Какво е дашборд, за какво служи и как се прави? Избор на KPI за ръководители

На среща на ръководството се казва: „Вече трябва да имаме дашборд“, и задачата се прехвърля на ИТ отдела или на програмист. След няколко седмици пред вас има страница с десетки подредени графики – цветна, но никой не я отваря пръв сутрин. Проблемът не е в графиките, а в това, че никой не е попитал: „В какво решение ще ми помогне този екран?“ Практическият отговор на въпроса „какво е дашборд“ започва точно оттук: изграждането на дашборд е първо списък с решения и едва после чертане.

Дашбордът е визуален обобщаващ екран, който събира на едно място най-важните показатели, нужни, за да се разбере състоянието на дадена работа или фирма. Работи като таблото на автомобила: показва скоростта, горивото и предупрежденията, без да се налага да разглобявате двигателя. В статията обясняваме за какво служи дашбордът, каква е разликата с административния панел, как се избират показателите и как се изгражда.

За какво служи дашбордът?

• Да покаже състоянието с един поглед: без да чакате отчет, още при отварянето виждате докъде е стигнала работата.
• Да помогне отклонението да се забележи рано: показател под целта привлича вниманието много преди отчета в края на месеца.
• Да напомня за чакащите задачи: заявките, които чакат одобрение, и предстоящите задачи са събрани на един екран.
• Да създаде единна картина: когато всички гледат едно и също число, споровете „кой файл е актуален?“ намаляват.

Тези четири функции са свързани. Без общо число отклонението не се забелязва рано; а ако чакащите задачи не се виждат, остава неясно какво да се направи след отклонението. Дашбордът е ценен не заради красотата на графиките, а защото скъсява пътя от числото до действието. Ако екранът не само казва „под целта сте“, но и с едно щракване ви отвежда към съответния процес, той наистина върши работа.

Какви са видовете дашбордове?

Според предназначението си дашбордовете са три основни вида. Ако знаете от кой имате нужда, ще се отървете от излишните графики:

• Оперативен дашборд: следи ежедневната работа; показва моментна информация като чакащи одобрения, просрочени задачи и днешното натоварване.
• Управленски дашборд: показва състоянието и отклонението спрямо целта; тук се събират теми като продажби, бюджет, наличности и капацитет на екипа.
• Аналитичен дашборд: използва се, за да се рови в причината за проблем; изисква филтриране и детайлизиране и е по-скоро за проучване, отколкото за ежедневен поглед.

За повечето фирми отправната точка е управленският и оперативният слой. Аналитичният слой придобива смисъл, след като тези два слоя заработят редовно.

Какво е панел за управление? Разлика с дашборда

„Панел за управление“ се използва в две различни значения. Първото е таблото с показатели, което гледа ръководителят, тоест дашбордът. Второто е администраторският интерфейс на софтуера за управление на потребители, права и настройки (админ панел). В резултатите от търсенето двете се смесват; разликата е следната:

Как се прави дашборд? Стъпка по стъпка

Изграждането на дашборд не започва с отваряне на софтуер и добавяне на графики. Редът по-долу важи, с какъвто и инструмент да работите; и в Excel, и в специализиран софтуер се следват същите шест стъпки.

1. Запишете решенията. В кои решения ще помогне този екран? Например: „Коя поръчка да изпълним първо?“, „Кое одобрение чака?“
2. Свържете показателите с решенията. До всеки показател напишете на кое решение влияе; премахнете този, който не може да се свърже.
3. Определете дефиниция и източник. Един и същ показател трябва да се изчислява еднакво за всички и да се захранва от един източник на данни.
4. Разделете по роли. Висшето ръководство, ръководителят на звено и служителят не виждат един и същ екран; всеки вижда своите показатели.
5. Задайте прагове и предупреждения. Изведете напред състоянията „под целта“ или „закъсняло“ с цвят и известие.
6. Следете дали се използва. Ако след седмица никой не го отваря, опростете екрана, вместо да го разширявате.

Как се избират показатели (KPI) за ръководители?

Изборът на показатели е най-трудната и най-ценната част от дашборда. Лесно е да покажете всички данни, с които разполагате; да изведете на екрана само тези, които водят до решение, изисква дисциплина. Пресейте всеки кандидат-показател със следните въпроси:

• Ако това число се промени, ще направя ли нещо?
• Мога ли да получавам числото надеждно и редовно?
• Съгласни ли са всички с дефиницията на това число?
• Има ли до числото цел или предходен период за сравнение?
• Коя роля трябва да вижда това число и коя не?
• Когато числото се влоши, каква задача на кого ще се падне?

След това пресяване за всяка роля остават няколко показателя. Таблицата по-долу показва примерно как може да се направи разделение по роли; вашите показатели ще зависят от отрасъла и процесите ви.

Дашборд, който се опитва да покаже всичко, е дашборд, на който никой не вижда нищо.

Да вземем измислен пример: генералният директор на производствена фирма сутрин първо гледа три неща – продажбите спрямо целта, материалите с критична наличност и задачите, които чакат неговото одобрение. Отговорникът на склада в същата система вижда само чакащите си пратки и предупрежденията за наличности, а търговецът – своите оферти и предстоящите си срещи. И тримата се захранват от едни и същи данни, но никой не вижда екрана на другия. Така екранът остава прост, чувствителните данни не се разпространяват излишно и всеки сутрин разбира от екрана с какво да започне.

Честите грешки при изграждането на дашборд обикновено са: да се започне с дизайна, а дефинициите да се определят после, да се показва един и същ екран на всички роли, да се показват само числа без предупреждения и да не се записва кой какво гледа.

Нужен ли е софтуер за дашборд, или Excel стига?

Обобщаващ лист и няколко графики в Excel са добър дашборд за работа, която гледа един човек и чиито данни стоят в един файл. Почти всеки в даден момент започва така. Границата идва, когато екранът започне да се използва от повече хора: данните трябва всеки път да се обновяват ръчно, файлът обикаля по имейла и се появяват различни версии, всички виждат всичко и отделянето на чувствителните данни става невъзможно, а на телефона не се отваря удобно. Съобщението „обобщение на деня“ в WhatsApp пък е неподвижно изображение; не можете да влезете в детайли, нито да се върнете назад и да сравните.

Тук идва ролята на софтуера за дашбордове: той чете данните от свързания източник, показва различни екрани според ролите и доставя предупреждението на съответния човек. Софтуерът обаче не замества избора на показатели; грешни показатели в празен инструмент вредят толкова, колкото и грешен отчет.

Как работи модулът „Управление на таблото“ в KurumsalPortal?

Модулът „Управление на таблото“ е слоят с табла по роли в KurumsalPortal. Той публикува лични табла, които показват на служителя, ръководителя на звено и висшето ръководство само свързаните с тях данни. В таблото има KPI, определени за ролята, чакащи и предстоящи задачи, предупреждения от центъра за известия, показатели за ефективност и бързи връзки към процесите; от отклонението, което вижда, потребителят преминава към съответния процес и превръща решението в действие.

Редът на внедряване съответства на стъпките по-горе: свързват се източниците на данни, определят се ролите и KPI, публикуват се личните табла, следят се отклоненията. Кой показател да влезе в таблото, се решава съвместно на този етап. Извеждането на данни от друга система, например ERP, в таблото е работа по интеграция; обхватът ѝ се уточнява по време на проекта. KurumsalPortal работи на собствения сървър на клиента, а служителите го използват от браузъра на телефона, тоест не е нужно да инсталират приложение, за да виждат таблото.

Препоръчваме да започнете стъпките от статията със списък с решения. За да видите как се изграждат таблата по роли, разгледайте страницата „Управление на таблото“, а цялата платформа с 33 модула – на страницата KurumsalPortal.