Warum vor dem ERP-Projekt eine Prozessanalyse nötig ist

In der ERP-Demo läuft alles rund; das Problem ist, dass das Unternehmen in der Demo nicht Ihres ist. Die Prozessanalyse ist die Arbeit, die vor dem Wechsel zu einer Software Schritt für Schritt herausarbeitet, wie die Arbeit vom Auftrag bis zum Zahlungseingang tatsächlich abläuft. Ob ein ERP-Projekt gesund verläuft, hängt häufig von der Qualität dieser Arbeit ab.

In diesem Beitrag erklären wir, warum die Analyse nicht übersprungen werden sollte, was in ihr herausgearbeitet wird und welche Dokumente Sie am Ende in der Hand haben sollten. Den Ansatz behandeln wir anhand der Grundsätze von YazSis ERP, das wir als an das Unternehmen angepasste Architektur aufbauen.

Was passiert, wenn die Analyse entfällt?

Die Software wird installiert, die Masken öffnen sich, alle melden sich an. Nach einigen Wochen kehrt ein Teil der Mitarbeitenden zu den alten Gewohnheiten zurück. Denn die Software wurde nicht nach der Art aufgebaut, wie die Arbeit tatsächlich läuft, sondern nach der Art, wie sie auf dem Papier beschrieben wurde. Die folgenden vier Probleme sind die häufigsten Folgen.

• Der Umfang verschiebt sich: Wünsche wie „Das fügen wir auch noch hinzu“ häufen sich mitten im Projekt, der Zeitplan verlängert sich, und was zur ersten Phase gehört, wird zum Streitpunkt.
• Doppelte Erfassung beginnt: Arbeit, die im System keine Entsprechung hat, wird weiter in Excel erledigt; die beiden Datensätze driften mit der Zeit auseinander, und es wird unklar, welcher stimmt.
• Anwender wehren sich: Statt die Arbeit der Anwender zu erleichtern, verlangt die Maske zusätzliche Felder. Die Software wird dann als zusätzliche Last wahrgenommen.
• Verantwortung bleibt unklar: Wer freigibt und wer Ausnahmen entscheidet, wird erst nach dem Go-live diskutiert; diese Entscheidung hätte aber schon zu Projektbeginn fallen können.

Fünf Schritte der Prozessanalyse

1. Zeichnen Sie den Ablauf, wie er ist. Schreiben Sie auf, von welcher Person zu welcher Person und mit welchem Werkzeug Auftrag, Einkauf und Lagerbewegung heute laufen. Wichtig ist nicht, was sein sollte, sondern was tatsächlich geschieht.
2. Sammeln Sie die Ausnahmen. Retoure, Teillieferung, Preisdifferenz, Eilauftrag: Die „nicht normalen“ Fälle können einen großen Teil der Tagesarbeit ausmachen. Software tut sich genau hier am schwersten; deshalb sollte dafür eine eigene Liste geführt werden.
3. Klären Sie Freigaben und Befugnisse. Wer gibt ab welchem Betrag frei, wer darf Rabatt gewähren, wer darf Bestände korrigieren? Diese Antworten sollten an Rollen gebunden werden, nicht an Personen.
4. Listen Sie die Datenquellen auf. Wo werden Kundenliste, Artikelstamm und Preisliste geführt? Welche ist aktuell, und wer aktualisiert welche? Stellen, an denen dieselbe Information an mehreren Orten lebt, sind die Stellen, die im System auf einen einzigen Datensatz reduziert werden.
5. Entscheiden Sie, was Sie messen wollen. Wenn man vorab einige Kennzahlen auswählt, die die Geschäftsführung jede Woche sehen möchte, werden Masken und Berichte darauf ausgerichtet; Berichte nachträglich hinzuzufügen ist immer schwieriger.

Ein kleines Beispiel: die Rabattfreigabe

Ein Kunde bittet um Rabatt. Der Vertriebsmitarbeiter schreibt der Führungskraft per WhatsApp, die Führungskraft antwortet „okay“, und der Vertriebsmitarbeiter erstellt das Angebot. Niemand hat das als Prozess definiert, aber es funktioniert jeden Tag. Wird dieser Ablauf beim Wechsel zum ERP nicht aufgeschrieben, gibt es im System entweder gar keinen Freigabeschritt oder einen, den niemand nutzt. Die Analyse bringt diese unsichtbare Regel zu Papier und macht sie in die Software einbaubar. Dieselbe Methode gilt für andere stille Regeln wie Bestandskorrektur, Lieferantenauswahl oder Retourenannahme: Zuerst wird die Frage beantwortet, wer nach welchem Kriterium entscheidet, danach wird diese Entscheidung als Schritt ins System geschrieben.

Ein Prozess, den Sie der Software nicht erklären können, funktioniert in der Software nicht.

Wer sollte an der Analyse teilnehmen?

Den Ablauf kennen am besten die Personen, die diese Arbeit täglich machen. Deshalb sollte die Analyse nicht allein auf Ebene von Geschäftsführung und IT bleiben; auch Vertriebsmitarbeitende, Lagerpersonal, Einkäufer und Buchhalter müssen am Prozess beteiligt werden. Die Geschäftsführung sagt, wie die Arbeit laufen sollte, die Mitarbeitenden sagen, wie sie läuft. Der Unterschied zwischen beiden ist die eigentliche Aufgabenliste des Projekts. Manchmal ist dieser Unterschied kein Softwarebedarf, sondern nur eine fehlende Regel oder ein überflüssiger Freigabeschritt; das während der Analyse zu erkennen ist deutlich weniger aufwendig, als es erst nach der Installation zu bemerken.

Was sollten Sie am Ende der Analyse in der Hand haben?

Eine gute Analyse endet nicht mit mündlichen Besprechungen, sondern mit konkreten Dokumenten. Diese Dokumente sind die Grundlage sowohl der ERP-Einführung als auch späterer Änderungen; wenn eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Vorgesetzter kommt, erklären sie auch, warum das System so aufgebaut wurde:

• Prozesslandkarten, die vom Vertrieb bis zum Zahlungseingang und vom Einkauf bis zur Lieferung reichen.
• Eine Liste der Ausnahmen und Sonderfälle; zu jedem, wer entscheidet.
• Eine Rollen- und Berechtigungstabelle: wer was sieht, wer was freigibt.
• Eine Integrationslandkarte, die die Datenquellen zeigt und wie sie miteinander verbunden werden.
• Der Umfang der ersten Phase und die Reihenfolge der Bereiche, die in späteren Phasen hinzukommen.

Unser Ansatz: Das ERP soll zum Unternehmen passen

Wir bauen YazSis ERP nach vier Grundsätzen auf. Diese Grundsätze bestimmen auch, was am Ende der Prozessanalyse entschieden wird:

• Bestehendes System behalten: Ein laufendes ERP wird nicht abgelöst; fehlende Prozesse werden ergänzt.
• Mit Sondermodulen erweitern: Ein Ablauf, den das Standardprodukt nicht abdeckt, wird unternehmensspezifisch entwickelt.
• Daten zusammenführen: Ein gemeinsamer Informationsfluss wird über API- und Datenbankintegrationen aufgebaut.
• Messen und verbessern: Managementberichte machen Engpass und Ergebnis sichtbar.

Wenn Sie Ihre Prozesse gemeinsam mit uns abbilden und den Umfang der ersten Phase festlegen möchten, erreichen Sie uns über die Seite YazSis ERP.