Ценова оферта: образец и шаблон за Word и Excel – позиции, отстъпка, ДДС

Ще давате първа ценова оферта на нов клиент или ще преработвате текущия си шаблон. Част от образците на оферти, които намирате в интернет, имат твърде малко полета, а друга част – толкова много, че няма да ви послужат. Грешките на фирмите, които сами правят шаблона си, също си приличат: не е ясно дали отстъпката се прилага преди или след ДДС, няма срок на валидност, валутата на един ред е записана по един начин, а на друг – по друг. Тази статия ви дава скелет, който можете директно да копирате и попълните.

Ценовата оферта е документ, с който продавачът писмено съобщава на купувача цената си за определени позиции, условията и срока на валидност. По-долу ще намерите полетата в заглавната част на шаблона, таблицата с позиции и реда на изчисление; накратко обясняваме и защо всяко поле е там.

Шаблон за ценова оферта: полета в заглавната част

Горната част на оферта от една страница се състои от следните полета. Бележките до тях показват най-честия проблем, когато полето остане празно.

Таблица с позиции и ред на изчисление

Колоните на таблицата с позиции се подреждат така: номер, описание, количество и мерна единица, единична цена, отстъпка по позицията, сума. В колоната за описание напишете модела, размерите и обхвата; описание с една дума принуждава клиента да ви звъни.

Редът на изчисление трябва да е еднакъв във всяка оферта. Числата в примерната таблица по-долу са измислени и не означават валута; те само показват как работи редът.

Как се пише описанието на позицията?

Описанието на позицията е най-пренебрегваното място в шаблона. Когато клиентът сравнява офертите една до друга, гледа само описанието; ако то е кратко, сравнението се прави само по цена.

Как се показва отстъпката в офертата?

Да скриете отстъпката и да напишете само нетната цена изглежда практично в краткосрочен план, но създава проблеми при ревизия: когато цената се промени, никой не помни каква отстъпка е дадена за коя позиция. Показвайте отстъпката в отделна колона или на отделен ред. Клиентът вижда, че отстъпката е стойност, а вие при ревизия знаете точно за каква отстъпка ще преговаряте. Чие одобрение изисква отстъпката, е отделно правило и офертата трябва да мине през упълномощения човек, преди да бъде изпратена.

В Word или в Excel да се изготви образецът на ценова оферта?

И двата имат своето място; проблемът се появява, когато започне ръчното прехвърляне между тях.

• Шаблон в Word: подходящ е за писмени условия, фирмена идентичност и оформление на страницата. Когато броят на позициите се промени, ръчното разширяване на таблицата и ръчното вписване на сумите е податливо на грешки.
• Шаблон в Excel: сумата по позиция, отстъпката, ДДС и общата сума се изчисляват с формули; оформлението за печат обаче често изисква умение. Ако клетка с формула бъде изтрита по невнимание, сумата се обърква незабелязано.
• Използване на двата заедно: изчисляването в Excel и поставянето на резултата в Word е често срещан път; но всяко поставяне е нова възможност за грешка, а версиите на двата файла се множат поотделно.

Ограниченията на ръчното копиране на шаблони за оферта в Word и Excel

За малък екип, който дава няколко оферти седмично, шаблон в Word или Excel напълно върши работа. Границата идва, когато шаблонът започне да се копира. Всеки търговец развива собственото си копие, условията за плащане са записани различно в различните версии, а за коя оферта към кой клиент и коя сделка се отнася трябва да се гадае по името на файла. Файл с оферта с изтекла валидност също продължава незабелязано да стои в някоя папка.

• Въпросът за версията: когато клиентът попита „Може ли да ни изпратите отново последния вариант на офертата?“, не е ясно кой файл е последен.
• Следа от одобрението: одобрението на отстъпката остава в имейла; във файла на офертата няма следа от него.
• Копия на условията: когато условията се променят, се обновяват само новите оферти, а старите копия обикалят със старите условия.
• Празнина в проследяването: при кого е офертата и на какъв етап е, не се вижда заедно с картата на клиента.

Как се получава готов за печат документ с програма за оферти?

В YazSis CRM AI разпечатката на офертата извежда позициите, отстъпката, ДДС и общата сума на готова за печат страница; на нея са и срокът на валидност и данните на изготвилия. Офертата минава през етапите чернова, чака одобрение, изпратена, приета и отхвърлена, а одобрението на ръководителя е част от процеса. Така вместо ръчно да копирате шаблона, получавате готов за печат документ от един запис.

В модула Продажби / оферти и клиенти офертите могат да се изготвят в няколко валути и всяка ревизия се пази като отделна версия. Офертата се съхранява заедно с картата на клиента и свързаната сделка и минава през одобрение, преди да бъде представена на клиента. YazSis CRM AI днес се използва в собствения център за поддръжка и продажби на YazSis; обхвата на внедряването, адаптирано към вашата фирма, определяме заедно след анализ на нуждите.

Преди да започнете да използвате шаблона

1. Определете кои полета от заглавната част са задължителни за вашата работа; отбележете полетата, които не могат да останат празни.
2. Запишете неизменните условия като плащане, доставка и поддръжка като един текст и го пазете само на едно място.
3. Запишете реда на изчисление (позиция, междинна сума, отстъпка, ДДС, обща сума) и го проверете със счетоводителя си.
4. Въведете правило срокът на валидност във всяка оферта да се пише като календарна дата.
5. Пазете всяка изпратена оферта в една папка или една система за записи под името на клиента.
6. Преглеждайте шаблона на всеки три месеца; премахнете личните копия на търговците.

Ако искате да видите разпечатката на офертата, процеса на одобрение и връзката с картата на клиента, разгледайте страницата на модула „Продажби / оферти и клиенти“.