Уведомление за пациенти по KVKK в Турция: съдържание, шаблон и разлика от съгласието

В частна клиника в Турция служителката на рецепцията подава на нов пациент формуляр: „Подпишете тук, за личните ви данни е“. Пациентът не пита какво подписва, а служителката не знае точно дали формулярът е уведомление за обработване на данни, изрично съгласие или съгласие за лечение. Същата сутрин друг пациент пише в WhatsApp, за да си запише час, и посочва име, телефон и оплакване. На чий телефон остават тези съобщения, какво е казано на пациента, кой текст е приет? Обикновено клиниките търсят отговорите едва когато получат искане. Статията описва турското законодателство, което се прилага за клиниките в Турция.

Уведомлението за пациента е информационен текст, който клиниката предоставя, когато получава личните данни на пациента, и в който обяснява кой, с каква цел и как ще обработва тези данни. Основанието му е чл. 10 от турския Закон № 6698 за защита на личните данни (KVKK). В статията, като четем официалните текстове, разграничаваме уведомлението, изричното съгласие и съгласието за медицинска намеса и даваме практичен чеклист.

Разлика между уведомлението и изричното съгласие: три документа заедно със съгласието за медицинска намеса

Събирането на трите документа в един подпис заблуждава пациента и отслабва функцията на всеки от тях. Комюникето за информиране изисква, когато обработването се основава на изрично съгласие, задължението за информиране и изричното съгласие да се изпълняват поотделно (чл. 5/f). Съгласието за медицинска намеса произтича от здравното законодателство и не замества текста по KVKK.

Какво трябва да съдържа уведомлението за пациента?

Член 10 от KVKK задължава администратора на данни при получаване на личните данни да даде информация по пет въпроса. Комюникето посочва, че това е минималното съдържание. Списъкът по-долу превръща члена в чеклист, адаптиран за клиника.

• Самоличност на администратора: наименование на клиниката, адрес и канал за контакт при искания.
• С каква цел се обработват данните: целите — управление на часовете, напомняния, комуникация — трябва да са изписани поотделно и ясно; според Комюникето не бива да се използват неясни изрази като „други цели, които могат да възникнат“.
• На кого и с каква цел могат да се предават: групи получатели и цел на предаването.
• Начин на събиране и правно основание: дали данните са получени чрез формуляр, по телефона, от уебсайт или чрез съобщения и на кое условие се основава обработването.
• Правата на пациента по чл. 11 от KVKK: право на информация, на коригиране, на изтриване и начин за подаване на искане.
• Ясен, разбираем и прост език: Комюникето изисква и това; една страница, пълна с юридически жаргон, не отговаря на условието.

Примерно уведомление по KVKK за клиника: структура

Структурата по-долу не е готов текст, а последователност от раздели за попълване. Попълнете полетата в квадратни скоби за вашата клиника и преди публикуване покажете текста на вашия специалист.

1. Администратор на данни: [наименование на клиниката, адрес, имейл за искания].
2. Какви данни обработваме: [име и фамилия, телефон, имейл, дата и час на посещението, информация, която сте написали при комуникацията, ако има такава].
3. Защо ги обработваме: [за да създадем и управляваме вашия час, да изпращаме напомняния, да се свързваме с вас].
4. Правно основание и начин на събиране: [формуляр за запис на час, телефон и съобщения; условието за обработване, на което се основаваме].
5. На кого могат да се предават: [доставчици на софтуерни услуги, компетентни органи при законово задължение].
6. Вашите права и подаване на искане: [права по чл. 11 от KVKK, как се подава искане].

Как се взема изрично съгласие от пациента?

Законът определя изричното съгласие като съгласие, свързано с конкретен въпрос, основано на информиране и изразено по свободна воля (чл. 3/a). На практика това означава да не се предлага на пациента едно поле „Съгласен съм с всичко“, всяка цел да се дава като отделна, предварително неотметната опция и изрично да се посочва, когато отказът от съгласие не пречи на записването на час.

Трябва да се помни и още нещо: изрично съгласие не е нужно за всяко обработване. Алинея втора на чл. 5 изброява условия, при които съгласие не се изисква, например когато обработването е пряко свързано със сключването или изпълнението на договор; чл. 6 причислява здравните данни към специалната категория и ги обвързва с отделни условия, като сред тях посочва и случая, когато обработването е необходимо за предоставянето на здравни услуги от лица, задължени да пазят професионална тайна. Клиниката трябва да определи със своя специалист кое обработване на кое условие се основава; съгласието не е отговор на всеки въпрос.

Попадат ли данните на пациенти от WhatsApp под KVKK?

Законът смята за лични данни всяка информация, свързана с идентифицирано или подлежащо на идентифициране физическо лице (чл. 3/d), и обхваща обработването им с изцяло или частично автоматизирани средства (чл. 2). Името на пациента, телефонът и искането за час попадат в това определение; ако в съобщението има информация за здравословното състояние, тази част попада в данните от специална категория по чл. 6. Тоест на практика отговорът е „да“. Определението в Наредбата за личните здравни данни на Министерството на здравеопазването на Турция също е достатъчно широко, за да обхване информацията, свързана с предоставената на лицето здравна услуга; изяснете с вашия консултант как се прилага наредбата към записите за часове във вашата клиника.

Въпросите, които трябва да се зададат на практика, са: кой може да вижда съобщенията, стоят ли на лични телефони, препращат ли се в група, дава ли се на пациента в първия отговор линк към уведомлението, какво става с кореспонденцията на устройството на напуснал служител? Членът за сигурност на данните (чл. 12) задължава администратора да предприеме необходимите технически и организационни мерки. Наредбата за здравните данни предвижда мерки, които не позволяват на хората, обслужвани един до друг на гишета и бюра, да чуват или виждат личните данни на другите (чл. 5/4), и достъп на служителите до данните само в рамките на нуждите на услугата (чл. 6/1). Добро начало е да прегледате от този ъгъл организацията на рецепцията и правата в системата.

Какво става, ако пациентът поиска изтриване или информация?

Съгласно чл. 11 от KVKK пациентът може да поиска да узнае дали данните му се обработват, да поиска информация, коригиране и, ако са налице условията, изтриване. Администраторът разглежда искането във възможно най-кратък срок и най-късно в рамките на тридесет дни (чл. 13). Разпоредбите на други закони относно изтриването се запазват (чл. 7/2); тоест клиниката трябва отделно да прецени задълженията за съхранение, произтичащи от друго законодателство.

Как се доказва изпълнението на задължението за информиране? Ограниченията на хартиения формуляр, Excel и WhatsApp

Комюникето възлага доказването на изпълнението на задължението за информиране на администратора (чл. 5/e). Хартиените формуляри се губят в папките и не се знае коя версия на текста е подписана; когато текстът се обнови, не може да се проследи коя версия са приели предишните пациенти. Съобщение „прочетох“ в WhatsApp също не показва нито отделните съгласия, нито версията на текста. В малък частен кабинет хартията и подреденият архив може да вършат работа; когато каналите и пациентите се увеличат, данните за версия, време и потвърждение трябва да се пазят заедно със записа за часа.

Как Super Randevu пази записа за уведомлението и съгласието?

В Super Randevu уведомлението и изричното съгласие се записват с версии: пази се коя версия на текста кога е потвърдена, а този запис важи и на петте езика, на които се показва страницата за пациента. Изтриването и експортът стават с една стъпка. Данните и резервните копия се съхраняват на сървъри в Турция, при всяко влизане на служител е задължителна проверка в 2 стъпки, данните на отделните организации са разделени на ниво база данни, а медицински записи като диагноза, бележки за лечение или рецепти изобщо не се съхраняват. В клиентската база контактите, историята на посещенията, източникът и записите за съгласие се събират в една карта; тази функция е в пилотна фаза.

Всичко това не замества задълженията на клиниката: съдържанието на текста и правното основание са отговорност на клиниката, а софтуерът помага записът да се води подредено. Екраните и пилотната програма можете да разгледате на страницата на Super Randevu.