Как се определя критичното ниво на запасите? Минимален запас и застрахователен запас

Отговорникът по снабдяването е въвел критично ниво петдесет за всеки продукт, защото числото се запомня лесно. Бързооборотен продукт пада до петдесет за три дни и рафтът се изпразва, преди да дойде доставчикът. Друг продукт не помръдва с месеци, никога не пада до петдесет и стои в склада. Едно и също число при единия продукт дава сигнал твърде късно, при другия — излишен сигнал. За да върши работа, критичното ниво трябва да зависи от това колко бързо се потребява продуктът и за колко време пристига поръчката. В тази статия с хипотетичен пример показваме как се определя критичното ниво на запасите и как с прости формули се изчисляват минималният и застрахователният запас.

Критичното ниво на запасите е количеството, при което наличността на продукта спада до границата за повторна поръчка; определя се, за да не свърши запасът, преди да пристигне доставката. В литературата се среща и като точка на повторна поръчка. Ако поръчката се направи, когато наличността спадне до това количество, до пристигането на новата партида на рафта все още ще има достатъчно запас за дневното потребление.

Какво означава критичен запас и каква е разликата с минималния и застрахователния запас?

Трите термина често се бъркат. Макар употребата им да е различна в различните фирми, следното разграничение е широко разпространено:

Как се изчислява минималното ниво на запасите? Стъпка по стъпка

1. Намерете средното дневно потребление. Сумирайте изписванията за последния период и разделете на броя дни. Използвайте календарни дни, а не само дните, в които продуктът е използван.
2. Определете най-високото дневно потребление. Запишете количеството от деня с най-много изписвания за същия период; изключения като кампании или еднократна голяма поръчка оценявайте отделно.
3. Измерете времето за доставка. Намерете времето между деня на поръчката и деня, в който заприхождаването на стоката е записано в склада, по възможност за всеки доставчик поотделно.
4. Изчислете застрахователния запас. Умножете разликата между най-високото и средното дневно потребление по времето за доставка.
5. Запишете критичното ниво. Умножете средното дневно потребление по времето за доставка и добавете застрахователния запас.
6. Въведете нивото в картата на продукта и определете дата за преглед. Обновявайте нивото, когато се промени потреблението или времето за доставка.

Формула за застрахователен запас: хипотетичен пример за изчисление

Числата по-долу са изцяло хипотетични и са избрани само за да покажат как се прави изчислението. Формулите са приложени към три продукта.

В примера критичното ниво на бавнооборотния продукт B е близо до половината от това на продукт A, защото времето му за доставка е дълго; но продуктът C с най-кратко време за доставка има най-високо ниво, защото дневното му потребление е голямо. Затова вместо едно и също число за всеки продукт трябва да се смята по продукт и доставчик.

Да проследим движението на продукт A. Когато наличността спадне до шестдесет броя, тоест до критичното ниво, се прави поръчка. Ако през следващите пет дни се изписват средно по осем броя на ден, се потребяват четиридесет броя и остават двадесет; когато пристигне новата партида, целият застрахователен запас все още е на рафта. Дори потреблението някой ден да скочи до дванадесет броя, буферът го покрива. Ако доставчикът изпрати стоката два дни по-късно, ще се потребят още шестнадесет броя и наличността ще падне до четири; затова измерването на времето за доставка е най-важният входен параметър на изчислението. След като изчислите нивото, еднократната проверка на такива кратки сценарии „ами ако“ показва дали числото е разумно.

За кои продукти да се изчисли първо?

В предприятие със стотици артикула не е реалистично нивото на всички да се изчислява със същата прецизност. Разпространен метод е продуктите да се разделят на три групи и приоритетът да се дава според тях:

• Критична група. Продукти, чието изчерпване спира производството, продажбите или услугата. Изчислявайте нивото по доставчик и го преглеждайте често.
• Средна група. Продукти, които се потребяват редовно, но за които може да се намери алтернатива. Приложете формулата веднъж и правете периодична проверка.
• Ниска група. Продукти с ниска стойност или такива, които се набавят бързо при нужда. Обикновено е достатъчна проста долна граница и визуална проверка.

Ситуации, които развалят изчислението

• Сезонност. При продукти с различно потребление през лятото и зимата разделете нивото по периоди.
• Променливо време за доставка. Ако доставчикът понякога изпраща по-късно от очакваното, по-сигурно е да се вземе най-дългото време вместо средното.
• Минимално количество за поръчка. Ако доставчикът не продава под определено количество, критичното ниво и количеството за поръчка трябва да се обмислят поотделно.
• Риск от единствен доставчик. При продукти без алтернатива може да е разумно застрахователният запас да е по-висок.
• Продукти, които спират производството. За артикулите, чието изчерпване би спряло линията, не стига да се гледа средното потребление; определя се по-високо ниво въз основа на риска.
• Кампании и групови поръчки. Еднократните големи изписвания надуват средното; изключете ги от данните, преди да направите изчислението.

Какво се прави, когато продуктът падне до критичното ниво?

1. Получилият сигнала проверява текущата наличност на продукта и дали има отворена поръчка; ако вече има партида на път, втора поръчка не се прави.
2. С доставчика се потвърждава актуалният срок за доставка; ако срокът се е удължил, се решава дали да се посегне на застрахователния запас.
3. Определя се количеството за поръчка: заедно се преценяват количеството за следващия период, условието на доставчика за минимална поръчка и капацитетът на склада.
4. Поръчката се записва и се отбелязва очакваната дата на доставка, така закъснението се забелязва рано.
5. Когато стоката пристигне, заприхождаването се записва в същия ден; наличността отново се вдига над нивото.

Проследяване на запасите и критично ниво в Excel: кога стига и кога не?

Формулите по-горе лесно се изграждат в таблица на Excel: колони за потребление, време за доставка и най-високо потребление, плюс колона за критичното ниво. Проблемът не е в изчислението, а в актуалността. Потреблението се променя всеки ден, но числото в таблицата обикновено се обновява ръчно; наличността стои на едно място, нивото — на друго, и когато продуктът падне под нивото, никой не получава сигнал. Таблицата е достатъчна за изчисляване на нивото, но не и за сигнализиране.

Как в KurumsalPortal се вижда продукт, паднал до критичното ниво?

Модулът Управление на склад и наличности не изчислява критичното ниво вместо вас. Той следи нивата, които сте изчислили, и продуктите, паднали до тях, стават видими. Тъй като заприхождаванията, изписванията и прехвърлянията се водят в единен дневник на движенията, текущата наличност се чете от записа; при няколко склада от един и същ екран се вижда от кой продукт колко и къде има, а това се преценява заедно със справката за запасите. Това не намалява нуждата изчислението да се обновява ръчно, но за да забележите продукт под нивото, вече не е нужно да разчитате на навика да проверявате таблицата.

Екипите по снабдяване, склад и финанси работят с един и същ запис. Ако искате да изчислите нивата си, да виждате от записа продуктите, паднали до критичното ниво, и да поръчвате според това, можете да разгледате процеса на страницата Управление на склад и наличности, а за другите процеси — общия преглед на KurumsalPortal.