ERP-Umstellung: Datenübernahme, Parallelbetrieb und Go-live Schritt für Schritt

Freitagabend. Welches Programm öffnet am Montagmorgen die Person, die den neuen Auftrag erfasst? In welches System wird die Zählung im Lager eingetragen? Sind die offenen Aufträge aus dem alten Programm im neuen System vorhanden? Diese Fragen werden meist erst kurz vor der Umstellung in der letzten Besprechung gestellt, und niemand hat die Antwort. Das Schwierige an einer ERP-Umstellung ist nicht, die Software zu installieren, sondern die Antworten auf diese Fragen vorher zu geben; der Tag des Go-live ist der teuerste Zeitpunkt, um nach Antworten zu suchen. Eine ERP-Umstellung ist der Prozess, in dem ein Unternehmen seine Prozesse in Vertrieb, Einkauf, Lager, Produktion und Finanzen von alten Werkzeugen (Excel, Altprogramm, Papier) auf ein neues ERP-System überführt und dabei Daten und Arbeitsgewohnheiten mitnimmt.

Werden die folgenden Stufen der Reihe nach durchlaufen, wird die Umstellung nicht auf ein einziges riskantes Wochenende zusammengedrängt. Vorab: Die Zeiten hängen vom Projekt ab; dieser Beitrag verspricht keinen Zeitplan, sondern erklärt, woran Sie in jeder Stufe erkennen, dass sie abgeschlossen ist.

Die Stufen der ERP-Umstellung und das Abschlusskriterium jeder Stufe

Wie übernehmen wir Bestands- und Kontodaten aus dem Altprogramm in das neue ERP?

Entscheiden Sie vor der Datenübernahme auch, was Sie im Altprogramm zurücklassen. Werden jahrelang angesammelte inaktive Artikelstammsätze, Geschäftspartner, mit denen nie wieder gearbeitet wird, und abgeschlossene Aufträge in das neue System übernommen, werden die Listen unübersichtlich, die Suche wird langsam, und Nutzer wählen den falschen Stammsatz. Frühere Aufzeichnungen können im Altsystem schreibgeschützt bleiben; ins neue System kommen nur Daten, die ab heute nützlich sind.

Entscheiden Sie zuerst, was übernommen wird, und dann, wie. Jede Datenart hat ein anderes Risiko; die folgende Tabelle fasst die am häufigsten übernommenen Daten und die jeweilige Kontrollmethode zusammen.

Die Regel ist einfach: Überall, wo Sie Zahlen übernehmen, stellen Sie die Summen vor und nach der Übernahme nebeneinander. Stimmen Menge, Saldo oder Zahl der Datensätze nicht, gilt die Übernahme nicht als abgeschlossen.

Excel-Daten ins ERP übernehmen: automatisiert oder von Hand?

Für eine einmalige Übernahme aus Excel genügt meist eine ordentlich vorbereitete Vorlage: feste Spaltenüberschriften, ein eindeutiger Code in jeder Zeile, Einheiten und Kategorien in nur einer Schreibweise. Ist das Volumen klein, kann die Übernahme über die Importmaske erfolgen; ist das Volumen groß, sind die Codes uneinheitlich oder werden Daten aus mehreren Dateien zusammengeführt, kann ein Übernahmeskript nötig sein. Die Methode wird je nach Projekt festgelegt; wir versprechen weder ein fertiges Übernahmewerkzeug noch eine Dauer. Dass eine Datei regelmäßig ins ERP fließt (zum Beispiel der tägliche Excel-Export, der jeden Morgen eingelesen wird), ist dagegen unabhängig von der einmaligen Übernahme ein Thema der Integration.

Wie werden Parallelbetrieb und Go-live gesteuert?

Parallelbetrieb bedeutet, dass über einen festgelegten Zeitraum dieselben Vorgänge auch im neuen System durchgeführt und die Ergebnisse mit der alten Methode verglichen werden. Das kostet zusätzlichen Aufwand; dafür gibt er Sicherheit bei kritischen Berechnungen wie Monatsabschluss, Bestand und Salden der Geschäftspartner. Er ist nicht in jedem Unternehmen zwingend, sollte aber bei Prozessen mit hohen Fehlerkosten bedacht werden. Am Tag des Go-live wird diese Reihenfolge eingehalten:

1. Der letzte Datenstand wird gezogen, und ab diesem Moment werden im Altsystem keine neuen Einträge mehr erfasst.
2. Eröffnungssalden, Bestand und offene Aufträge werden in das neue System geladen.
3. Die Kontrollsummen werden mit den alten Aufzeichnungen abgeglichen; gibt es Differenzen, wird nicht live gegangen.
4. Das Altsystem wird schreibgeschützt; für Abfragen in die Vergangenheit bleibt es im Archiv.
5. Am ersten Tag steht für jede Rolle eine Unterstützungsperson zur Seite.
6. Die Bedingungen für eine Rückkehr sind von Anfang an schriftlich festgelegt: in welchem Fall, wer entscheidet, wie zurückgegangen wird.

Wie bereiten Sie die Nutzer auf die Umstellung vor?

Selbst wenn der technische Teil der Umstellung richtig gemacht wird, bleibt das System leer, wenn die Nutzer in die alte Gewohnheit zurückfallen. Planen Sie zur Vorbereitung diese vier Dinge:

• Test nach Rollen: Lagerist, Einkäufer und Vertriebsmitarbeiter erledigen ihre eigene, echte Arbeit in der Testumgebung von Anfang bis Ende.
• Abschied von der Gewohnheit: Kündigen Sie nach dem Go-live deutlich an, dass die alten Excel-Dateien nicht mehr aktualisiert werden und das neue System die Erfassungsstelle ist.
• Anlaufstelle für die erste Zeit: Legen Sie eine einzige Person oder einen einzigen Kanal fest, bei dem die Fragen gesammelt werden; so kommt dieselbe Frage nicht von zehn Personen.
• Feedbackschleife: Listen Sie die in der ersten Zeit auftauchenden Lücken und Anpassungswünsche auf und bringen Sie sie in eine Reihenfolge.

Das Go-live ist kein Ende, sondern der erste Messpunkt. Am Ende der ersten Zeit noch einmal zu bestätigen, dass Inventur, offene Aufträge und Salden der Geschäftspartner mit dem System übereinstimmen, ist der günstigste Weg, verbleibende Fehler zu fassen, solange sie klein sind.

Die Umstellung mit Excel steuern: Wo hilft es, wo reicht es nicht?

Den Umstellungsplan, die Feldzuordnungstabelle und die Differenzliste in Excel zu führen, ist durchaus nützlich; jeder kennt das Werkzeug, und es braucht keine zusätzliche Installation. Die Stellen, an denen es schwierig wird, sind bekannt:

• Die Versionen der Zuordnungstabelle vervielfachen sich, und es wird unklar, welche aktuell ist.
• Die Dateneigner bereinigen ihre eigenen Dateien getrennt, und das Zusammenführen wird zu einer eigenen Aufgabe.
• Wächst die Differenzliste, lässt sich nicht mehr nachverfolgen, wer was abgeschlossen hat.
• Wird die Testübernahme bei jeder Wiederholung von Hand gemacht, mischen sich menschliche Fehler in die Übernahme selbst.

Wie gehen YazSis ERP und die Integrationsseite mit der Umstellung um?

Einer der Grundsätze auf der Seite YazSis ERP ist, das bestehende System zu bewahren: Fehlende Prozesse werden ergänzt, ohne ein laufendes ERP auszubauen, und die Daten werden über API- und Datenbankintegrationen zusammengeführt. Das heißt, nicht jede Umstellung muss nach dem Muster „Altes ganz abschalten, Neues einschalten“ ablaufen; für manche Unternehmen ist ein schrittweises Vorgehen weniger riskant. Der Umfang wird in jedem Projekt mit der Bedarfsanalyse festgelegt.

Die Seite Integration beschreibt, wie ERP und Buchhaltung, Lohnabrechnung und PDKS (Zeiterfassungssystem), CRM und E-Commerce, Bank, Produktion und Lager sowie SMS- und E-Mail-Systeme in einem kontrollierten Datenfluss zusammengeführt werden. Vier Grundsätze passen auch zum Umstellungsplan: für jedes Datenfeld die eine verlässliche Quelle bestimmen, Richtung, Häufigkeit und Fehlerszenarien des Flusses entwerfen, Protokollierung, Berechtigungen, Wiederholungsversuche und Datenvalidierung einrichten, die Gesundheit der Integration sichtbar machen. Führen in der Übergangszeit beide Systeme für dasselbe Feld Aufzeichnungen, taucht die Frage „Welches stimmt?“ auf; deshalb ist der Grundsatz der einen Quelle auch der erste Punkt des Umstellungsplans.

Wenn Sie den Umfang Ihrer ERP-Umstellung und Ihren Bedarf an Datenübernahme gemeinsam bewerten möchten, können Sie über die Seiten ERP und Integration ein Gespräch anfragen.