Что такое интранет: для чего он нужен и чем отличается от экстранета и интернета

Вы сказали новому сотруднику: «форма заявления на отпуск есть в интранете», и первым ответом стало: «в каком интранете?». Объявления лежат у одного руководителя в почте, у другого — в группе WhatsApp; политики — в третьей папке общего диска; меню столовой — на листке у двери. Информация в компании есть, но никто не знает, где её искать. Слово «интранет» чаще всего называют лекарством от такой разрозненности, но понимают его по-разному: для одних это внутренний сайт компании, для других — хранилище файлов, для третьих — портал, на котором идут рабочие процессы. Эта статья упрощает понятие и перечисляет решения, которые нужно принять при внедрении.

Интранет — это закрытая веб-платформа организации, доступная только её собственным сотрудникам и собирающая объявления, документы, формы и рабочие процессы в одном месте. Она использует те же технологии, что и интернет, то есть браузер и веб-страницы; отличие в том, что она не открыта для всех. Для входа нужна учётная запись, и каждый пользователь видит только те разделы, на которые у него есть права.

Интранет и экстранет: что это и чем они отличаются от интернета

На практике границы размыты. На одной платформе один раздел можно открыть только сотрудникам, а другой — отобранным внешним пользователям. Определяет всё не название технологии, а то, кто и что может видеть; поэтому внедрение начинают не с меню, а с проектирования прав доступа.

Для чего нужен интранет?

• Объявления и новости: обращения руководства, сведения для новичков, праздничные дни и изменения политик публикуются в одной ленте.
• Архив документов и политик: процедуры, формы и руководства читаются из одного источника; вопрос «какая версия актуальна?» возникает реже.
• Формы и заявки: заявки на отпуск, закрепление имущества, поддержку и закупки проходят не по цепочке писем, а по процессу с записью в системе.
• Справочник сотрудников и команд: легко найти, кто в каком подразделении работает и кто его руководитель.
• Материалы для обучения и адаптации: новый сотрудник сам находит нужную информацию в первые дни.
• Обратная связь: опросы и каналы предложений доносят голос сотрудников до руководителей.

Интранеты первого поколения были сайтами для чтения: новости, телефонный справочник, меню столовой. На страницу, которую можно только читать, сотрудники со временем перестают заходить. Интранеты второго поколения — это место, где работают: там запрашивают отпуск, дают согласование, регистрируют посетителей. Привычка складывается, когда сотрудник выполняет там свою ежедневную работу. Именно в этом главное отличие «внутреннего сайта компании» от «портала».

Можно ли построить интранет на общей папке, почте и WhatsApp?

В небольшой команде можно, и часто этого достаточно. Если людей немного, документов мало и офис один, то общая папка и список рассылки справляются; отдельную платформу вести может оказаться лишней нагрузкой. По мере роста компании процесс начинает рваться в таких местах:

• Объявление отправлено по почте, но неизвестно, кто его прочитал, а кто не видел.
• Одна и та же форма лежит в трёх папках в трёх разных версиях.
• Права доступа выдаются вручную папка за папкой; к некоторым документам доступ получают лишние люди, а нужные — не получают.
• Про закрытие доступа уволившемуся или сменившему роль сотрудника забывают.
• У сотрудников на объектах и в производстве нет корпоративной электронной почты; сообщения уходят в WhatsApp, а записи остаются на личных телефонах.

Конкретный пример: в производственной компании с двумя сменами руководство рассылает по почте новую инструкцию по охране труда. Офисные сотрудники её читают, а у большинства работников линии корпоративной почты нет. Инструкция пересказывается урывками в группе на телефоне начальника смены. Через месяц, когда случается происшествие, за фразой «мы же объявляли» не стоит никаких записей. Проблема не в равнодушии руководства, а в том, что нет следа, показывающего, до кого объявление дошло.

Как внедрить интранет?

Внедрение — это прежде всего три решения, а уже потом выбор программы. Пока они не ясны, даже самый красивый интерфейс останется пустым.

Сервер: где будет работать платформа?

От того, где вы запустите платформу — на собственном сервере или в стороннем облаке, — зависит, где будут находиться данные. В решении, работающем на вашем собственном сервере, доступ, резервное копирование и местоположение данных остаются в ваших руках; взамен нужен человек или поставщик услуг, который будет этим заниматься. Решение принимайте вместе с ИТ-отделом, исходя из чувствительности данных.

Пользователи и права: кто что увидит?

Составьте список пользователей и роли с самого начала: сотрудник, руководитель подразделения, HR, высшее руководство. Для каждой роли запишите, какие меню будут видны и будут ли права на просмотр и на действия выдаваться раздельно. Кто будет снимать права при смене роли и при увольнении — тоже часть этого проекта. Например, можно ли, когда руководитель уходит в отпуск, временно дать права тому, кто его замещает; закрываются ли эти права сами по окончании срока; фиксируются ли внесённые изменения? Если ответы на эти вопросы ясны с самого начала, то с правами потом не будет проблем.

Владелец содержимого: кто будет обновлять страницы?

У каждого раздела должен быть владелец: объявления — внутренние коммуникации, политики — HR, правила информационной безопасности — ИТ. Страница без владельца со временем устаревает, и сотрудники перестают доверять платформе. Помогает и небольшой старт: сначала запустите объявления и один рабочий процесс, а новые разделы добавляйте, когда использование устоится.

Пять частых ошибок в проектах интранета

1. Загрузить всё в первый день. Переносят сотни старых документов, и всё равно не ясно, какой из них актуален. Сначала выберите несколько самых востребованных документов.
2. Оставить права на потом. Сначала платформу открывают для всех, потом хотят ограничить доступ; а за это время чувствительные документы уже разошлись. Проектируйте права на старте.
3. Строить одностороннюю коммуникацию. Платформа, по которой информация идёт только от руководства к сотрудникам, не вызывает интереса. Должен быть канал и для заявок, вопросов и обратной связи.
4. Забыть о мобильных устройствах. Часть сотрудников не сидит за компьютером в течение дня. Платформа, которая не открывается с телефона, до них не дойдёт.
5. Оставить без хозяина. Когда энтузиазм запуска проходит, никто не обновляет содержимое. Определите владельцев разделов и ритм обновлений в самом начале.

Общее у этих ошибок — взгляд на интранет как на установку программы. На самом деле это перестройка информационных потоков организации, и она связана не столько с технологией, сколько с ответственностью, правами и привычками.

Чем корпоративный портал отличается от интранета?

YazSis KurumsalPortal — это интранет второго поколения: помимо объявлений в 33 модулях он ведёт отпуска, закрепление имущества, посетителей, задачи и заявки на общей инфраструктуре пользователей, прав и уведомлений. Он работает на сервере самого клиента; сотрудники пользуются им через браузер телефона, ничего не устанавливая. Что касается объявлений, модуль «Управление объявлениями и новостями» адресует их по сотрудникам, командам, отделам или локациям, публикует по расписанию через портал, электронную почту и SMS и показывает в отчёте о рассылке, кто прочитал. Отправка почты и SMS идёт с собственных SMTP- и NetGSM-аккаунтов организации.

Что вам подойдёт? Если нужно лишь публиковать объявления и делиться документами, достаточно простого внутреннего сайта. Если же сотрудники запрашивают отпуск, открывают заявки, получают имущество или принимают посетителей, эти дела нужно перенести в процессы с записью в системе; здесь вместо внутреннего сайта подключается портал с общей инфраструктурой пользователей и прав. Брать всё сразу тоже не обязательно: начинают с нужных модулей, а по мере роста потребностей новые модули добавляют на ту же инфраструктуру.

Если хотите начать с потока объявлений, о целевой аудитории, расписании и отслеживании прочтения подробно рассказано на странице Управление объявлениями и новостями.