Besuchermanagement-Software: Vom Papierbuch zur Liste der Anwesenden

Wenn der Evakuierungsalarm ertönt, lautet die schwierigste Frage: Wer ist gerade im Gebäude? Bei den Mitarbeitenden ist die Antwort klar, doch die Besucher stehen im Papierbuch am Empfang, noch dazu in Zeilen ohne eingetragene Austrittszeit. Besuchermanagement-Software erfasst die Daten der Besucher am Standort, die besuchte Person, die Einwilligung nach KVKK (dem türkischen Datenschutzgesetz), Ein- und Austrittszeit und ob die Person gerade im Haus ist.

In diesem Beitrag zeigen wir am Modul Besuchermanagement im YazSis KurumsalPortal, was das Papierbuch nicht kann, wie ein digitaler Ablauf diese Lücken schließt und worauf beim Umstieg zu achten ist.

Was das Papierbuch nicht kann

• Es sagt nicht, wer gerade im Haus ist; Zeilen ohne eingetragenen Austritt müssen einzeln durchgesehen werden, und genau hier geht im Notfall die meiste Zeit verloren.
• Die besuchte Person erfährt vom Eintreffen ihres Gastes erst per Telefon.
• Die Seite mit den persönlichen Angaben geht an jedem Ankommenden vorbei; ob die KVKK-Einwilligung eingeholt wurde, wird nicht festgehalten.
• Braucht man einen Bericht, etwa zur Zahl der Besuche oder zur Aufenthaltsdauer, werden die Seiten von Hand durchsucht; das kostet Zeit und ist fehleranfällig.

Der digitale Ablauf: Fünf Schritte von der Tür bis zum Austritt

1. Besucher erfassen. Der Empfang erfasst Besucher und die besuchte Person digital.
2. Einwilligung einholen. Die KVKK-Einwilligung ist ein Schritt im Erfassungsablauf; sie wird zusammen mit dem Besuchseintrag gespeichert und kann später geprüft werden.
3. Gastgeber informieren. Die besuchte Person im Unternehmen, also der Gastgeber, erhält automatisch eine Benachrichtigung und erfährt rechtzeitig vom Eintreffen des Gastes.
4. Check-in starten. Der Besucher ist nun im Haus und erscheint in der Live-Liste.
5. Check-out abschließen. Wird der Austritt erfasst, verschwindet der Besucher aus der Liste, und die Aufenthaltsdauer wird gespeichert.

Die Reihenfolge der Schritte ist wichtig: Die Einwilligung wird vor der Benachrichtigung des Gastgebers und vor dem Check-in eingeholt. So geht der Einwilligungsschritt im Ablauf nicht vergessen; jeder Besuch steht mit seiner Einwilligung im selben Eintrag. Auch für die Person am Empfang bleibt nichts unklar, denn der Ablauf führt sie zum nächsten Schritt.

Die Liste der Anwesenden im Notfall

Das Modul zeigt Besucher, die eingecheckt, aber noch nicht ausgecheckt haben, in einer Live-Liste der Anwesenden. Bei einer Evakuierung oder im Notfall sieht der Empfang oder der Sicherheitsdienst in dieser Liste auf einem Bildschirm, wer sich am Standort befindet und wen die Personen besuchen. Zählt zum Beispiel ein Team nach der Evakuierung am Sammelplatz durch, kann es die Besucher mit dieser Liste abgleichen und prüfen, ob jemand fehlt. Im Papierbuch erfordert das, Seiten von Hand zu durchsuchen und oft nach Schätzung zu zählen. Schneller Empfang und Überblick im Notfall sind die greifbarsten Vorteile dieses Ablaufs.

KVKK-Einwilligung und Speicherung der Einträge

Besuchereinträge und KVKK-Einwilligungen werden im Portal gespeichert, das auf dem eigenen Server des Kunden läuft. Wer die Einträge sehen darf, wird über rollenbasierte Berechtigungen bestimmt. Diese Kontrollen helfen Ihnen, KVKK-orientierte Abläufe aufzubauen; der Inhalt des Datenschutzhinweises muss aber nach der eigenen KVKK-Bewertung des Unternehmens erstellt werden. Die Software ersetzt den Text nicht, sie bettet den Einwilligungsschritt in den Erfassungsablauf ein. Da die Einwilligung zusammen mit dem Besuch gespeichert wird, lässt sich die spätere Frage „Wurde von diesem Besucher eine Einwilligung eingeholt?“ aus dem Eintrag beantworten, ohne im Buch zu blättern.

Drei Fragen vor der Einführung

• Wer erfasst? Wechseln die Schichten am Empfang, stellen Sie sicher, dass die Person, die in jeder Schicht erfasst, das System kennt. Eine Schlange wartender Besucher bei der Erfassung ist die Stelle, an der ein digitaler Ablauf am schnellsten verschleißt; deshalb ist eine schnelle Erfassung wichtig.
• Wer erinnert an den Check-out? Kommt der Besucher beim Verlassen nicht am Empfang vorbei, bildet die Liste die Wirklichkeit nicht ab. Wenn Sie Besucher und Gastgeber vorab auf den Check-out hinweisen, bleibt die Liste verlässlich.
• Wer erstellt den Datenschutzhinweis? Der Inhalt des Textes für die KVKK-Einwilligung wird nach der eigenen Bewertung des Unternehmens erstellt. Wer den Text vorab klärt, verhindert, dass der Erfassungsablauf am Einführungstag ins Stocken gerät.

Berichte und Rollen

Besuchseinträge werden zusammen mit der Aufenthaltsdauer ausgewertet und können als XLSX exportiert werden. Wenn Sie später auf die Besuchshistorie zurückgreifen müssen, haben Sie einen geordneten Eintrag mit Datum, besuchter Person und Aufenthaltsdauer; Buchseiten müssen Sie nicht durchblättern. Das Modul nutzen drei Rollen:

• Empfang: erfasst den Besucher, holt die Einwilligung ein, startet den Check-in und schließt den Check-out ab.
• Sicherheitsdienst: überwacht die Liste der Anwesenden, sieht im Notfall, wer sich am Standort befindet, und bemerkt Besucher ohne erfassten Check-out.
• Verwaltung: prüft Besuchseinträge und Berichte.

Ein kleiner Tipp für die Umsetzung

Lassen Sie in der ersten Woche des Umstiegs das Papierbuch nicht als Ersatz am Empfang liegen, sondern erklären Sie die digitale Erfassung zur einzigen Quelle. Wo am Empfang zwei Bücher geführt werden, kehrt die Frage zurück, welches gerade aktuell ist, und die Liste der Anwesenden verliert ihre Verlässlichkeit. Auch wenn Sie das Umstiegsdatum vorab ankündigen und Empfang und Sicherheitsdienst gemeinsam informieren, verringert das das Durcheinander am ersten Tag.

Wie die Erfassung funktioniert und wie sie mit anderen Modulen zusammenhängt, sehen Sie auf den Seiten Besuchermanagement und KurumsalPortal.