ERP auswählen: Was Sie vor dem Anbietergespräch im Unternehmen klären sollten

Sie haben mit drei Anbietern gesprochen. Alle drei Demos liefen mit sauberen Oberflächen, schnellen Berichten und vielen Modulen. Sie müssen entscheiden und haben nur den Eindruck „Alle haben gut ausgesehen“. Die Führungskräfte sind zufrieden, die Anbieter motiviert; aber Ihr Auftrag, Ihre Lagernummern und Ihre Freigabekette kamen in keiner Demo vor. Denn eine Demo zeigt den Prozess des Anbieters, nicht Ihren. Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist eine Software, die Prozesse wie Vertrieb, Einkauf, Lager, Produktion und Finanzen in einem einzigen Datenfluss bündelt; die richtige Wahl hängt weniger von der Schönheit der Oberflächen ab als davon, wie nah das System an der Arbeitsweise Ihres Unternehmens sitzt.

Dieser Beitrag ist eine Checkliste dessen, was Sie vor dem Gespräch mit dem Anbieter in Ihrem Unternehmen klären sollten. Er enthält keinen Produkt-, Preis- oder Wettbewerbsvergleich.

Ist ERP eine Buchhaltungssoftware?

Ein Buchhaltungsprogramm führt die Finanzaufzeichnungen: Rechnung, Zahlungseingang, Zahlung, Kontenplan. Ein ERP umfasst auch den operativen Ablauf, der diese Buchungen erzeugt: Angebot, Auftrag, Bestellanforderung, Lagerbewegung, Fertigungsauftrag. Der Unterschied zeigt sich im Ablauf. In ein Buchhaltungsprogramm wird die Rechnung eingegeben, nachdem die Arbeit erledigt ist; im ERP sind Auftrag, Lieferung, Bestandsabgang und Finanzbuchung Teile desselben Ablaufs. In der Praxis arbeiten viele Firmen auch mit ERP weiter mit dem Steuerberater und mit Buchhaltungssoftware; deshalb gehört der Datenfluss zwischen ERP und Buchhaltungssoftware zu den ersten Fragen, die man stellen sollte.

Was ist ein ERP-System für KMU?

Ein ERP für KMU bedeutet ein ERP, das dieselbe Arbeit mit einem kleineren Team und weniger Formalitäten abwickelt; entscheidend ist jedoch weniger die Größe des Unternehmens als die Zahl der Prozesse. Ein Produktionsbetrieb mit fünfzehn Beschäftigten kann mehr Prozesse zu verwalten haben als ein Handelsunternehmen mit zwanzig. Fragen Sie nicht „Passt es zu KMU?“, sondern „Welche Prozesse, die ich heute mit Excel und WhatsApp führe, reißen ab?“; diese Antwort bestimmt den Bedarf an ERP.

Kriterien, die Sie vor dem Gespräch mit dem Anbieter klären sollten

Unter den acht Zeilen der Tabelle ist die Akzeptanz bei den Nutzern das Kriterium, über das am wenigsten gesprochen wird, das aber die meisten Probleme macht. Die Person, die das System kauft, und die Person, die es jeden Tag nutzt, sind oft nicht dieselben. Wenn Lagerist, Vertriebsmitarbeiter und Produktionsleiter nicht am Auswahlprozess beteiligt werden, wird das System auf dem Papier eingeführt, aber im Betrieb kehrt man zu Excel zurück. Nehmen Sie unbedingt mindestens einen der Endnutzer mit in die Demo und fragen Sie ihn: „Kannst du deine Arbeit auf dieser Maske erledigen?“

Fertigpaket oder ein an Ihr Arbeitsmodell angepasstes ERP?

Die Vorteile eines Fertigpakets sind bekannte Masken, ein schnellerer Start und eine gemeinsame Struktur, die ähnliche Unternehmen nutzen. Der Nachteil: Passt Ihr Prozess nicht zum Paket, muss entweder der Prozess geändert werden, oder es bleiben Excel-Dateien außerhalb des Pakets. Ein angepasstes ERP wird nach Ihren Prozessen, Ihrer Freigabestruktur und Ihren Integrationen aufgebaut; dafür braucht es Zeit für die Bedarfsanalyse und eine Person, die entscheidet, und mit wachsendem Umfang wird es zu einem Projekt, das gesteuert werden muss. Keines von beiden ist unter allen Bedingungen richtig; schauen Sie, wie viel Ihrer Prozesse Standard ist.

Der ERP-Ansatz von YazSis steht der zweiten Gruppe nahe. Auf der Seite ist das Ziel, Vertrieb, Einkauf, Lager, Produktion, Finanzen und Management-Prozesse nach dem tatsächlichen Arbeitsmodell des Unternehmens in einem Datenfluss zusammenzuführen. Die Grundsätze lassen sich in vier Punkten zusammenfassen: das bestehende System bewahren (fehlende Prozesse ergänzen, ohne ein laufendes ERP auszubauen), mit einem Sondermodul erweitern, Daten über API- und Datenbankintegrationen zusammenführen, mit Management-Berichten messen und verbessern. Für einen Arbeitsablauf, den das Standardprodukt nicht abdeckt, kommt der Bereich Individualsoftware ins Spiel. Dabei sei auch vermerkt: Sind Ihre Prozesse weitgehend Standard, kann ein Fertigpaket weniger Aufwand verursachen.

Wie lange reichen Excel und ein Buchhaltungsprogramm?

Bei wenigen Produkten, einem einzigen Lager und einigen Beschäftigten sind Excel und eine Buchhaltungssoftware völlig ausreichend; ein ERP brächte dann nur unnötige Komplexität. Achten Sie darauf, wenn sich Anzeichen häufen, die auf die Tagesordnung gehören:

• Dieselbe Kunden- oder Produktinformation wird in drei verschiedenen Dateien geführt und stimmt nicht überein.
• Inventurbestand und gebuchter Bestand weichen ständig voneinander ab.
• Informationen gehen vom Vertrieb an Produktion oder Einkauf mündlich; die Frage „Wo ist dieser Auftrag?“ wird am Telefon beantwortet.
• Kosten- und Preiskalkulationen liegen in einer Datei auf dem Rechner einer einzigen Person.
• Ein Management-Bericht kostet eine Person Tage und ist bei Fertigstellung veraltet.
• Freigaben bleiben in E-Mail oder WhatsApp, wer was freigegeben hat, lässt sich später nicht mehr finden.

Wo soll ich bei der ERP-Auswahl für einen Produktionsbetrieb mit 50 Beschäftigten beginnen?

Ein hypothetisches Beispiel: ein Hersteller mit fünfzig Beschäftigten, der Halbfabrikate zukauft und montiert. Aufträge kommen per Telefon und E-Mail, der Bestand liegt in Excel, Fertigungsaufträge auf Papier, die Buchhaltung beim Steuerberater. Diese Schritte stehen vor dem Anbieter an:

1. Die Lieferkette auf einer Seite zeichnen: Angebot, Auftrag, Einkauf, Produktion, Versand und Zahlungseingang.
2. An jedem Schritt Werkzeug und Wartepunkt markieren: Wer nutzt welche Datei, wo wartet die Arbeit?
3. Die zwei, drei Schritte wählen, die am meisten Zeit und Fehler kosten: Sie sollen den Umfang der ersten Stufe bilden, nicht alle auf einmal.
4. Die Dateneigner bestimmen: Wer hat Lagernummern, Kundenliste und Stücklisten, wer bereinigt sie?
5. Für die Demo das eigene Szenario schreiben: Zeigen Sie den Ablauf eines echten Auftrags mit einer echten Stückliste und einer echten Bestandslücke.
6. Die Kriterien bewerten: Wenden Sie die obige Tabelle mit denselben Fragen bei den Anbietern an und beurteilen Sie gesondert, ob die Nutzer das System nach dem Go-live wirklich nutzen werden.

In diesem Beispiel kann eine sinnvolle erste Stufe sein, Bestand und Einkauf mit dem Fertigungsauftrag in einem Ablauf zu verbinden: Das im Lager gezählte Material speist die Bestellanforderung und den Fertigungsauftrag. Vertrieb, Finanzen und Management-Berichte werden in der zweiten Stufe auf derselben Dateninfrastruktur ergänzt. Welche Reihenfolge für Sie richtig ist, bestimmt Ihre Prozesslandkarte; die Reihenfolge eines anderen Unternehmens muss für Sie nicht stimmen.

Der häufigste Fehler ist, den Umfang von Anfang an zu groß zu wählen. Projekte, die alles auf einmal übernehmen wollen, stoßen auf die Gewohnheiten der Nutzer. Erst den Prozess zu verankern, der am meisten schmerzt, und die übrigen später auf derselben Dateninfrastruktur zu ergänzen, senkt sowohl das Risiko als auch den Schulungsaufwand.

Lassen Sie sich vor der Entscheidung vom Anbieter Schriftliches geben

Was in der Demo gesagt wird, ist mündlich; im Projekt gilt der schriftliche Umfang. Verlangen Sie vor der Entscheidungssitzung schriftliche Antworten zu diesen sechs Punkten:

• Welche Prozesse in der ersten Stufe mit welcher Nutzergruppe in den Echtbetrieb gehen.
• Umfang der Datenübernahme und wer für die Bereinigung verantwortlich ist.
• Liste der zu integrierenden Systeme, Datenrichtung und wer bei einem Fehler benachrichtigt wird.
• Schulungs- und Einführungsplan; welche Rolle wie viel Unterstützung erhält.
• Wie die Berechtigungsmatrix aufgebaut wird und wie Änderungsprotokolle geführt werden.
• Wie ein neuer Bedarf, der im Projekt auftaucht, behandelt und freigegeben wird.

Diese Liste soll den Anbieter nicht prüfen, sondern sicherstellen, dass beide Seiten über dasselbe Projekt sprechen. Sind die Antworten unklar, ist auch das eine wichtige Information: Ein unklarer Umfang wird später zum meistdiskutierten Thema.

Wenn Sie Ihren ERP-Bedarf gemeinsam mit Ihren eigenen Prozessen besprechen möchten, können Sie auf der Seite ERP ein Gespräch anfragen.