Prüf-, Genehmigungs- und Vertragsfristen nicht verpassen: Periodische Erinnerungen

Steht das Datum für die Verlängerung einer Genehmigung auf dem dritten Tabellenblatt eines Mitarbeiters, geht das Datum mit ihm in den Urlaub. Fristenmanagement-Software verfolgt Prüf-, Genehmigungs-, Vertrags-, Wartungs- und Kontrolltermine mit Wiederholungsregeln und gibt gestaffelte Vorwarnungen, wenn ein Termin näher rückt.

In diesem Beitrag zeigen wir am Erinnerungsmodul im YazSis KurumsalPortal, warum kritische Termine verpasst werden und wie sich das vermeiden lässt.

Warum werden kritische Termine verpasst?

• Das Datum liegt in der Datei oder im Kalender einer einzigen Person; wechselt die Person, geht in den Urlaub oder an einen anderen Einsatzort, geht auch die Information verloren.
• Der Verlängerungszeitraum wird jedes Mal neu berechnet, eine Wiederholungsregel ist nicht schriftlich festgelegt; deshalb wird der Termin der vorherigen Periode womöglich falsch in Erinnerung behalten.
• Es gibt keine Warnung; der Termin fällt erst am letzten Tag oder auf Nachfrage eines Kunden oder einer Behörde auf, und die Erledigung geschieht in Eile.
• Ob die Kontrolle durchgeführt wurde und wann, ist nicht festgehalten; wenn man zurückblicken muss, gibt es nur Erinnerungen.

Nichts davon ist ein Problem der Nachlässigkeit, sondern eines des Systems. Solange es Menschen überlassen bleibt, sich das Datum zu merken, kündigt jeder verpasste Termin den nächsten an. Das Erinnerungsmodul nimmt die Nachverfolgung aus dem guten Willen der Einzelnen und verankert sie in der Regel: Datum, Wiederholungsregel und Warnung werden einmal definiert, danach läuft alles über den Eintrag.

Wie funktioniert das Erinnerungsmodul in fünf Schritten?

1. Eintrag anlegen. Für eine Prüfung, Genehmigung, einen Vertrag, eine Wartung oder periodische Kontrolle wird ein Eintrag angelegt. Schreiben Sie in den Eintrag klar, was verfolgt wird und wer verantwortlich ist; dann fragt bei einer Warnung niemand mehr: „Was war das noch?“
2. Datum festlegen. Das kritische Datum wird in den Eintrag eingetragen.
3. Wiederholungsregel wählen. Wiederholt sich die Kontrolle in festen Abständen, wird die Regel einmal definiert, und die folgenden Perioden werden nach dieser Regel verfolgt.
4. Automatisch benachrichtigen lassen. Das System sendet gestaffelte Vorwarnungen, wenn sich das Datum nähert.
5. Erledigung erfassen. Wird die Kontrolle durchgeführt, wird die Erledigung im Eintrag festgehalten, und die Historie der Kontrolle lässt sich an einer Stelle verfolgen.

Ein fiktives Beispiel: An einem Standort wird ein Arbeitsmittel in festen Abständen periodisch geprüft. Die Verwaltung legt den Eintrag an, trägt das Prüfdatum ein und wählt die Wiederholungsregel. 30 Tage vor dem Termin kommt über Portal, E-Mail und SMS die erste Warnung; zu diesem Zeitpunkt wird der Termin mit der prüfenden Firma geplant. 7 Tage vorher wird nachgesehen, ob der Termin vereinbart wurde, und 1 Tag vorher kommt die letzte Warnung. Ist die Kontrolle erledigt, wird die Erledigung im Eintrag erfasst, und die nächste Periode wird nach derselben Regel verfolgt.

Die Logik 30, 7 und 1 Tag

Das Modul gibt 30, 7 und 1 Tag vor dem kritischen Datum eine gestaffelte Vorwarnung aus. So lässt sich die Verlängerung einer Prüfung, Genehmigung oder eines Vertrags planen, bevor der letzte Tag erreicht ist. In der Praxis können Sie diese drei Warnungen so lesen:

• 30 Tage vorher: Zeit zum Planen. Es wird geprüft, wer für die Aufgabe zuständig ist und ob der Terminprozess oder das Angebotsverfahren begonnen hat.
• 7 Tage vorher: Die Aufgabe muss im Kalender einen Platz haben. Wurde noch kein Schritt unternommen, ist jetzt der Zeitpunkt dafür.
• 1 Tag vorher: Letzte Kontrolle. Ist eine Aufgabe nicht erledigt, ist das keine Warnung mehr, sondern ein Notfall.

Woher und wie werden die Warnungen versendet?

Warnungen können als Portalbenachrichtigung, E-Mail und SMS zugestellt werden. E-Mails werden über das eigene SMTP-Konto des Unternehmens versendet, SMS über das eigene NetGSM-Konto des Unternehmens.

Welche Einträge sollten erfasst werden?

Im Modul werden Prüf-, Genehmigungs-, Vertrags-, Wartungs- und Kontrolltermine verfolgt. Prüftermine für Arbeitsmittel, Fristen von Genehmigungen und Dokumenten oder Vertragsverlängerungen sammeln sich in einer Liste. Die Teams arbeiten mit denselben Einträgen; so braucht es keine eigene Tabelle je Kategorie, und es gibt keinen Streit darüber, wer welchen Termin hat.

Jedes Team verfolgt seine Termine an einem Ort

• Verwaltung: steuert den allgemeinen Kalender des Unternehmens, etwa Genehmigungen, Dokumentenfristen und Vertragsverlängerungen.
• HR: verfolgt befristete Dokumente von Mitarbeitenden und deren Verlängerungstermine.
• Qualität und Instandhaltung: verfolgen periodische Kontrollen, Prüfungen und Wartungstermine mit Wiederholungsregeln und tragen jede abgeschlossene Kontrolle in die Historie ein.

Zum Einstieg wählen Sie fünf, sechs Einträge, bei denen ein verpasster Termin die meisten Probleme verursacht, und beginnen damit. Legen Sie für jeden Eintrag ein verantwortliches Team fest; wer bei einer Warnung tätig wird, muss von Anfang an klar sein, sonst wird auch die Warnung zu einer Nachricht, bei der jeder auf den anderen wartet. Die Liste wächst mit der Nutzung von selbst. Das erwartete Ergebnis sind kritische Termine, die nicht mehr verpasst werden, weniger manuelle Nachverfolgung und eine Ordnung, die nicht vom Gedächtnis einzelner Personen abhängt. Termine nicht zu verpassen ist keine einmalige Anstrengung, sondern eine Gewohnheit, die sich in jeder Periode wiederholt; das Modul bindet diese Gewohnheit nicht an Personen, sondern an den Eintrag.

Einzelheiten zum Modul finden Sie auf der Seite Erinnerungsmodul, den Rest der Plattform auf der Seite KurumsalPortal.