Besprechungsmanagement: Von Raumkonflikten bis zur Nachverfolgung von Beschlüssen

Am Dienstagmorgen treffen zwei Teams vor demselben Besprechungsraum aufeinander; beide hatten den Raum in ihrem eigenen Kalender eingetragen, aber keiner konnte den Eintrag des anderen sehen. Besprechungsmanagement-Software ist ein Kalendersystem für das Unternehmen, das Agenda, interne und externe Teilnehmende, Ort und Erinnerungen von Besprechungen an einer Stelle plant.

In diesem Beitrag behandeln wir die drei Phasen einer Besprechung, nämlich davor, währenddessen und danach, am Modul Besprechungsmanagement im YazSis KurumsalPortal.

Vor der Besprechung: Kalender und Teilnehmende

Im Modul werden Besprechungen im gemeinsamen Unternehmenskalender verfolgt, mit Tagesagenda und Monatsansicht. Vor der Planung wird der Kalender geprüft; so gibt es weniger Überschneidungen. Mitarbeitende des Unternehmens und externe Teilnehmende werden demselben Besprechungseintrag hinzugefügt, und zusammen mit dem Ort ist an einer Stelle erkennbar, wer teilnimmt. Eine Überschneidung schon in der Planungsphase zu erkennen, ist viel weniger aufwendig, als sie am Besprechungstag auf dem Flur zu klären. Und weil auch externe Teilnehmende im selben Eintrag stehen, wird die Information nicht zu einer separaten E-Mail-Kette.

Stellen Sie sich vor dem Eintragen einer Besprechung in den Kalender diese Fragen:

• Gibt es zur selben Zeit eine andere Besprechung am selben Ort oder mit denselben Teilnehmenden?
• Nimmt jemand von außerhalb teil, und wurde diese Person im Besprechungseintrag ergänzt?
• Ist die Besprechung vertraulich, und wurde die Vertraulichkeitsstufe festgelegt?
• Können Sie den Zweck der Besprechung in einem Satz aufschreiben? Wenn nicht, reicht statt der Besprechung vielleicht eine kurze Nachricht oder E-Mail.

Während der Besprechung: Vertraulichkeit und Teilnehmende

Nicht jede Besprechung muss für alle offen sein. Im Modul wird einer Besprechung eine Vertraulichkeitsstufe zugewiesen, und vertrauliche Besprechungen werden im selben Kalender verwaltet. Für ein sensibles Gespräch braucht es also weder ein separates Notizbuch noch eine verstreute E-Mail-Kette; jede Besprechung steht mit ihrer eigenen Vertraulichkeitsstufe in einem Kalender. Wer die Vertraulichkeitsstufe schon bei der Planung festlegt, muss später seltener die Frage „Wer kann das sehen?“ beantworten. Legen Sie im Unternehmen ein gemeinsames Kriterium fest, welche Besprechungen als vertraulich gelten; wenn Sie Beispiele wie Managementgespräche oder Bewerbungsgespräche nicht vorab aufschreiben, entscheidet jeder nach eigener Auslegung.

Bei Besprechungen mit externen Teilnehmenden hilft es zusätzlich, wenn Zeit, Ort und Teilnehmerinformationen in einem einzigen Eintrag klar sichtbar sind. Kommt ein Kunde oder Lieferant, liest die Person, die ihn empfängt, aus demselben Eintrag, wann und wo das Treffen stattfindet; Bestätigungen per Telefon oder Nachricht sind nicht nötig.

Nach der Besprechung: Das Ergebnis gehört in die Aufzeichnung

Besprechungen werden meist gut geplant, doch das Ergebnis bleibt auf Zetteln, in privaten Notizbüchern oder in einer mündlichen Absprache, an die sich niemand erinnert. Der Ablauf des Moduls endet deshalb mit dem Festhalten des Ergebnisses: Nach der Besprechung wird das Ergebnis dem Besprechungseintrag hinzugefügt. So bleibt als nachvollziehbare Besprechungshistorie gespeichert, welche Besprechung wann, mit wem und mit welchem Ergebnis stattfand. Wenn drei Monate später die Frage kommt: „Wer hat diesen Beschluss in welcher Besprechung gefasst?“, steht die Antwort nicht im Gedächtnis einer Person, sondern in der Aufzeichnung.

Ob die Aufzeichnung etwas nützt, hängt davon ab, was darin steht. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, die Ergebnisnotiz so zu schreiben, dass sie diese drei Fragen beantwortet:

1. Was wurde beschlossen? Nicht die Zusammenfassung der Diskussion, sondern der Beschluss selbst.
2. Wer ist verantwortlich? Wer die aus dem Beschluss entstehende Aufgabe übernimmt.
3. Bis wann? Ein Termin, der sich nachverfolgen lässt.

Erinnerungen machen die Teilnahme unabhängig vom Gedächtnis

Für geplante Besprechungen werden automatische Erinnerungen versendet. Besprechungen erscheinen außerdem in der Tagesagenda und im Monatskalender, sodass die Teilnahme nicht vom Gedächtnis einzelner Personen abhängt. Die Erinnerung soll die Zahl der Teilnehmenden verringern, die zu spät kommen oder gar nicht erscheinen, und die Teilnahme unterstützen. Das entlastet auch die Person, die die Besprechung organisiert: Statt alle einzeln anzurufen oder in letzter Minute Nachrichten zu schicken, kann sie die Erinnerung dem System überlassen.

Wer nutzt das Modul und wie?

• Führungskräfte: planen die Besprechung, legen Teilnehmende und Vertraulichkeitsstufe fest, lassen das Ergebnis festhalten und sehen bei der Vorbereitung einer neuen Besprechung in der Besprechungshistorie frühere Beschlüsse nach.
• Assistenz: prüft den Kalender, wählt passende Zeit und passenden Ort, pflegt die Teilnehmerliste und verfolgt nach der Besprechung, ob das Ergebnis eingetragen wurde.
• Alle Teams: verfolgen die Besprechungen, die sie betreffen, in der Agenda und erhalten Erinnerungen.

Der erwartete Nutzen des Moduls lässt sich in drei Punkten zusammenfassen: weniger Terminüberschneidungen, höhere Teilnahme und eine nachvollziehbare Besprechungshistorie. Das setzt voraus, dass der Kalender als einzige Quelle genutzt wird; werden Besprechungen weiterhin per E-Mail und mündlich vereinbart, bleibt auch der gemeinsame Kalender lückenhaft. Da das Modul dieselbe Benutzer- und Berechtigungsstruktur wie die anderen Module von KurumsalPortal nutzt, müssen Mitarbeitende kein neues Konto anlegen. Für den Anfang können Sie die Besprechungsart wählen, bei der es die meisten Überschneidungen gibt, zum Beispiel die wöchentlichen Managementbesprechungen, und diese zuerst ins Modul verlegen; sobald die Kalendergewohnheit sitzt, kommen die anderen Besprechungen von selbst hinzu.

Einzelheiten finden Sie auf der Seite Besprechungsmanagement, zur gesamten Plattform auf der Seite KurumsalPortal.