Berichte in natürlicher Sprache: Der Datenbank Fragen auf Türkisch stellen

Der Vertriebsleiter stellt morgens um neun eine Frage: Bei welchem Kunden sind die Bestellungen im letzten Monat zurückgegangen? Die Frage geht an die IT-Abteilung, am Nachmittag kommt eine Excel-Datei zurück. Der Leiter öffnet die Datei und kommt an seine eigentliche Frage erst mit einer zweiten Berichtsanforderung. Berichtswesen in natürlicher Sprache bedeutet, an die Informationen in der Datenbank ohne SQL oder Berichtsdesigner zu gelangen, indem man in Alltagssprache Fragen stellt.

Hier gibt es eine entscheidende Unterscheidung: Eine Frage auf Türkisch zu stellen heißt nicht, dass die künstliche Intelligenz frei Abfragen in die Datenbank schreibt. Bei Fero, dem Assistenten der Unternehmens-KI von YazSis, wird die Frage mit definierten, schreibgeschützten Geschäftswerkzeugen beantwortet. Dieser Beitrag beschreibt, wie dieser Ansatz im Alltag aussieht.

Wie wird aus einer Frage ein Bildschirm?

• Verstehen: Fero erschließt die Absicht der Frage, den Zeitraum und wen Sie meinen. Welcher Datumsbereich ist „diese Woche“, welcher Vertriebsmitarbeiter ist „Can“, welche Reihenfolge ist „die ersten fünf“?
• Werkzeugauswahl: Auf die Daten wird nur mit definierten Geschäftswerkzeugen zugegriffen. Die künstliche Intelligenz schreibt kein SQL, freie Abfragen werden nicht ausgeführt.
• Berechnung: Zahlen wie Summe, Prozent und Differenz berechnet das System im Backend; das Modell kann keine Zahl nennen, die nicht im Ergebnis des Werkzeugs steht.
• Darstellung: Zusammen mit einer kurzen Auskunft werden aus 13 freigegebenen Dashboard-Bausteinen die passenden ausgewählt. Die künstliche Intelligenz erzeugt keinen Bildschirmcode.

Der Grund für diese Entscheidung ist Genauigkeit. Ein System, das freies SQL erzeugt, wirkt flexibel, birgt aber zwei Risiken: Falsch verknüpfte Tabellen können stillschweigend falsche Zahlen liefern, und es wird schwer zu kontrollieren, welche Abfrage gelaufen ist. Bei definierten Geschäftswerkzeugen stehen von vornherein fest, was jedes Werkzeug tut und wie es rechnet. Im Gegenzug nimmt die Flexibilität ab; das ist eine bewusste Entscheidung, die dafür sorgt, dass die Zahl, die die Führungskraft sieht, stimmt, bevor die Antwort flüssig klingt.

Eine Fragenkette: von heute zur Ursache

Der eigentliche Wert des Berichtswesens in natürlicher Sprache liegt nicht in einer einzelnen Antwort, sondern darin, dass sich Fragen miteinander verketten. Eine Frage bekommt nicht nur eine Antwort, sie bereitet auch den Boden für die nächste Frage. Der folgende Ablauf folgt dem mit Beispieldaten des Produkts erstellten Demoszenario; es sind keine echten Unternehmensdaten, aber die Logik wird sichtbar:

1. „Wie sieht unser Umsatz heute aus?“ Mit einer kurzen Auskunft kommt die Tageszusammenfassung des Umsatzes: Tagesumsatz, Annäherung an das Ziel, Zahl der Bestellungen und Differenz zum selben Tag der Vorwoche.
2. „Zeige es nach Vertriebsmitarbeiter.“ Der Bildschirm wird nicht zurückgesetzt, dasselbe Thema geht in die Aufschlüsselung nach Vertriebsmitarbeitern.
3. „Welche Vertriebsmitarbeiter liegen unter dem Ziel?“ Die zwei Vertriebsmitarbeiter unter dem Ziel treten hervor.
4. „Was ist das Problem dieses Vertriebsmitarbeiters?“ Die Aufschlüsselung nach Kunden öffnet sich; in den Beispieldaten sieht man, dass der Rückgang von zwei Kunden kommt.
5. „Schau auf die letzten drei Monate.“ Für dieselbe Person wird der Trend der letzten Monate gezeigt.

Diese Kette bedeutet im klassischen Berichtswesen meist mehrere Berichte und mehrere Anforderungen; jede Anforderung wartet auf die Antwort der vorherigen. Hier trägt jeder Schritt den Kontext der vorherigen Antwort; Folgefragen kommen voran, indem sie den Bildschirm aktualisieren oder ins Detail gehen, statt ihn von vorn aufzubauen.

Wie stellt man eine gute Frage?

• Nennen Sie den Zeitraum. Ausdrücke wie „diesen Monat“, „die letzten sechs Monate“, „derselbe Tag der Vorwoche“ verringern Unklarheit.
• Sagen Sie, wen oder was Sie fragen. Kunde, Vertriebsmitarbeiter, Produkt oder Lieferung; ist das Thema klar, ist auch die Antwort klar.
• Verlangen Sie einen Vergleich. „Gegenüber der Vorwoche“ macht eine einzelne Zahl aussagekräftig.
• Gehen Sie Schritt für Schritt vor. Zuerst nach dem Gesamtbild zu fragen und dann ins Detail zu gehen, ist verlässlicher, als alles in einem Satz zu verlangen.

Ein kleines Beispiel: Die Frage „Wie läuft der Umsatz?“ lässt offen, welchen Zeitraum und welches Maß Sie meinen. Die Frage „Wie läuft unser Umsatz diesen Monat gegenüber dem Vormonat?“ liefert dagegen Zeitraum und Vergleich zugleich. Die zweite ist nicht länger, nur vollständiger; und das System baut eine direkte Antwort, statt zu raten.

Eine Frage in natürlicher Sprache macht es unnötig, die Sprache der Daten zu kennen; sie macht es aber nicht unnötig zu wissen, was die Daten bedeuten.

Grenzen: Was man nicht erwarten sollte

Da keine freien Abfragen ausgeführt werden, sind die Fragen, die Fero beantworten kann, auf die Themen beschränkt, die die definierten Geschäftswerkzeuge abdecken; die Beispielfragen des Produkts gruppieren sich in Umsatz, Kunden und Vertrieb, Budget, Lieferung, Lager und Management-Zusammenfassung. Eine Fragenart außerhalb davon erfordert, dass der Umfang im Projekt festgelegt wird. Auch bei den Daten ist die heute einsatzbereite Quelle MySQL; Quellen wie SQL Server, PostgreSQL, REST API, Logo, SAP, Odoo und Excel werden im Rahmen eines Projekts behandelt.

Dazu kommt eine Erwartungsfrage: Selbst wenn das System die Zahl richtig berechnet, entscheidet weiterhin die Führungskraft, welche Frage gestellt wird und wie die Antwort zu deuten ist. Bei offiziellen Berichten oder Situationen, die einen Abgleich erfordern, ist es gute Praxis, die Antwort des Assistenten mit den eigenen Aufzeichnungen zu bestätigen. Entscheiden Sie nicht, ohne zu verstehen, auf welchen Zeitraum und welchen Kundenkreis sich eine Zahl bezieht; an einer unklaren Stelle eine Folgefrage zu stellen, gehört zum natürlichen Ablauf und schärft die Antwort, ohne den Bildschirm neu aufzubauen.

Listen Sie für den Anfang einige Fragen auf, die Ihre Führungskräfte am häufigsten stellen, und sehen Sie nach, in welcher Tabelle die Antworten heute liegen. Um die Fragenkette mit den Fragen Ihres eigenen Unternehmens zu testen, können Sie auf der Seite Unternehmens-KI eine Live-Demo anfragen.