Ведомост за присъствие: какво е и как се изготвя? Кодове и приключване на месеца

Вие отговаряте за човешките ресурси във фирма с трийсет души. На 25-о число идва съобщение от счетоводството: „Кога ще са готови ведомостите?“ Графикът на смените на двайсет и двамата души от производството е на стената, списъкът с подписи на осемте служители в офиса е в чекмеджето, а молбите за отпуск – в електронната поща. Да сложите всичко това едно до друго и да го превърнете в една таблица ще ви отнеме ден и половина, а накрая пак дните на един-двама души няма да съвпадат. Статията обяснява стъпка по стъпка какво е ведомост за присъствие, от какви данни се получава и как протича подредено приключване на месеца.

Ведомостта за присъствие е таблица за отчитане на труда, обикновено месечна, която показва в кои дни от периода служителите са работили, в кои са били в отпуск, в болничен или са отсъствали и колко извънреден труд са положили.

За какво служи ведомостта за присъствие и защо е важна?

Ведомостта е единственият одобрен отговор на фирмата на въпроса „кой кога е работил“. Подготовката на заплатите се основава на този отговор; ръководителят чете от таблицата тенденциите при отсъствията, отдел „Човешки ресурси“ – използването на отпуските, а оперативните ръководители – натоварването с извънреден труд. Когато ведомостта е грешна, корекцията обикновено излиза наяве на етапа на заплатите или след възражение на служител; това струва и време, и доверие. Вярната и одобрена ведомост слага край на повечето такива възражения, преди да са започнали.

От какви данни се състои ведомостта за присъствие?

Ведомостта не е самостоятелен източник на данни, а обединение на няколко записа. Ако някой от източниците е непълен или грешен, таблицата също ще излезе грешна.

• Движения за влизане и излизане: в кой ден и между кои часове човекът е бил на работното място.
• Записи за отпуски: одобрен платен годишен отпуск, отпуск по семейни причини и други дни в отпуск.
• План на смените: в коя смяна и за кои часове е бил планиран човекът в този ден.
• Записи за извънреден труд: заявеното и одобрено допълнително работно време.
• Болнични и други документирани отсъствия: дни извън отпуска, чиято причина е удостоверена с документ.

Как се изготвя ведомостта? Стъпки за приключване на месечната ведомост за присъствие

1. Фиксирайте периода и календара. Още в началото уточнете за кои дати изготвяте ведомостта, официалните празници и плана на смените.
2. Съберете суровите данни за влизане и излизане. Четец на карти, терминал или списък с подписи – какъвто и да е източникът, обединете го на едно място.
3. Свържете движенията със служителите. Уверете се, че всеки ред принадлежи на правилния човек; два записа на един и същ човек или редове без служител се откриват на този етап.
4. Отразете отпуските. Дните с одобрен отпуск се отделят от отсъствията; не пишете „отпуск“ за деня, преди молбата да е одобрена.
5. Отделете изключенията. Закъсненията, ранните тръгвания, дните без маркирано излизане и отсъствията без причина се изнасят в отделен списък.
6. Проверете извънредния труд спрямо одобрената заявка. Кой, в кой ден и колко часа е работил допълнително, трябва да съвпада със записа за одобрение.
7. Получете одобрение от ръководителя и заключете периода. Всяка промяна в заключена ведомост трябва да се записва заедно с причината.
8. Изгответе отчета и го предайте на счетоводството. Одобреното обобщение става входни данни за подготовката на заплатите.

Как се води ведомостта? Примерни кодове за ведомост за присъствие

Един код за всеки ден в таблицата улеснява четенето. Кодовете по-долу са само пример; можете да ги промените според своята фирма. Важното е да определите кодовете веднъж и всички да ги използват в едно и също значение.

Измислен пример: записите на служител А за една седмица се превръщат във ведомост така. Обърнете внимание защо записът на движенията и кодът във ведомостта не винаги съвпадат.

Най-честите грешки във ведомостта за присъствие

• Да се запише ден в отпуск като отсъствие. Когато записът за отпуска стои в отделен от ведомостта файл, таблицата показва отсъствие, защото в този ден няма движение.
• Да се въвежда извънреден труд без одобрение. Извънреден труд, за който не е ясно кой го е заявил и кой го е одобрил, предизвиква спорове в края на месеца.
• Да се оставя закъснение без причина. Човекът, закъснял заради одобрена от ръководителя среща, и закъснелият без причина се появяват в един и същ списък.
• Да не се заключва периодът. Корекциите, направени без следа след приключване на месеца, създават разлика между заплатите и ведомостта.
• Да не се отразява размяната на смени в плана. Служителят е разменил смяната си, но планът е останал стар, и действителният запис се счита за грешен.

Как да водя ведомост за присъствие във фирма с 30 души?

Във фирма с трийсет души обикновено съжителстват два различни режима на работа: офис екип с фиксирано работно време и сменен производствен или теренен екип. Вместо да ги подчинявате на едно правило, достатъчно е за офиса да има прост контрол на влизането и излизането, а за сменния екип – сравнение между план и факт. В структура от трийсет души най-големият риск е ведомостта да зависи от труда на един-единствен човек в края на месеца. Три прости правила намаляват този риск:

• Един източник: записите за влизане и излизане, отпуски и извънреден труд се водят с един и същ идентификатор на служителя; в края на месеца не се обединяват три файла.
• Седмично приключване: всеки петък се приключват изключенията за седмицата; в края на месеца остава работата само за последната седмица.
• Ясна отговорност: ръководителят на звеното одобрява изключенията на своя екип, отдел „Човешки ресурси“ обединява одобрените записи и заключва периода.

Мислете за ведомостта не като за отчет, който се изготвя в края на месеца, а като за запис, който се поддържа чист през целия месец.

Реалистичен план за първия месец може да е такъв: през първата седмица определете кодовете и отговорниците, през втората съпоставете текущите записи за отпуски и извънреден труд със списъка на служителите, от третата седмица започнете приключването в петък. В края на месеца сравнете първата пълна ведомост, изготвена по стария начин и по новия ред – така ясно ще видите кой запис къде се губи.

Може ли ведомостта да се води в Excel? Къде се провалят хартията, Excel и WhatsApp?

В екип от петнайсет-двайсет души на едно място и без смени Excel обикновено е достатъчен: ред за всеки човек, колона за всеки ден, суми най-долу. В следните ситуации обаче таблицата започва да губи надеждността си:

• Когато се добавят смени и извънреден труд, клетките се увеличават, формулите се чупят и грешката се намира все по-трудно.
• Понеже отпуските се водят в отделен файл, денят в отпуск във ведомостта изглежда като отсъствие.
• Ръководителите изпращат таблицата като снимка в WhatsApp; не е ясно коя версия е последната.
• Не се вижда кой и защо е направил корекция след приключване на периода.

Как се изготвя отчетът за присъствие в YazSis KurumsalPortal?

Модулът Контрол на присъствие и работно време събира първите четири стъпки от приключването на месеца на един екран. Той свързва движенията от PDKS (системата за контрол на присъствието) със служителите, отделя закъсненията, ранните тръгвания и отсъствията като изключения и управлява проверката и одобрението им. Понеже записите за присъствие се съпоставят със записите за отпуски, дните в отпуск се отделят от отсъствията. От одобрените записи се изготвя ведомостта и се получават чисти данни за присъствие за подготовката на заплатите.

Ако имате екип, който работи на смени, модулът Планиране на смени и извънреден труд допълва страната на плана: създава дневни, седмични и месечни смени и води назначаването на персонала и одобрението на заявките за извънреден труд в един и същ процес. Така във ведомостта „планираното“ и „действителното“ могат да се четат едно до друго.

Ако искате приключването на месеца да не се сглобява ръчно, а да минава през един процес, структурата на модулите можете да видите на страницата KurumsalPortal, а подробностите – на страниците на съответните модули.