Срок хранения личного дела сотрудника в Турции: сколько лет и политика уничтожения по KVKK

В турецкой компании переносят архивный шкаф, и на нижней полке стоят папки сотрудников, уволившихся с 2014 по 2018 год. Кто-то спрашивает: «Это можно выбросить?» Если ответ «да», вы можете оказаться беззащитными перед иском или проверкой SGK. Если ответ «нет», сохраняется ваша ответственность по KVKK за персональные данные, которые хранятся без необходимости. Риск есть в обе стороны; поэтому ответ на вопрос о сроке хранения личного дела — не один срок для всего, а таблица по видам документов. Ниже собраны нормы турецких законов, из которых складывается такая таблица.

Срок хранения личного дела — это период, в течение которого работодатель по закону обязан хранить документы и записи из личного дела сотрудника или в хранении которых у него есть правовой интерес; турецкий Закон о труде № 4857 не устанавливает для этого срока единой цифры.

Указан ли срок хранения личного дела в законе?

Статья 75 Закона о труде требует, чтобы работодатель завёл личное дело на каждого работника и хранил в нём документы и записи, которые он обязан оформлять по закону. Срок хранения в статье не указан. Он вытекает из других законов и общих правовых норм. Поэтому честный ответ на вопрос «сколько лет хранится личное дело» зависит от того, о каком документе идёт речь.

Срок хранения личного дела сотрудника: критерии по группам документов

Различайте два понятия. Первое — обязанность хранения; её определяет срок, прямо указанный в законе (Закон № 5510, ст. 86). Второе — интерес в хранении: пока не истёк срок давности, и работник, и работодатель могут предъявить требования, и документ — ваша защита. Второе — не законная обязанность хранения, а оценка риска. И всё же цена слишком раннего уничтожения документа обычно проявляется в суде.

Сколько хранится личное дело уволившегося сотрудника?

Десять лет по ст. 86 Закона № 5510 отсчитываются не от даты увольнения сотрудника, а от года, к которому относится документ. Например, для документа за 2019 год срок начинается 1 января 2020 года и заканчивается 31 декабря 2029 года. Дата увольнения важна для начала течения срока давности по таким требованиям, как выходное пособие и оплата отпуска.

На практике разделите дело на две части: документы SGK и по заработной плате и документы, связанные с увольнением. Осторожный подход — хранить всё дело целиком десять лет после увольнения. Это не норма закона, а выбор, выведенный из указанных выше десятилетних сроков; определите его со своим юристом с учётом своих рисков. Храните в деле копию справки о работе, выданной уволившемуся сотруднику (Закон о труде, ст. 28), и переписку о расторжении договора или увольнении по собственному желанию. Если идёт судебный спор, возражение или проверка, не включайте это дело в список на уничтожение, даже если срок истёк.

Пример таблицы сроков для политики хранения и уничтожения

Таблицу сроков хранения и уничтожения для политики сложно составлять с чистого листа. Строки ниже — пример для начала; уточните сроки со своим юристом и адаптируйте таблицу под свою организацию.

Как определить срок хранения личного дела по KVKK?

KVKK требует хранить персональные данные в течение срока, предусмотренного соответствующим законодательством или необходимого для цели их обработки (ст. 4). Когда причины, требующие обработки, отпадают, данные удаляются, уничтожаются или обезличиваются по инициативе оператора или по запросу субъекта данных (ст. 7). То есть KVKK не называет конкретного срока; закон требует задать вопрос: «Зачем я это храню и отпала ли эта причина?»

Те, кто обязан регистрироваться в Реестре операторов данных, готовят политику хранения и уничтожения персональных данных в соответствии с перечнем операций по обработке персональных данных (Регламент об удалении, ст. 5). Наличие политики не означает, что данные хранятся надлежащим образом; обязанность не заканчивается на подготовке политики. Обязанности по хранению и удалению сохраняются и у операторов, которые не обязаны готовить политику. Политика должна охватывать как минимум следующее (ст. 6):

• Цель подготовки политики.
• Носители записей, на которые распространяется политика.
• Определения используемых юридических и технических терминов.
• Юридические, технические или иные причины, требующие хранения и уничтожения.
• Технические и организационные меры для безопасного хранения данных и предотвращения несанкционированного доступа.
• Технические и организационные меры для законного уничтожения.
• Должности, подразделения и должностные обязанности участников процессов хранения и уничтожения.
• Таблицу со сроками хранения и уничтожения.
• Сроки периодического уничтожения.
• Обновления, внесённые в политику.

Что делать, когда срок хранения истёк? Шаги уничтожения

1. Составьте список документов с истёкшим сроком по видам и датам.
2. По каждому документу проверьте, нет ли текущего судебного спора, возражения или проверки.
3. Выберите способ: удаление, уничтожение или обезличивание; оператор данных описывает эти способы в своей политике и процедурах (Регламент об удалении, ст. 7).
4. Проводите уничтожение с одобрения уполномоченного лица.
5. Фиксируйте операции уничтожения; эти записи хранятся не менее трёх лет, если иное не требуется другими правовыми обязанностями (ст. 7).
6. Если вы подготовили политику, проводите уничтожение при первом периодическом уничтожении после даты возникновения обязанности; интервал периодического уничтожения в любом случае не может превышать шести месяцев (ст. 11).

Где отслеживание сроков хранения в Excel и папках даёт сбой?

Для каждого документа можно вести столбец «дата уничтожения»; в небольшом архиве это работает. Сбои начинаются с путаницы, от какой даты считать срок: от даты документа, от увольнения сотрудника или от начала следующего года. Бумажные и цифровые копии отслеживаются отдельно, и одну из них забывают. Дата периодического уничтожения не попадает в календарь, при уничтожении не ведётся запись, а правило о хранении записей об уничтожении в течение трёх лет упускается.

Срок действия документов, версии и журнал доступа в портале

В YazSis KurumsalPortal, в модуле Цифровое личное дело и управление HR, хранятся версии документов и согласования, система предупреждает до истечения срока действия документов, а кто обращался к делу, отслеживается в журнале доступа к документам. Документы личного дела хранятся на собственном сервере клиента, а такие поля, как идентификационный номер гражданина Турции и IBAN, маскируются.

Здесь важно одно различие: предупреждение о сроке действия касается срока самого документа (например, документа, который нужно обновить). Срок хранения и уничтожения — отдельное понятие. В этой статье мы не утверждаем, что модуль сам уничтожает документы по истечении срока хранения. Чтобы вести текст политики хранения и уничтожения как политику компании, можно также посмотреть страницу модуля Управление документами и политиками.

Если хотите видеть версии документов, предупреждения о сроках действия и журналы доступа в одном деле, посмотрите модули на странице KurumsalPortal.