in der Zeitzone der Person erstellt; Ihr Team liest das Gespräch auf Türkisch.

Um die Makler- und Besichtigungsorganisation Ihres Büros gemeinsam zu besprechen, können Sie auf der Seite Super Randevu eine Demo anfordern.