Händlerkonto und Transparenz bei Zahlungseingängen: Wie viel schuldet der Händler?

„Wie viel schuldet dieser Händler?“ Fragt der Vertriebsleiter, kommt die Antwort aus der Buchhaltung; fragt der Händler, kommt sie wieder aus der Buchhaltung; bis die Antwort da ist, wartet die Bestellung. Das Händlerkonto ist das Konto, auf dem die Forderungs- und Verbindlichkeitsbeziehung eines Händlers zu Ihnen anhand von Rechnungen, Zahlungen und Zahlungseingängen verfolgt wird; Transparenz bedeutet, dass alle Beteiligten den richtigen und aktuellen Stand dieses Kontos sehen können.

In diesem Beitrag erklären wir anhand von YazSis Online-Händlersoftware, was die Kontoinformation im Händlernetz für wen bedeutet, was im Portal zu sehen die Arbeit erleichtert, wie die Grenze zwischen Portal und Buchhaltung gezogen werden sollte und welche Regeln vor dem Aufbau geklärt sein müssen.

Derselbe Saldo, drei verschiedene Fragen

Auf das Händlerkonto schauen drei verschiedene Seiten, und jede hat eine andere Frage. Steht die Information nicht an einer Stelle, versuchen alle drei, auf unterschiedlichen Wegen zur selben Zahl zu kommen.

• Händler: „Wie hoch ist mein Saldo, welche Rechnung ist unbezahlt, haben Sie meine Zahlung vom letzten Monat gesehen?“ Jede dieser Fragen bedeutet einen Anruf oder eine E-Mail.
• Vertriebsteam: „Kann ich für diesen Händler eine neue Bestellung anlegen, ist eine Rechnung zur Zahlung offen?“ Verzögert sich die Antwort, verzögert sich auch die Bestellung.
• Finanzteam: „Von welchem Händler erwarten wir wann eine Zahlung, welche Zahlung wurde welcher Rechnung zugeordnet?“ Ist diese Information verstreut, hängt die Zahlungsverfolgung an einzelnen Personen.

Denken Sie an das Monatsende. Ein Händler sagt: „In meinen Unterlagen gibt es eine Differenz.“ Das Finanzteam zieht den Kontoauszug und schickt ihn per E-Mail; der Händler gleicht ihn mit seiner Buchhaltung ab, und nach einigen Mails finden beide Seiten heraus, aus welcher Rechnung die Differenz stammt. Je größer das Händlernetz, desto größer die Zahl solcher Schriftwechsel. Das Händlerkonto auf dem eigenen Bildschirm des Händlers zu öffnen zielt darauf ab, einen großen Teil dieser Schriftwechsel von vornherein zu vermeiden.

Was umfasst das Händlerkonto im Portal?

Der Bereich Händlerkonto und Zahlungseingang von YazSis Online-Händlersoftware führt Saldo, Kontoauszug, Rechnung sowie die Anbindungen für Zahlung und Zahlungseingang im eigenen Konto des Händlers zusammen. Jeder Händler sieht nur seine eigene Kontoinformation; die Zentrale verfolgt den kaufmännischen Ablauf aller Händler an einer Stelle.

1. Saldo: Der aktuelle Stand des Händlers ist die erste Information, die er nach der Anmeldung sieht; um den zu zahlenden Betrag zu erfahren, muss niemand im Team angerufen werden.
2. Kontoauszug: Eine Aufstellung der Bewegungen in einem bestimmten Zeitraum der Reihe nach, die der Händler mit seinen eigenen Unterlagen abgleichen kann. So lässt sich leicht finden, bei welcher Bewegung die Differenz beginnt.
3. Rechnung: Ausgestellte Rechnungen und Belege sind abrufbar, ohne dass der Händler sie anfordern muss; für eine erneute Zusendung der Rechnung ist kein Schriftwechsel nötig.
4. Zahlung und Zahlungseingang: Geleistete Zahlungen und Zahlungseingänge werden zusammen mit der zugehörigen Rechnung verfolgt; der Händler muss nicht eigens nachfragen, ob seine Zahlung verbucht wurde.

Die längsten Gespräche mit Händlern drehen sich oft darum, welche von mehreren Zahlen die richtige ist.

Das Portal zeigt die Information, die Quelle bleibt im ERP

Damit die Kontoinformation stimmt, darf das Portal kein eigenes Buch führen. Deshalb wird es so aufgebaut, dass Produkt-, Auftrags-, Konto- und Versanddaten mit dem ERP synchronisiert werden; das Portal zeigt den Eintrag im ERP im Rahmen der Berechtigung des Händlers und der Zentrale an. So beruhen das, was die Buchhaltung sieht, und das, was der Händler sieht, auf derselben Quelle; entsteht eine Zahlendifferenz, wird die Ursache nicht im Portal, sondern im Eintrag gesucht, und die Korrektur erfolgt an einer Stelle. Mit welchen Methoden und welchen Systemen die Anbindungen für Zahlung und Zahlungseingang aufgebaut werden, unterscheidet sich je nach Unternehmen und wird gemeinsam in der Umfangsklärung festgelegt.

Fünf Regeln, die vor dem Aufbau zu klären sind

1. Wie oft wird der Saldo aktualisiert? In welchem Abstand die Daten aus dem ERP im Portal erscheinen, muss von Anfang an bekannt sein; der Händler muss wissen, was als „aktuell“ gilt.
2. Welche Belege sind für den Händler freigegeben? Welche von Rechnung, Kontoauszug und anderen Belegen der Händler einsehen kann, muss klar sein; wird ein sensibler Beleg versehentlich sichtbar, schadet das der Geschäftsbeziehung.
3. Wer sieht den Saldo? Der Benutzer, der beim Händler bestellt, und der Benutzer, der für die Finanzen zuständig ist, haben nicht unbedingt dieselbe Berechtigung; Sie müssen die Saldoinformation nicht jedem Benutzer öffnen.
4. Wo werden Zahlungsziel- und Risikoregeln geführt? Gibt es eine an den Saldo gebundene Regel dafür, dass ein Händler bestellen darf, muss in der Umfangsklärung festgelegt werden, wo diese Regel verwaltet wird.
5. Wie läuft ein Einspruch ab? Wenn ein Händler eine Rechnung oder den Saldo beanstandet, muss definiert sein, an wen und über welchen Kanal er das meldet.

Wenn Vertrieb und Finanzen auf dieselbe Zahl schauen

Die konkreteste Wirkung der Transparenz beim Händlerkonto ist weniger Reibung. Der Händler sieht seinen Saldo selbst und ruft Ihr Team nicht an; das Vertriebsteam sieht das Konto vor der Auftragsfreigabe auf dem eigenen Bildschirm, statt die Finanzen zu fragen; das Finanzteam verwendet seine Zeit nicht darauf, Zahlen zu nennen, sondern fällige Forderungen zu verfolgen. Auch auf Händlerseite steigt das Vertrauen, denn der Händler erfährt den Stand seines Kontos nicht von der Person, die er fragt, sondern indem er sein eigenes Konto ansieht.

Wenn Sie planen, den Saldo und die Zahlungsbewegungen Ihrer Händler in einem Portal anzuzeigen, werfen Sie einen Blick auf den Bereich Händlerkonto und Zahlungseingang auf der Seite Online-Händlersoftware.