Verlorene Angebote analysieren: Festhalten, warum der Verkauf nicht zustande kam

Die Analyse verlorener Angebote ist eine Vertriebsgewohnheit, bei der jedes Mal im gleichen Format festgehalten wird, warum ein Angebot nicht zum Abschluss kam, und diese Einträge in regelmäßigen Abständen gemeinsam ausgewertet werden. Ziel ist nicht die Suche nach Schuldigen, sondern wiederkehrende Ursachen wie Preis, Zeitpunkt, Produktpassung oder fehlende Nachverfolgung sichtbar zu machen.

In den meisten Unternehmen wird über gewonnene Angebote gesprochen, verlorene werden still geschlossen. Der Vertriebsmitarbeiter hört „Wir planen das derzeit nicht“, schließt die Akte und geht zum nächsten Anruf über. Wenn die Führungskraft einige Monate später fragt, warum so viele Angebote verloren gehen, bleiben nur Erinnerungen und allgemeine Einschätzungen.

Warum sollte der Verlustgrund am selben Tag notiert werden?

Die Einzelheiten des letzten Gesprächs mit dem Kunden sind am selben Tag am klarsten. Ein Verlust, der eine Woche später als „Preis“ zusammengefasst wird, kann in Wahrheit eine zu lange Lieferzeit oder ein nie erreichter Entscheider gewesen sein. Je länger der Eintrag aufgeschoben wird, desto mehr Gründe landen unter einer allgemeinen Überschrift, und die Analyse verliert an Wert.

Legen Sie eine feste Liste von Verlustgründen an

Verlustnotizen in offenem Text lassen sich später nicht gruppieren; jeder Vertriebsmitarbeiter beschreibt dieselbe Situation mit anderen Worten. Legen Sie daher zuerst eine kurze, feste Liste von Gründen fest und ergänzen Sie die Erläuterung getrennt als offenen Text. Für viele B2B-Unternehmen sind diese Überschriften ein guter Anfang:

• Preis und Zahlungsbedingungen: Das Budget wurde überschritten, oder Zahlungsziel bzw. Zahlungsplan passten nicht.
• Wettbewerber gewählt: Der Kunde hat sich für ein anderes Unternehmen entschieden.
• Zeitpunkt: Das Projekt wurde verschoben oder wartet auf die nächste Budgetperiode.
• Passung zum Bedarf: Das angebotene Produkt oder der Umfang deckte die Arbeit des Kunden nicht ab.
• Entscheider: Die Gespräche liefen mit einer Person ohne Entscheidungsbefugnis.
• Fehlende Nachverfolgung: Das Angebot wurde gesendet, aber niemand meldete sich rechtzeitig.
• Änderung beim Kunden: Der Ansprechpartner ist gegangen oder das Unternehmen hat seine Prioritäten geändert.

Halten Sie die Liste kurz. Je mehr Gründe es gibt, desto häufiger weichen Vertriebsmitarbeiter auf „Sonstiges“ aus, und die Einträge werden wieder unlesbar.

Felder, die ein Verlusteintrag enthalten sollte

1. Hauptgrund: Eine einzige Auswahl aus der festen Liste.
2. Kurze Erläuterung: Was der Kunde mit eigenen Worten gesagt hat; Fakten, keine Deutung.
3. Wettbewerberinformation: Falls bekannt, welche Alternative gewählt wurde.
4. Phase des Angebots: Ging der Auftrag nach der Demo oder nach dem Versand des Angebots verloren?
5. Termin für erneuten Kontakt: Bei zeitbedingten Verlusten, wann wieder angerufen wird.

„Das Angebot hat gefallen, aber das Einkaufsbudget wurde ins neue Jahr verschoben. In der zweiten Januarwoche erneut anrufen.“

Diese Notiz zählt die Verkaufschance als verloren, lässt die Tür aber offen. Zeitbedingte Verluste sind oft keine echten Verluste, sondern verschobene Verkäufe; ohne Termin für den erneuten Anruf geraten sie in Vergessenheit.

Am Monatsende aus den Einträgen lernen

Der Wert der Einträge zeigt sich, wenn sie regelmäßig gemeinsam gelesen werden. Gruppieren Sie einmal im Monat in einem kurzen Termin die verlorenen Verkaufschancen nach Grund und betrachten Sie diese Fragen:

• Welcher Grund stand in diesem Monat im Vordergrund, und hat er sich gegenüber dem Vormonat verändert?
• In welcher Phase des Trichters häufen sich die Verluste: nach der Demo oder nach dem Angebot?
• Gibt es in einer bestimmten Branche oder Region einen wiederkehrenden Grund?
• In welcher Phase sammeln sich Verluste durch fehlende Nachverfolgung?

Eine einzige Verbesserung pro Termin genügt. Wenn sich etwa Rückmeldungen nach Angeboten verzögern, ist ein Erinnerungstermin nach dem Versand eines Angebots ein konkreter Schritt für den nächsten Monat.

Den Verlusteintrag in den Vertriebsablauf einbetten

Wird die Analyse verlorener Angebote in einer separaten Excel-Datei geführt, veraltet sie schnell. Der Eintrag muss am selben Ort liegen wie die Verkaufschance und die Historie des Unternehmens. YazSis CRM AI verfolgt Verkaufschancen in den Phasen Neu, Kontakt, Demo, Angebot, Gewonnen und Verloren in Board- und Listenansicht; Gespräche, Verkaufschancen, Angebote und E-Mail-Verlauf liegen auf derselben Firmenkarte. Angebote werden im Ablauf Entwurf, wartet auf Freigabe, gesendet, angenommen und abgelehnt verfolgt. Wenn Sie Monate später zu einer verlorenen Verkaufschance zurückkehren, sehen Sie frühere Gespräche mit diesem Unternehmen und das gesendete Angebot auf einem Bildschirm.

Wer verlorene Angebote regelmäßig erfasst, ermöglicht dem Vertriebsteam, auf Basis von Einträgen statt Vermutungen zu sprechen. YazSis CRM AI wird heute im eigenen Support- und Vertriebszentrum von YazSis eingesetzt; wie der Verkaufstrichter und die Firmenkarte funktionieren, sehen Sie auf der Seite von YazSis CRM AI.