Что такое корпоративный портал: HR, полевые работы и аудит на одной платформе

В компании с большим числом сотрудников значительная часть повседневных дел идёт в несвязанных между собой инструментах: заявка на отпуск приходит по электронной почте, список выданного имущества лежит в таблице, журнал посетителей ведётся на бумаге на ресепшене, а результаты аудитов остаются в файлах отчётов. Каждый инструмент работает сам по себе, но целостной картины не видит никто.

Программа корпоративного портала — это внутренняя платформа компании, на которой сотрудники через единый вход ведут отпуска, выданное имущество, кадровые документы, объявления, задачи и заявки. В этой статье на примере YazSis KurumsalPortal мы рассказываем, какие проблемы решает корпоративный портал и на что обращать внимание при выборе.

Скрытая цена разрозненных процессов

• Цепочки согласования теряются в почте; неизвестно, у кого заявка ждёт одобрения.
• Одна и та же информация хранится в нескольких таблицах, и спорят, какая из них актуальна.
• Чувствительные персональные данные лежат в файлах, к которым имеют доступ люди, которым это не нужно.
• Когда руководство просит отчёт, данные собирают вручную.

Что объединяет корпоративный портал?

YazSis KurumsalPortal объединяет эти процессы в 33 модулях. Все модули используют единую инфраструктуру пользователей, прав и уведомлений; роль, заданная для сотрудника, действует одинаково в каждом модуле. Несколько примеров:

• Мобильное управление отпусками: сотрудник создаёт заявку на отпуск в браузере телефона, не устанавливая приложение; заявка проходит согласование руководителя и HR, а одобренный отпуск вносится в календарь команды.
• Управление посетителями: ресепшен регистрирует посетителя в цифровом виде вместо бумажного журнала; в оперативном списке видно, кто находится внутри, а принимающему сотруднику отправляется уведомление.
• Управление внутренним аудитом: аудиты привязываются к плану и контрольному списку; по каждому замечанию открывается корректирующее действие с определённым ответственным и сроком.
• Инвентарь и выданное имущество, цифровые кадровые документы, совещания, опросы, обучение, задачи и управление документами — такие модули тоже подключаются к той же основе.

Главная ценность корпоративного портала не в отдельных модулях, а в том, что все они используют общую инфраструктуру пользователей, прав и уведомлений.

Шесть вопросов при выборе

1. Где будут находиться данные? KurumsalPortal работает на собственном сервере клиента; данные не отправляются в стороннее облако. Достаточно стандартного хостинга cPanel.
2. Как будут пользоваться сотрудники? Через браузер телефона, без скачивания приложения. Для полевых и сменных сотрудников эта разница велика.
3. Как управлять правами? Меню и доступ к данным должны фильтроваться по роли; высшее руководство, руководитель подразделения и сотрудник должны видеть только свою область.
4. Как защищать персональные данные? Охват данных по ролям, маскирование таких полей, как турецкий идентификационный номер (TC Kimlik) и IBAN, журнал доступа к документам и журнал аудита помогают выстроить процесс с ориентиром на KVKK (турецкий закон о защите персональных данных).
5. Как это соотносится с существующими системами? KurumsalPortal работает независимо. Если нужен обмен данными с ERP, системой учёта рабочего времени (PDKS) или расчётом зарплаты, объём мы определяем вместе на этапе анализа потребностей.
6. Нужно ли брать всё сразу? Нет. Начинают с нужных модулей; по мере роста потребностей новые модули добавляются на ту же основу.

С чего начать?

Лучше всего начинать с процесса, который создаёт больше всего трафика в почте и по телефону. Во многих компаниях это управление отпусками, регистрация посетителей или учёт выданного имущества. Когда один процесс переносится на портал, сотрудники привыкают к единому входу, а следующие модули строятся на этой же привычке.

Все модули и подход к внедрению можно изучить на странице KurumsalPortal.