Задължителна ли е работната група в WhatsApp в Турция? Напускане и съобщения след работа

22:40 ч. На телефона ви пристига съобщение от ръководителя: „За срещата утре сутринта ни трябва този файл, ще погледнете ли?“ Знаете, че групата е голяма, че всички виждат съобщението и че ако не отговорите, ще се забележи. В същата група нов член се чуди кой е споделил номера му, а друг иска да напусне групата, но не знае дали това няма да му навлече неприятности. Статията започва с въпросите на служителя, а после преминава към това как работодателят може да постави правила за корпоративните канали. Това не е правно становище, а обща информация, основана на прочита на официалните текстове на турските закони.

Работната група в WhatsApp е група за съобщения, създадена за координация на работата, в която служителите най-често влизат с личните си телефонни номера. Краткият отговор е: в разгледаните от нас текстове на турските закони няма разпоредба, която изрично да задължава или да забранява участието в такава група. Отговорът се намира, като се преценяват заедно правото на работодателя да дава указания, трудовият договор, работното време и правилата за личните данни.

Задължителна ли е работната група в WhatsApp?

Според чл. 399 от турския Закон за задълженията № 6098 работодателят може да въвежда общи правила за извършването на работата и поведението на служителите в предприятието и да дава конкретни указания, а служителите са длъжни да ги спазват, доколкото това изисква принципът на добросъвестността. Указанието „служебната кореспонденция се води в този канал“ може да попада в обхвата на това право. Това обаче не означава, че всяко указание е валидно при всякакви условия; мярката е това, което изисква принципът на добросъвестността.

На практика отговорът се определя от следните въпроси. Наистина ли групата е необходима за работата? Определен ли е каналът за комуникация в трудовия договор или в писмените правила на предприятието? От служителя ли се иска да използва личния си телефон и номер, или работодателят предоставя корпоративен канал? Предложен ли е алтернативен път на служителя, който не иска да участва? Отговорите на тези въпроси се различават от предприятие до предприятие, а при спор оценката се прави от специалисти и от съда.

Престъпление ли е да напуснете работната група в WhatsApp?

Не, напускането на група в WhatsApp не е престъпление. Член 2 от турския Наказателен кодекс № 5237 установява принципа за законоустановеност на престъплението и наказанието: „Никой не може да бъде наказан за деяние, което законът изрично не определя като престъпление.“ Напускането на група не е деяние, определено като престъпление в Наказателния кодекс.

Истинският спор не е за наказание, а за трудовото правоотношение: смята ли се напускането за неизпълнение на валидно указание на работодателя? Това зависи от обхвата на указанието, трудовия договор и практиката в предприятието и в тази статия не даваме общ извод. Разумният път за служителя е преди да напусне да съобщи писмено причината на ръководителя си и да предложи алтернативен канал, за да не засече работата — например имейл или корпоративен инструмент за съобщения.

Изпращане и отговаряне на служебни съобщения извън работно време

В турския Закон за труда не открихме отделна разпоредба, озаглавена „съобщения“ или „комуникация извън работно време“. Въпросът се преценява заедно с правилата за работното време и почивката. Рамката, която излиза от прочетените текстове, е следната:

Изводът от таблицата е следният: няма правило от едно изречение за това дали е задължително да се отговаря на всяко съобщение извън работно време. Въпроси като това дали отговорът се смята за работа, дали е нужно съгласие за извънреден труд и дали възниква право на възнаграждение зависят от естеството на съобщението, от това дали искането е задължително, от записите и от договора. Затова яснота внасят писменото правило на работодателя и писменото уточняване на искането от страна на служителя („ще се заема с това утре в работно време“).

Работна група в WhatsApp и KVKK: какви са рисковете?

Според турския Закон № 6698 за защита на личните данни (KVKK) лични данни е всяка информация, свързана с идентифицирано или подлежащо на идентифициране физическо лице (чл. 3). В този обхват могат да попаднат телефонният номер, профилната снимка, съобщенията в групата и споделените документи. Лицето, което определя целите и средствата за обработване на личните данни, е администратор на данни; в тази роля може да е работодателят, който създава и управлява работната група. Член 4 от Закона изисква данните да се обработват законосъобразно и добросъвестно, за конкретни и законни цели, във връзка с целта, ограничено и пропорционално, а чл. 12 — да се вземат технически и организационни мерки за подходящо ниво на сигурност. Член 419 от Закона за задълженията също казва, че работодателят може да използва личните данни на служителя само в необходимата степен, свързана с пригодността на служителя за работата или с изпълнението на трудовия договор.

Как тези разпоредби се прилагат към дадена група, зависи от целта и съдържанието ѝ. За да се намалят рисковете, е полезно работодателят и администраторите на групата да минат през следния контролен списък:

• Запишете целта. За каква работа е създадена групата, кой участва, кои теми не се обсъждат в нея? Ако групата се използва за друго, и личните данни се обработват извън целта.
• Ограничете членовете. Добавяйте в групата само онези, които трябва да участват заради работата си, и от самото начало кажете на служителите, че номерата им може да се виждат от другите членове.
• Не споделяйте чувствителни документи. Копия на лични карти, IBAN и медицински бележки не бива да обикалят в групата; според чл. 6 от Закона данните за здравето са лични данни от специална категория.
• Информирайте. Член 10 от Закона изисква при събирането на данните засегнатите лица да бъдат информирани за неща като самоличността на администратора и целта на обработването; редът в групата също трябва да се обясни на служителите.
• Премахвайте напусналите. Спирайте достъпа до групата на напусналите или сменилите длъжността си; знайте кой има достъп до старите съобщения.
• Определете собственика на записа. Ако кореспонденцията е разпиляна по личните телефони, корпоративен запис няма. Отделете от чата решенията, които изискват запис.

Как работодателят да подготви писмено правило за комуникация?

1. Запишете коя работа в кой канал се води. Определете отделни пътища за разговори, съобщения, одобрения и спешни ситуации.
2. Определете часовете за достъпност. В какъв интервал се очаква отговор, какво обхваща „спешно“ и кой канал се използва при спешност?
3. Не правете задължителен канал, който изисква личен телефон. Предложете на служителя корпоративна алтернатива, за да може участието да остане доброволно.
4. Определете управлението на групата. Кой е администратор, кой има право да добавя и премахва, кога се премахват напусналите?
5. Отделете решенията и одобренията от чата. Всичко, което изисква запис, трябва да стои на място, където може да се проследи кой какво е казал и на коя дата.
6. Обявете правилото писмено. За дистанционните служители чл. 14 от Закон № 4857 изрично посочва, че договорът съдържа разпоредби за това как работодателят комуникира със служителя.

Какво променя корпоративната система за съобщения вместо WhatsApp?

В малки екипи и на терен WhatsApp често е най-бързият път и не е забранен; проблемът е, че през същия канал вървят и задачите, които изискват записи и данни. В YazSis KurumsalPortal има Модул за съобщения: той събира личните и груповите разговори, споделянето на файлове и изображения, изгледа на непрочетените съобщения и известията в портал, който работи на собствения сървър на фирмата. До разговорите имат достъп само упълномощени лица; кореспонденцията и споделените файлове остават записани в портала и стоят в корпоративната памет, дори служителят или екипът да се сменят. Служителите влизат в портала със собствените си потребителски акаунти и го използват от браузъра на телефона, без да инсталират приложение.

За да водите корпоративната кореспонденция със запис, вижте страницата Модул за съобщения, а за другите модули — страницата KurumsalPortal.