Программа учёта посетителей: от бумажного журнала к списку «кто внутри»

Когда звучит сигнал эвакуации, самый трудный вопрос такой: кто сейчас в здании? Про сотрудников ответ известен, а посетители значатся в бумажном журнале на ресепшене, причём в строках без времени выхода. Программа учёта посетителей — это программное обеспечение, которое фиксирует данные пришедшего на объект посетителя, того, к кому он пришёл, согласие по KVKK (закону Турции о защите персональных данных), время входа и выхода и то, находится ли он внутри в данный момент.

В этой статье мы рассказываем, чего не может бумажный журнал, как цифровой процесс это закрывает и на что обратить внимание при переходе, на примере модуля «Управление посетителями» в YazSis KurumsalPortal.

Чего не может бумажный журнал

• Он не говорит, кто находится внутри прямо сейчас: приходится просматривать строки без отметки о выходе одну за другой, и именно здесь в экстренной ситуации теряется больше всего времени.
• Сотрудник, к которому пришли, узнаёт о приходе гостя только по телефону.
• Страница с персональными данными проходит перед глазами каждого пришедшего, а получено ли согласие по KVKK, в записи не отражается.
• Когда нужен отчёт, например о числе визитов или о времени пребывания, страницы просматривают вручную; это и отнимает время, и чревато ошибками.

Цифровой процесс: пять шагов от двери до выхода

1. Зарегистрируйте посетителя. Ресепшен в цифровом виде записывает посетителя и того, к кому он идёт.
2. Получите согласие. Согласие по KVKK — шаг процесса регистрации; оно хранится вместе с записью о визите, и его можно проверить позже.
3. Уведомите принимающего сотрудника. Посещаемому сотруднику, то есть принимающей стороне, автоматически отправляется уведомление; о приходе гостя он узнаёт вовремя.
4. Начните вход. Посетитель теперь внутри и виден в списке в реальном времени.
5. Завершите выход. Когда выход зафиксирован, посетитель исчезает из списка, а время пребывания вносится в запись.

Порядок шагов важен: согласие получают до уведомления принимающего сотрудника и до входа. Так шаг согласия не забывается в процессе: каждый визит хранится в одной записи со своим согласием. Сотрудник ресепшена тоже не гадает, что делать, потому что процесс сам подводит его к следующему шагу.

Список «кто внутри» в экстренной ситуации

Модуль показывает посетителей, которые вошли и ещё не завершили выход, в списке находящихся внутри в реальном времени. В момент эвакуации или чрезвычайной ситуации ресепшен и служба безопасности видят по этому списку на одном экране, кто находится на объекте и к кому они пришли. Например, команда, пересчитывающая людей на сборном пункте после эвакуации, может сверить посетителей с этим списком и проверить, нет ли отсутствующих. В журнале такая операция требует ручного просмотра страниц и счёта, который чаще всего делается на глаз. Быстрая встреча гостей и наглядность в экстренной ситуации — самая ощутимая польза этого процесса.

Согласие KVKK и хранение записей

Записи о посетителях и записи о согласии KVKK хранятся в портале, который работает на собственном сервере клиента. Кто может видеть записи, определяется правами по ролям. Эти механизмы помогают выстроить процесс с ориентиром на KVKK; однако содержание текста уведомления нужно готовить по собственной оценке организации в части KVKK. Программа не заменяет текст, она встраивает шаг согласия в процесс регистрации. Поскольку согласие хранится вместе с визитом, на вопрос «а было ли получено согласие этого посетителя?» отвечает запись, и перелистывать журнал не нужно.

Три вопроса при внедрении

• Кто будет вести регистрацию? Если смены на ресепшене меняются, убедитесь, что человек, который регистрирует в каждую смену, знает систему. Очередь посетителей, ожидающих регистрации, — то место, где цифровой процесс изнашивается быстрее всего, поэтому важна скорость регистрации.
• Кто будет напоминать о выходе? Если посетитель при уходе не заходит на ресепшен, список не отражает реальность. Заранее сказать посетителю и принимающему сотруднику о регистрации выхода — значит сохранить надёжность списка.
• Кто подготовит текст уведомления? Содержание текста для согласия KVKK готовится по собственной оценке организации. Если заранее уточнить текст, в день запуска процесс регистрации не даст сбоя.

Отчётность и роли

Записи о визитах вместе со временем пребывания попадают в отчёты, и их можно получить в формате XLSX. Когда позднее понадобится посмотреть историю визитов, у вас на руках упорядоченная запись с датой, посещаемым сотрудником и временем пребывания; листать страницы журнала не нужно. Модулем пользуются три роли:

• Ресепшен: регистрирует посетителя, получает согласие, начинает вход и завершает выход.
• Служба безопасности: следит за списком находящихся внутри, в экстренной ситуации видит людей на объекте, замечает посетителей, у которых не зафиксирован выход.
• Административная служба: просматривает записи о визитах и отчёты.

Небольшой практический совет

В первую неделю перехода не оставляйте бумажный журнал на ресепшене как запасной, а объявите цифровую запись единственным источником. Там, где ведут два журнала, возвращается вопрос, какой из них актуален, и список «кто внутри» теряет надёжность. Заранее объявить дату перехода и одновременно проинформировать ресепшен и службу безопасности — это тоже уменьшит путаницу в первый день процесса.

Как работает регистрация и как модуль связан с другими, можно изучить на страницах Управление посетителями и KurumsalPortal.