Учёт на стройке через WhatsApp: как сообщение прораба становится табелем

На стройке самая точная информация дня находится в телефоне прораба: сколько человек работало, какой этаж закончен, что понадобится завтра, кто поднялся на леса без каски. Проблема в том, что эти сведения остаются в сообщениях WhatsApp, голосовых заметках и фотографиях. Пока офис вечером собирает табель, он обзванивает прорабов по одному, а руководитель узнаёт итоги дня только на следующее утро.

В этой статье мы рассказываем, как разрозненные сообщения с объекта можно превратить в структурированные записи и на что стоит обращать внимание при таком переходе. Примеры даём на основе нашего продукта SahaSesi AI.

Почему информация со стройки не попадает в учёт?

Бригады не хотят осваивать новое приложение; самый удобный инструмент в телефоне для них — WhatsApp. Заполнять формы, искать нужное в меню или помнить пароль — всё это не вписывается в темп стройки. В итоге информация появляется вовремя, но накапливается не там, где нужно.

• Табель вечером собирают в разговорах с каждым прорабом; полдня и сверхурочные путаются.
• Заявка на материалы пишется в группе, а кто именно сделал заказ, остаётся неясным.
• Недоделки сообщают фотографией, но записи о том, что они устранены, нет.
• О происшествиях по охране труда сообщают устно; попадут ли они в отчёт, зависит от случая.

От сообщения к записи: пять типов записей

Большинство сообщений с объекта относится к одному из пяти типов. Если разделять сообщения по этим типам, нужные офису списки формируются сами собой.

1. Запись о работах: сведения о ходе работ, например «Блок B, 3-й этаж, опалубка колонн закончена», попадают в ежедневный отчёт с указанием блока и этажа.
2. Табель: «Бригада черновых работ — 12 человек, арматурщики — 4 человека, полдня» учитывается по человеку или по бригаде субподрядчика.
3. Заявка на материалы и поставка: «Завтра нужно 20 м³ бетона» становится заявкой; когда приходит фото накладной, открывается запись о поставке.
4. Недоделка: недоделка с фото открывается на ответственного субподрядчика и закрывается фотографией устранения.
5. Происшествие: несчастный случай на производстве, остановка работ или визит проверяющих фиксируются отдельно; происшествие по охране труда поднимается в самый верх отчёта.

Что делает искусственный интеллект в этом процессе?

В SahaSesi AI прорабы и мастера пишут на один номер WhatsApp. Голосовое сообщение сначала превращается в текст; затем искусственный интеллект читает сообщение, определяет его тип и зачитывает прорабу обратно: «Записал: …». Если что-то понято неверно, прораб исправляет это сообщением вроде «нет, было 10 человек».

Прораб пишет, как и раньше; меняется только одно — теперь сообщение становится записью.

Искусственный интеллект может ошибаться. Поэтому сообщения, в которых нет уверенности или которые не удалось обработать, попадают в офисе в список «ожидает проверки»; ни одно сообщение не пропадает молча. Ежедневный отчёт блокируется после утверждения руководителем, а последующие изменения оставляют след.

Вечерний отчёт: одна страница для руководителя

Записи за день сами складываются в ежедневный отчёт. Каждый вечер один PDF-файл с разделами по объектам отправляется руководителям в WhatsApp и по электронной почте. В отчёте — записи о работах за день, итог по человеко-дням, открытые недоделки и, если были, происшествия по охране труда. Объект, не приславший записей, тоже отмечается отдельно.

По окончании месяца табель выгружается в Excel по сотрудникам и субподрядчикам, день за днём. Для файла, который уйдёт в бухгалтерию, отдельная сборка не нужна.

Что нужно знать перед началом

• На устройства бригад приложение не устанавливается; имя и телефон сотрудника добавляются в панели.
• Записи, фотографии и аудиофайлы хранятся в дата-центре во Франкфурте (Германия, ЕС); сервисы искусственного интеллекта и преобразования речи в текст находятся в США.
• Перед использованием записей табеля и охраны труда рекомендуем, чтобы офис их проверял.
• SahaSesi AI сейчас запускается в рамках пилотной программы вместе с первыми объектами.

Что меняется на корпоративном уровне?

Учёт на объекте — это только начало. Модуль Полевой контроль и планирование нужен для плановых выездов на объекты и контроля задач, а модуль Охрана труда: инциденты и потенциально опасные ситуации — для отслеживания записей об инцидентах и опасных ситуациях без последствий по всей компании; вместе они переносят ту же дисциплину в офисные процессы.

Если вы хотите получать вечерний отчёт со своей стройки в WhatsApp, мы можем вместе обсудить рамки пилотной программы.