Панель управления по ролям: как каждый руководитель видит свои показатели

В понедельник утром генеральный директор, руководитель подразделения и сотрудник в поле заходят в одну и ту же корпоративную систему. Каждый ищет своё, и показывать всем троим один и тот же экран бессмысленно. Панель управления по ролям (дашборд) — это персональный экран, который собирает KPI, ожидающие задачи и уведомления в одном месте и показывает каждому пользователю только те данные, которые определены для его роли.

В этой статье мы рассказываем, зачем нужна панель по ролям, что в ней может быть и как её настроить, на примере модуля «Управление дашбордами» в YazSis KurumsalPortal.

Одна система — три разных экрана

Модуль «Управление дашбордами» публикует отдельные панели для трёх ролей. Все они находятся в одном портале, но каждый пользователь видит только данные, заданные для его роли:

• Высшее руководство: KPI, показывающие общее состояние компании, и отклонения. Не вдаваясь в детали, руководитель видит, идут ли дела в ожидаемом направлении.
• Руководители подразделений: показатели своего подразделения, ожидающие и приближающиеся задачи. Данные других подразделений на экран не попадают.
• Сотрудники: ожидающие их задачи, приближающиеся дела и уведомления. При необходимости сотрудник переходит к нужному процессу по ярлыку.

Решающее здесь то, что панель приходит вместе с ролью. Поскольку каждый пользователь получает доступ только к тем данным, на которые у него есть права, экран остаётся простым, а охват данных ограничен полномочиями. Не показывать человеку лишние цифры — значит и сохранять его внимание, и не давать никому видеть данные, не относящиеся к его работе.

Например, руководитель подразделения утром заходит в систему, сначала смотрит ожидающие задачи, которые касаются его команды, а затем проверяет отклонения в показателях. Сотрудник видит только свои задачи, приближающиеся дела и уведомления; управленческие показатели ему не попадаются. Высшее руководство читает общую картину по компании на одной странице, не заходя на эти два экрана.

Что входит в панель

• Живое представление KPI: показатели, заданные для роли, отслеживаются в актуальном виде, и никому не нужно ждать отчёта, чтобы их увидеть. Когда текущее состояние видно без ожидания готового отчёта, отклонение проще заметить раньше.
• Приближающиеся задачи и центр уведомлений: ожидающие пользователя дела и предупреждения собраны в одном месте. Чтобы найти уведомление, не нужно обходить модуль за модулем.
• Ярлыки к показателям эффективности и процессам: увидев отклонение, пользователь переходит к нужному процессу и превращает решение в действие.

Три распространённые ошибки при проектировании панели

• Показывать всё. Двадцать показателей на одном экране — это значит, что на них не смотрят вообще. Для каждой роли несколько показателей, напрямую влияющих на решение, полезнее длинного списка.
• Давать всем одну и ту же панель. Показатели высшего руководства не интересуют сотрудника, а список задач сотрудника не интересует генерального директора. Без разделения по ролям панель быстро превращается в экран, который никто не открывает.
• Ставить показатели без действия. Панель, которая показывает отклонение, но не показывает, что делать дальше, только подаёт сигнал тревоги. Рядом с показателем должен быть путь к нужному процессу.

Настройка панели за пять шагов

1. Подключите источники данных. С самого начала нужно определить, из каких данных будет питаться панель. Показатель полезен только тогда, когда он берётся из надёжного источника.
2. Определите роли и KPI. Для высшего руководства, руководителя подразделения и сотрудника устанавливается, какие показатели действительно нужны.
3. Опубликуйте персональные панели. Каждый пользователь начинает с панели своей роли: высшее руководство видит общую картину, руководитель подразделения — своё подразделение, сотрудник — свои задачи.
4. Следите за отклонениями. Показатели, вышедшие за ожидаемые рамки, заметны с первого взгляда.
5. Превращайте решение в действие. Панель не остаётся просто информационным экраном: от места, где видно отклонение, можно перейти к нужному процессу.

Можно ли вывести на панель данные из других систем?

Модуль «Управление дашбордами» питает панели из заданных источников данных. Вывод на панель данных другой системы, например ERP, — это интеграционная работа; KurumsalPortal не поставляется с готовым подключением к ERP. Какие данные передавать и в каком объёме, определяется совместно в рамках проекта. Поэтому сначала стоит уточнить, какие показатели действительно нужны, и выбрать источник данных под них — так проект остаётся небольшим и управляемым.

Что меняется по сравнению с ручной отчётностью?

Во многих компаниях управленческий отчёт вручную собирают из нескольких файлов, и к моменту готовности он уже теряет актуальность. Если перед планёркой в понедельник каждый приносит свою таблицу, первая часть встречи уходит на то, чтобы свести цифры. Когда все смотрят на одни и те же цифры на одном экране, встреча посвящена тому, что эти цифры означают. Панель по ролям призвана уменьшить нагрузку на сведение данных. Ожидаемая польза укладывается в три пункта: наглядность управления с первого взгляда, более быстрые решения и меньше ручной отчётности.

Чтобы выстроить роли и KPI под вашу компанию, посмотрите страницу Управление дашбордами, а чтобы увидеть, как модуль работает вместе с другими, — страницу KurumsalPortal.