Как выбрать ERP: что прояснить на предприятии до разговора с поставщиком

Вы поговорили с тремя поставщиками. Все три демо прошли с чистыми экранами, быстрыми отчётами и множеством модулей. Решение нужно принимать, а у вас лишь впечатление «все выглядели хорошо». Руководители довольны, поставщики полны энтузиазма; но ваш заказ, ваши коды складских позиций и ваша цепочка согласований ни на одном демо не появились. Потому что демо показывает процесс поставщика, а не ваш. ERP-система (планирование ресурсов предприятия) — это программа, собирающая в одном потоке данных такие процессы, как продажи, закупки, склад, производство и финансы; и правильный выбор зависит не столько от красоты экранов, сколько от того, насколько система близка к способу работы вашего предприятия.

Эта статья — контрольный список того, что нужно прояснить на предприятии до разговора с поставщиком. В ней нет сравнения продуктов, цен или конкурентов.

ERP или бухгалтерская программа?

Бухгалтерская программа ведёт финансовые записи: счета, поступления оплат, платежи, план счетов. ERP же охватывает и операции, из которых эти записи возникают: коммерческое предложение, заказ, заявка на закупку, движение запасов, производственный заказ. Разница видна в потоке. В бухгалтерскую программу счёт вносят после того, как дело сделано; в ERP заказ, отгрузка, списание со склада и финансовая запись — части одного потока. На практике многие компании даже при использовании ERP продолжают работать с бухгалтером-консультантом и бухгалтерским программным обеспечением; поэтому поток данных между ERP и бухгалтерской программой — один из первых вопросов, которые нужно задать.

Что такое ERP-система для малого и среднего бизнеса?

ERP для малого и среднего бизнеса — это ERP, которая ведёт то же дело меньшей командой и с меньшим числом формальностей; но решающим является не размер предприятия, а количество процессов. Производственная компания из пятнадцати человек может управлять большим числом процессов, чем торговая компания из двадцати. Вместо вопроса «подходит ли для малого бизнеса» задайте вопрос «какие из процессов, которые я сегодня веду в Excel и WhatsApp, рвутся»; потребность в ERP определяет именно этот ответ.

Критерии, которые нужно прояснить до разговора с поставщиком

Из восьми строк таблицы меньше всего обсуждается, но больше всего проблем создаёт принятие системы пользователями. Тот, кто покупает систему, и тот, кто будет пользоваться ею каждый день, часто не один и тот же человек. Если кладовщик, торговый представитель и начальник производства не участвуют в процессе выбора, система будет установлена на бумаге, а на деле вернутся к Excel. Обязательно позовите на демо хотя бы одного конечного пользователя и спросите его: «ты сможешь выполнять свою работу на этом экране?»

Готовый пакет или ERP, адаптируемая под вашу модель работы?

Плюсы готового пакета — знакомые экраны, более быстрый старт и общая структура, которой пользуются похожие предприятия. Минус — если ваш процесс не вписывается в пакет, то либо процесс приходится менять, либо за пределами пакета остаются файлы Excel. Адаптируемая ERP строится под ваши процессы, структуру согласований и интеграции; зато ей требуется время на анализ потребностей и человек, который будет принимать решения, а по мере роста объёма она становится проектом, которым нужно управлять. Ни один из вариантов не подходит при любых условиях; посмотрите, какая часть ваших процессов стандартна.

Подход YazSis к ERP ближе ко второй группе. На странице говорится, что процессы продаж, закупок, склада, производства, финансов и управления должны сходиться в одном потоке данных в соответствии с реальной моделью работы предприятия. Принципы сводятся к четырём пунктам: сохранить действующую систему (дополнить недостающие процессы, не демонтируя работающую ERP), расширить специальным модулем, объединить данные через интеграции по API и с базами данных, измерять и улучшать с помощью управленческих отчётов. Для рабочего процесса, который не покрывает стандартный продукт, подключается направление разработки программного обеспечения на заказ. Отметим и то, что если ваши процессы в основном стандартны, готовый пакет может потребовать меньше работы.

До каких пор хватает Excel и бухгалтерской программы?

Если у вас немного товаров, один склад и несколько сотрудников, Excel и бухгалтерской программы вполне достаточно; в этом случае покупка ERP принесёт лишнюю сложность. Смотрите, когда начинают накапливаться признаки, на которые стоит обратить внимание:

• Информация об одном клиенте или товаре вносится в трёх разных файлах и не совпадает.
• Результат подсчёта склада и учётный остаток постоянно расходятся.
• Информация из продаж в производство или закупки передаётся устно; на вопрос «где тот заказ» отвечают по телефону.
• Расчёты себестоимости и цен лежат в файле на компьютере одного человека.
• Управленческий отчёт отнимает у одного человека дни, а когда выходит, уже устарел.
• Согласования остаются в почте или WhatsApp, кто что согласовал, потом не найти.

С чего начать выбор ERP для производственной компании на 50 человек?

Гипотетический пример: производитель на пятьдесят сотрудников, получающий полуфабрикаты и ведущий сборку. Заказы приходят по телефону и электронной почте, склад ведётся в Excel, производственные заказы — на бумаге, а бухгалтерия — у бухгалтера-консультанта. Шаги до разговора с поставщиком такие:

1. Нарисуйте цепочку выполнения заказа на одной странице: предложение, заказ, закупка, производство, отгрузка и получение оплаты.
2. На каждом шаге отметьте инструмент и точку ожидания: кто каким файлом пользуется, где дело стоит?
3. Выберите два-три шага, на которых теряется больше всего времени и допускается больше всего ошибок: пусть объём первого этапа составят они, а не всё сразу.
4. Определите владельцев данных: у кого коды складских позиций, список клиентов и спецификации изделий, кто будет их чистить?
5. Напишите для демо свой собственный сценарий: покажите поток реального заказа с реальной спецификацией изделия и реальной нехваткой на складе.
6. Оцените критерии баллами: примените приведённую выше таблицу к поставщикам с одними и теми же вопросами и отдельно оцените, будут ли пользователи действительно пользоваться системой после запуска.

В этом примере разумным первым этапом может быть связать склад и закупки с производственным заказом в одном потоке: материал, посчитанный на складе, питает заявку на закупку и производственный заказ. Продажи, финансы и управленческие отчёты добавляются на ту же инфраструктуру данных на втором этапе. Какая очередность правильна для вас, определит карта ваших процессов; очередность другого предприятия для вас может быть неверной.

Самая частая ошибка — с самого начала брать слишком широкий объём. Проекты, пытающиеся перенести всё за один раз, сталкиваются с привычками пользователей. Сначала наладить самый болезненный процесс, а остальные добавить на ту же инфраструктуру данных потом — это снижает и риск, и нагрузку на обучение.

Перед принятием решения запросите у поставщика письменные ответы

Сказанное на демо — устное; в проекте действует письменный объём. Перед совещанием по решению запросите письменные ответы по следующим шести темам:

• Какие процессы и с какой группой пользователей будут запущены на первом этапе.
• Объём переноса данных и кто отвечает за очистку.
• Список интегрируемых систем, направление данных и кто будет уведомлён при ошибке.
• План обучения и запуска; какая роль получит сколько поддержки.
• Как будет построена матрица прав и как будут вестись записи об изменениях.
• Как будет рассматриваться и согласовываться новая потребность, возникшая во время проекта.

Этот список нужен не для того, чтобы испытывать поставщика, а чтобы убедиться, что обе стороны говорят об одном и том же проекте. Если ответы расплывчаты, это тоже важная информация: неопределённый объём впоследствии становится самым спорным вопросом.

Если хотите обсудить потребность в ERP вместе с вашими собственными процессами, можно запросить разговор на странице ERP.