Woher kommen Bestandsdifferenzen? Inventur, Bewegung und Berechtigung

Die Inventur ist beendet; zwölf Stück im System, neun im Regal. Die erste Reaktion ist meist die Suche nach einem Schuldigen, dabei entsteht der größte Teil der Differenz nicht durch Personen, sondern durch die Erfassungsordnung. Eine Bestandsdifferenz ist der Unterschied zwischen der im System erfassten Menge und der tatsächlich im Regal gezählten Menge; ihre Ursache liegt darin, dass eine Bewegung vor der Zählung gar nicht oder falsch erfasst wurde.

In diesem Beitrag erklären wir die häufigsten Ursachen von Bestandsdifferenzen, wie man die Inventur aufsetzt und wie die Berechtigungsstruktur die Differenz beeinflusst. Auch die Themen Umlagerung, Inventur, Charge/Seriennummer, Barcode und Lagerplatz, die YazSis ERP im Bereich Bestand und Lager abdeckt, behandeln wir in diesem Rahmen.

Sechs häufige Ursachen der Differenz

1. Nicht erfasste Bewegung. Ware wurde angenommen, aber nicht eingebucht; ein Muster wurde abgegeben, Ausschuss ausgesondert oder eine Retoure angenommen, ohne dass ein Beleg angelegt wurde. Die Differenz sammelt sich bis zum Zähltag unbemerkt an.
2. Falsche Einheit oder doppelte Karte. Derselbe Artikel wurde an einer Stelle als Karton, an anderer als Stück erfasst; oder für denselben Artikel wurden zwei Artikelkarten angelegt. Die Bewegungen verteilen sich auf zwei Karten, und beide wirken „falsch“.
3. Ware, die bei der Umlagerung verloren geht. Die Ausbuchung aus einem Lager wurde erfasst, die Einbuchung im anderen Lager noch nicht. Auf dem Papier ist die Ware unterwegs; weil das aber niemand verfolgt, kann sie monatelang unterwegs bleiben.
4. Chargen- oder Seriennummernverwechslung. Auch wenn die Gesamtmenge stimmt, haben sich verschiedene Partien vermischt. Bei der Zählung geht die Summe auf, aber pro Charge betrachtet zeigt sich die Differenz.
5. Abgang ohne Grund. Material, das ohne Beleg entnommen wurde, oder ein Artikel, der nicht auf dem Lieferschein steht, ist die am schwersten nachzuverfolgende Differenzart. Sie entsteht meist dadurch, dass die Berechtigungsgrenzen zu weit gefasst sind.
6. Die Zählung selbst. Läuft während der Zählung der Betrieb weiter, kann ein Artikel sowohl gezählt als auch versandt worden sein. Auch ein Artikel am falschen Lagerplatz wird als „fehlend“ notiert.

Betrachtet man die Liste genau, zeigt sich: Die meisten Ursachen hängen mit der Erfassungs- und Berechtigungsordnung zusammen, nur eine mit der Zählmethode. Das heißt: Wie sorgfältig Sie auch zählen, die Differenz entsteht neu, solange die Bewegungsordnung nicht sitzt.

Die Inventur richtig aufsetzen

Die Inventur sollte kein Mittel sein, die Differenz zu finden, sondern ihre Ursache zu verstehen. Einmal im Jahr das gesamte Lager am selben Tag zu zählen und die gefundene Differenz pauschal auszugleichen, löst das Problem nicht, sondern vertagt es nur. Das erfordert, dass regelmäßig gezählt wird und jede gefundene Differenz mit einer Ursache abgeschlossen wird.

• Stoppen Sie während der Zählung im betreffenden Bereich Zu- und Abgänge oder kennzeichnen Sie die nach der Zählung erfolgten Bewegungen gesondert.
• Zählen Sie Artikel nach Lagerplatz; eine Zählung nach Regal, Zone oder Lager grenzt ein, wo die Differenz auftritt.
• Prüfen Sie bei Artikeln mit Chargen- und Seriennummernverfolgung nicht nur die Summe, sondern auch die Menge je Charge.
• Wenn Sie Barcode oder RFID nutzen, ersetzt das Scannen die handschriftliche Zählliste; das Scannen verringert Schreibfehler.
• Erfassen Sie beim Ausgleich der Differenz deren Ursache: Zählfehler, nicht erfasster Abgang, bei der Umlagerung ausstehende Ware.

Reihenfolge, wenn eine Differenz auftritt

Wird eine Differenz gefunden, ist es der einfachste, aber schädlichste Weg, sofort eine Korrektur zu buchen; denn die Ursache geht verloren, und dieselbe Differenz taucht bei der nächsten Zählung wieder auf. Stattdessen grenzt das folgende Vorgehen die Quelle der Differenz ein:

1. Sehen Sie sich alle Zu- und Abgangsbewegungen des Artikels seit der letzten Zählung an: Gibt es fehlende oder doppelte Buchungen?
2. Prüfen Sie offen gebliebene Umlagerungen, ausstehende Lieferungen und unvollständige Wareneingangsbuchungen.
3. Suchen Sie, ob derselbe Artikel unter einer anderen Karte, Einheit oder einem anderen Lagerplatz erfasst ist.
4. Bleibt eine Differenz weiterhin ungeklärt, korrigieren Sie sie gemeinsam mit der Ursache und binden Sie sie an die Freigabe der Berechtigten.

Berechtigung: Wer darf was ändern?

Eine Bestandsdifferenz ist oft eine Frage der Berechtigung. Wenn jeder Bestandskorrekturen vornehmen kann, wird die Differenz zu einer korrigierbaren Zahl, und die Ursache geht verloren. Deshalb sollten Vorgänge wie Bestandskorrektur, Umlagerungsfreigabe und Abschluss der Inventur an verschiedene Rollen gebunden werden: Das Lagerpersonal erfasst die Bewegung, die verantwortliche Person gibt die Differenz frei, die Geschäftsführung sieht den Bericht. YazSis ERP passt diese Freigabestruktur an die Geschäftsregeln des Unternehmens an; wer was freigibt, wird in der Prozessanalyse festgelegt.

Fragen Sie zuerst nach der Bewegung, dann nach der Person. Die meisten Bestandsdifferenzen sind die Spur einer nicht erfassten Arbeit.

Ziel ist nicht, die Differenz auf null zu bringen, sondern sie sichtbar zu machen

Keine Software sorgt von selbst dafür, dass die Ware im Regal mit dem System übereinstimmt. Die Aufgabe der Software ist es, nachvollziehbar zu machen, wo und warum die Differenz entsteht. Sind ein offen gebliebener Umlagerungseintrag, eine Bestandskorrektur ohne Regel oder eine auf Chargenebene auftretende Differenz in den Berichten sichtbar, wird auch die Korrektur zu einer systematischen, von der Person unabhängigen Arbeit. Auch das Vertriebsteam erfährt früher, dass es einen nicht auf Lager befindlichen Artikel zugesagt hat, und das Finanzteam früher von einem aufgeblähten oder zu niedrigen Bestandswert.

Wenn Sie überlegen, Ihre Bestands- und Lagerprozesse in einem Datenfluss zusammenzuführen, schauen Sie sich den Bereich Bestand und Lager auf der Seite YazSis ERP an.